Desktopmonitoring, videobewaking en andere vormen van digitale begluurapparatuur zijn gewild bij werkgevers. Deze controle-instrumenten moeten medewerkers meer in de pas laten lopen. Maar in de praktijk werken ze eerder averechts, blijkt uit twee nieuwe onderzoeken, gepubliceerd in het Journal of Management.
In specifieke gevallen kan monitoring wel degelijk ongewenst gedrag ontmoedigen, zoals diefstal door restaurantmedewerkers. Maar medewerkers die zich bespied voelen, zullen eerder valsspelen bij een test of apparatuur achterover drukken. Ook opzettelijk langzaam werken wordt door het digitaal monitoren eerder aangemoedigd dan ontmoedigd, constateren de onderzoekers.
Werknemers gaan vooral uit de pas lopen als ze het gevoel hebben dat hun keuzevrijheid en eigen verantwoordelijkheid worden ingeperkt. De striktere controle maakt de medewerkers onbewust juist minder verantwoordelijk voor hun eigen gedrag. Dat drijft ze richting gedrag dat ze eigenlijk als immoreel zouden beschouwen als ze puur op hun eigen morele kompas zouden varen.
Hoe meer een werknemer het gevoel heeft dat hij eerlijk wordt behandeld, hoe meer keuzevrijheid hij ervaart en hoe meer hij zich moreel verantwoordelijk voelt. Daarmee suggereren de auteurs dat digitale monitoring niet averechts hóeft te werken, als de perceptie van rechtvaardigheid maar blijft en de werknemer het gevoel houdt dat hij vrij is in zijn keuzes.
Vraag explodeerde door corona
De vraag naar software voor deze vorm van monitoring verdubbelde ruimschoots in april 2020, zowel in Europa als de VS. En het aantal zoekopdrachten naar het controleren van thuiswerkende werknemers steeg met ruim duizend procent.
Ook de verkoop van systemen die de activiteiten van werknemers nauwgezet bijhouden via desktopmonitoring, toetsaanslagen, videobewaking, gps-locatietracking en andere digitale hulpmiddelen explodeerde.
Een socialmediamarketingbedrijf in Florida installeerde software op de werkcomputers van werknemers die elke tien minuten screenshots van hun desktop maakt en registreert hoeveel tijd ze aan verschillende activiteiten besteden. Het bedrijf gebruikt deze gegevens vervolgens om de productiviteitsniveaus te bepalen en medewerkers te identificeren die de regels overtreden. Op dezelfde manier houdt Amazon smartphonegegevens bij van zijn bezorgers om efficiëntie en rijgedrag te monitoren.
In Nederland zijn er overigens een stuk strengere regels dan in de VS. Werkgevers mogen de privacy van werknemers niet zomaar schenden.
De discussie over de grenzen van het monitoren van personeel is overigens niet nieuw. Ook in 2014 , toen social media nog min of meer in de kinderschoenen stonden, was de vraag al hoe ver bedrijven mogen gaan met het gebruiken van digitaal verkregen ‘bewijs’ van wangedrag. Toch was toen nog duidelijk minder sprake van speciaal voor monitoring ingezette digitale hulpmiddelen.
Een deel van deze apparatuur pretendeert het welzijn van de werknemer voorop te stellen. Maar het overgrote deel van deze hulpmiddelen dient puur – of in ieder geval primair – om prestaties te volgen, de productiviteit te verhogen en overtredingen van regels ernstig aan banden te leggen.
Twee onderzoeken naar werknemers controleren
In het eerste van de twee nieuwe onderzoeken ondervroegen de auteurs ruim honderd Amerikaanse werknemers. Een deel stond onder toezicht, een ander deel niet. De gemonitorde medewerkers namen aanzienlijk vaker niet-toegestane pauzes, negeerden instructies en beschadigden eigendommen op de werkplek. Meer dan een correlatie kwam er niet uit dit onderzoek, en dat was voor de auteurs reden voor een vervolgonderzoek.
Voor dat onderzoek werd tweehonderd andere Amerikaanse werknemers gevraagd enkele taken uit te voeren. De helft van de testpersonen kreeg te horen dat ze aan elektronisch toezicht werden onderworpen. Degenen die te horen kregen dat ze werden gecontroleerd benutten elke gelegenheid om vals te spelen, terwijl de niet-bespiede groep dat grotendeels achterwege liet.
Straf, beloning en moreel kompas
Een combinatie van externe factoren, zoals dreiging van straf of belofte van beloning, en het eigen morele kompas bepaalt grotendeels het gedrag van mensen, ook op de werkvloer. Eerdere onderzoeken die het nut van werknemersmonitoring moesten ondersteunen concentreerden zich vooral op de externe factoren, met name op situaties waarin op wangedrag meteen een sanctie staat. Het morele besef van de werknemer zelf bleef daarbij tot nu toe onderbelicht.
Maar als beloning en bestraffing niet het gewenste effect hebben, zijn werkgevers aangewezen op dat morele besef van hun medewerkers. En dat gaat er niet per se op vooruit als ze zich minder verantwoordelijk voelen voor hun gedrag. Degenen die werden gecontroleerd gaven bij ondervraging aan dat de ‘toezichthoudende autoriteit’ – doorgaans de werkgever dus – ook verantwoordelijk is voor hun gedrag.
Gevoel van eerlijke behandeling
De werknemers die niét werden gemonitord waren juist eerder geneigd verantwoordelijkheid te nemen voor hun acties. Het maakt nog eens duidelijk dat monitoring flinke negatieve bijeffecten kan hebben. Het gevoel ten minste eerlijk behandeld te worden kan de werknemers wel een stuk toleranter maken tegenover digitale monitoring.
In het tweede experiment vergrootten de onderzoekers daarom de perceptie van eerlijkheid van de werkgevers. Dat deden ze door te variëren in het respect dat de beheerders toonden richting deelnemers én in de manier waaróp deze de deelnemers behandelde. Ook werd gekeken of ze de beloofde geldbeloning ontvingen. Gecontroleerde deelnemers bleken minder geneigd vals te spelen als ze het gevoel hadden dat ze rechtvaardig werden behandeld.
Voor werkgevers betekent dit dat ze werk moeten maken van een betere perceptie van rechtvaardigheid. In plaats van lukraak een monitoringsysteem op te zetten is het beter om met werknemers kort te sluiten in welke situaties surveillance aanvaardbaar is en wanneer het een absolute no go is. En, wellicht het allerbelangrijkste: het vertrouwen van de medewerkers win je pas écht als je die grenzen vervolgens ook nog eens respecteert.
Instant messaging-platformen
Er zijn tegenwoordig instant messaging-platformen op de markt die werknemers uitsluitend volgen als dat nodig is voor het bijhouden van data en wettelijke naleving. Strikte richtlijnen moeten elke ongeoorloofde controle voorkomen. Daarnaast is het belangrijk dat ook de werknemers zelf toegang krijgen tot hun eigen gegevens én tot de verzamelde geanonimiseerde gegevens van relevante teams.
Vervolgens moeten die gegevens uitsluitend zo worden toegepast dat de werknemer er baat bij heeft, bijvoorbeeld voor welzijnsinitiatieven of mogelijkheden voor zelfontplooiing. En uiteraard moeten leiders zo open en transparant mogelijk communiceren met hun werknemers over het inwinnen en toepassen van de personeelsgegevens.
Alleen al het uitleggen van de reikwijdte en het doel van monitoring vergroot de acceptatie bij werknemers met bijna 70 procent, concluderen de onderzoekers. En dát betaalt zich pas écht terug in klinkende munt.
Richtlijnen voor het controleren van werknemers:
- Het gevoel van keuzevrijheid en eigen verantwoordelijkheid zijn de belangrijkste pijlers voor verantwoord gedrag van werknemers. Overdreven monitoring kan daarin averechts werken.
- De toepassing van dergelijke controle-instrumenten is alleen effectief als de werknemer het gevoel heeft dat hij eerlijk wordt behandeld. Zorg daarom voor open communicatie.
- Door corona en het toegenomen flexibele werken voelt het contact met medewerkers vaak minder direct. Communiceer ook goed met de werknemer over de criteria voor thuiswerken.
Lees meer over management op de werkvloer:
- Hoe je werknemers motiveert hun grenzen te verleggen
- De 5 manieren om (jonge) werknemers gelukkig én productief te maken
- Bevlogen werknemers leveren lang niet altijd de beste prestaties
