Door de vergrijzing wordt het binnen vijf jaar lastig om vacatures opgevuld te krijgen. Wie nu investeert in zijn werknemers, heeft daar straks profijt van. Het Nieuwe Werken helpt daarbij.
De krapte op de arbeidsmarkt komt eraan. Hoewel we net enigszins bijkomen van de recessie, neemt de beroepsbevolking vanaf 2015 in snel tempo af door de vergrijzing. Door werknemers nu aan het bedrijf te binden, worden grote bezettingsproblemen voorkomen. Met als groot voordeel dat u de klant kunt blijven bedienen terwijl de concurrentie grote moeite heeft om de vacatures gevuld te krijgen.
Een goede manier om werknemers aan uw bedrijf te binden, is door Het Nieuwe Werken (HNW) in te voeren. De huidige werknemer accepteert geen 9-tot-5-cultuur meer. Toch vindt voor menig manager het eng om dat gegeven los te laten. Want hoe weet u dan of de werknemer wel zijn uren maakt? En wat moet er allemaal worden aangepast om Het Nieuwe Werken mogelijk te maken? Met dit stappenplan kan ieder bedrijf werken 2.0 soepel invoeren.
Stap 1: Inventarisatie van wensen en kansen
Het Nieuwe Werken is een omvangrijk begrip. Van een paar uurtjes per week thuiswerken tot het nooit meer op kantoor verschijnen: alles is in principe mogelijk. De vraag is wat het bedrijf wilt en de werknemers willen? Ga eens om de tafel zitten met verschillende collega´s en werknemers en vraag wat de behoeften en wensen zijn. Verstandig is om er open in te gaan en pas na het gesprek kenbaar maken waar de grenzen van het bedrijf liggen en wat het budget is voor eventuele aanpassingen.
Stap 2: Implementatie van Het Nieuwe Werken
Uit de gesprekken over wensen en mogelijkheden voor HNW, komt een actielijst. Daarin staat precies wat er nodig is en moet gebeuren om Het Nieuwe Werk optimaal ingevoerd te krijgen. Wellicht hoeft niet alles tegelijk, maar houd wel een duidelijk plan voor ogen wanneer u verwacht dat alles rond is. Zo zijn flexplekken wel handig, maar niet direct noodzakelijk als er genoeg plekken zijn om te werken en te vergaderen in kantoor. Daarentegen is een contract met een smart office wel verstandig om snel te regelen als werknemers graag met elkaar en met klanten op locatie willen afspreken. Vergeet ook niet te controleren welke zaken u minimaal moet regelen voor werknemers die meerdere uren per week vanuit huis werken.
Stap 3: Wegwijs in het nieuwe leidinggeven
Het Nieuwe Werken vraagt om een nieuwe manier van leidinggeven. Zoals gezegd draait het niet meer om een 9-tot-5-mentaliteit waarbij de manager controleert of Pietje echt wel acht uur heeft gewerkt vandaag. In plaats van het aantal gewerkte uren in de gaten te houden, moeten de direct leidinggevenden kijken naar de output. Is alles binnen de gestelde deadline af en voldoet het aan de kwaliteitseisen die het bedrijf stelt? Het Nieuwe Werken valt of staat bij de houding van de managers binnen het bedrijf. Inventariseer daarom of alle leidinggevenden achter Het Nieuwe Werken staan en of ze enige houvast of hulp nodig hebben bij de vernieuwde werkwijze. Bekijk de opties voor een cursus of training en bied hulp waar nodig.
Stap 4: Daadwerkelijk invoeren
Als alle voorbereiding achter de rug is, kunt Het Nieuwe Werken gaan verkopen binnen het bedrijf. Als het goed is, heeft u in de beginfase (stap 1) iedereen al op de hoogte gesteld van het voornemen om volgens het nieuwe principe te gaan werken. Het zal dus geen grote verrassing zijn. Toch zullen niet alle werknemers staan te springen bij HNW. Dat hoeft ook niet. Geef duidelijk aan wat de voordelen voor de werknemer zijn en laat ze verder vrij in hun keuze waar en hoe ze willen werken. Het is immers niet verboden om gewoon van 9-tot-5 op kantoor te zitten. Maak wel duidelijk dat vanaf nu voor iedereen geldt dat de output leidend is in plaats van het 40 uur per week op kantoor zijn.
Stap 5: (Tussentijdse) evaluatie
Geef werknemers eerst de tijd om te wennen aan alle veranderingen. Communiceer via updates, nieuwsbrieven en andere methodes regelmatig wat binnen het bedrijf allemaal tot de mogelijkheden behoort wat betreft Het Nieuwe Werken. Laat daarbij ook af en toe weten wat je van de werknemers verwacht en dat u graag input en suggesties voor verbeteringen ontvangt.
Plan na een tijd ook een evaluatiesessie. Wat gaat er goed en wat loopt nog stroef? Moeten er dingen veranderd worden in de werkwijze, zijn er nieuwe materialen of faciliteiten nodig of hebben managers en / of werknemers begeleiding nodig? Verzamel naast de gesprekken die u heeft gevoerd met betrokkenen ook alle feedback en verbeterpunten en ga ermee aan de slag. Blijf ook na deze periode intern communiceren wat de mogelijkheden zijn en welke voorwaarden (bijvoorbeeld verplichte kantoormomenten) er aanhangen.
Meer lezen over Het Nieuwe Werken? Op Ondernemer in Business vindt u uitgebreide informatie over Werken 2.0.
