Geen producten in de winkelwagen.
E-mailen doet elk bedrijf. Maar e-mail archiveren blijkt heel wat minder vanzelfsprekend. Dat kan tot grote problemen leiden.
’s Ochtends de computer aan en vrijwel meteen zoekt de muis het icoontje van Outlook. Voor veel kantoorwerkers is het dagelijkse prik. Even de binnengekomen berichten checken. Communiceren via e-mail vinden we tegenwoordig net zo normaal als een smsje of telefoongesprek. Toch wordt mail vaak nog gezien als aparte informatiestroom en is daarom niet geïntegreerd in de reguliere bedrijfsprocessen. Slechts 41 procent van het bedrijfsleven staat bewust stil bij e-mailarchivering en heeft daar ook beleid op ontwikkeld, zo blijkt uit onderzoek van Exedra Solutions naar informatiemanagement en archiefbeleid binnen organisaties.
Contracten en offertes
Dat zo'n grote groep dat niet doet kan tot vervelende situaties leiden, stelt Hans van der Pols, senior consultant bij het bedrijf. Negentig procent van het bedrijfsleven gebruikt e-mail namelijk ook voor het versturen van bedrijfskritische documenten als offertes en contracten. Waardevolle bedrijfsinformatie die u liever niet kwijt bent, laat staan dat het op het bureau van de concurrentie komt te liggen.
Bewaarplicht
“E-mails hebben dezelfde juridische en economische waarde als traditionele documenten die per post worden verzonden. Stel dat je een klant iets in een e-mail belooft en die bevestigt dat vervolgens. Dan is er sprake van een rechtsgeldige overeenkomt. Ook geldt voor een deel van de zakelijke correspondentie een bewaarplicht. Dat is iets wat bedrijven vaak onvoldoende beseffen”, aldus Van der Pols. “Bovendien kan door het decentraal opslaan van mailinformatie waardevolle bedrijfsinformatie verloren gaan. Het is belangrijk dat deze kennis bewaard blijft en toegankelijk is voor eindgebruikers en het management.”
Ondanks die noodzaak blijkt uit het onderzoek dat 28 procent van de bedrijven zelfs helemaal geen beleid heeft voor het veiligstellen van e-maildocumenten. Een klein deel daarvan heeft weliswaar een archieffunctie, maar die is enkel gericht op het ontlasten van de mailserver. “Het valt sterk te betwijfelen of die relevante informatie over vijf jaar nog teruggevonden kan worden in deze vaak persoonlijke e-mailarchieven.
Tools om te archiveren
Helemaal verbaasd over de resultaten van het onderzoek is Van der Pols overigens niet. “Het is een bevestiging van wat we in de praktijk vaker tegenkomen. Langzaam maar zeker groeit weliswaar het besef dat je dit goed moet regelen, toch schuiven veel bedrijven het voor zich uit.” De consultant wijst erop dat er tools voorhanden zijn die belangrijke e-maildocumenten automatisch archiveren en opslaan.
Meer informatie
Interessant boek: "Stop Spam!"
> Meld u aan voor de nieuwsbrief van MT
