De afgelopen vijf jaar is de prijs van het gemiddelde vliegticket met 40 procent gestegen. In dezelfde periode zijn de prijzen in de economy class en bij de budgetmaatschappijen aanzienlijk gedaald. Conclusie: wie goed oplet, kan enorm op vliegkosten bezuinigen.
Dat de vliegprijzen jaarlijks omhooggaan, wordt gedicteerd door de International Air Transport Association (IATA), het wereldwijde overkoepelende kartel van de grootste luchtvaartmaatschappijen. Haar richtlijnen worden door elke aangesloten maatschappij trouw als een hond gevolgd. Bovendien wordt de rol van IATA nog steeds door Brussel afgedekt.
Bedrijven met hoge reiskosten zijn hier de dupe van. Vandaar dat ze achter de schermen nieuwe prijsafspraken met de luchtvaartmaatschappijen maken voor de meest gevlogen routes. Hierbij speelt mee hoeveel 'sturend vermogen' een bedrijf heeft om zijn medewerkers een bepaalde reispolitiek op te leggen. Dat wil zeggen: de medewerkers te dwingen om op bepaalde trajecten uitsluitend met deze of gene maatschappij te vliegen.
Hoe groter een bedrijf, des te hoger de reis- en verblijfskosten. Daarom hebben de meeste grotere bedrijven een travel manager in dienst die een reispolitiek hanteert die is toegesneden op de aard van de organisatie en die voor elke medewerker dwingend geldt. Dit laatste is noodzakelijk, want alleen door van medewerkers te eisen dat ze zich aan die politiek houden, kan de travel manager prijsverlagende afspraken maken met luchtvaartmaatschappijen en hotels.
Het kan nóg slimmer. In Nederland hebben de travel managers van zo'n vijftien grote Nederlandse bedrijven (waaronder Shell en Philips) zich verenigd in de Corporate Travel Association (Cortas) om een mega-slagkracht ten opzichte van de carriers te hebben en dus nog grotere kortingen te kunnen bedingen. Eind 2001 heeft Cortas bovendien samen met de Erasmus Universiteit in Rotterdam onderzoek gedaan naar de mogelijkheid om op een van de meest gevlogen trajecten (Amsterdam-Londen) een eigen vliegtuig in te zetten voor de jaarlijks ongeveer 60.000 vluchten die medewerkers van deze vijftien bedrijven tussen de twee steden maken. Daarbij is uitgedokterd dat je zo'n vliegtuig tussen bijvoorbeeld Lelystad en Biggin Hill, een klein vliegveld bij Londen, kunt laten pendelen en er tevens voor kunt zorgen dat je aan beide kanten van de Noordzee goed aanvullend grondvervoer hebt. Veel goedkoper en tijdbesparender dan uren in de file naar Schiphol en uren in de file vanaf Londen Heathrow. In de Verenigde Staten is een company plane al een normaal verschijnsel, dus waarom zou dat in Nederland geen kans van slagen hebben?
Travel policy
Voor kleinere, of zelfs piepkleine bedrijven zijn er een paar vuistregels die het reisbudget aanzienlijk kunnen laten slinken.
Een eerste stap is het opstellen van een travel policy voor in elk geval de meest bereisde trajecten. Moeten medewerkers vaak naar Antwerpen, Brussel, Parijs of het Ruhrgebied, dan kan het handig zijn te verordonneren dat er alleen met de Thalys (Comfort 2 voldoet) of de ICE3 (naar Oberhausen, Duisburg, Düsseldorf en Keulen) gereisd mag worden. (Thalys biedt een Corporate Program dat tot 15 procent korting geeft en meer flexibiliteit toestaat.) Moet er vaak naar Londen worden gereisd, bepaal dan eerst welke van de vijf luchthavens het dichtst bij de eindbestemming ligt en welke luchtvaartmaatschappij daar qua prijs het beste bij past. Wie lang van tevoren weet wannéér een van zijn medewerkers naar Londen (of Edinburgh, Glasgow, Liverpool of Belfast) moet, kan kijken op de sites van de luchtvaartmaatschappijen op welke dagen en uren de tickets het goedkoopst zijn.
Een mogelijke stap twee is het benoemen van iemand die verantwoordelijk is voor de boekingen. Bij kleine bedrijfjes kan de directeur-eigenaar dit ook zelf doen. Dit voorkomt dat medewerkers hun eigen reisbeleid gaan bepalen en veel te hoge reiskosten maken. Hij of zij (of u) moet ook de taak krijgen om uit te zoeken waar het meeste 'reisgeld' aan op gaat en wat daartegen is te ondernemen.
Beter nog dan het allemaal zelf te regelen, is het in de arm nemen van een vaste reisagent. (Ook sommige grote zakenreisbureaus hebben een afdeling voor 'kleine klanten'.) Hij weet in alle gevallen méér van de markt dan u. Leg hem uit welke prioriteiten u aan reizen stelt (mate van comfort, flexibiliteit, wel of niet in het weekeinde reizen om de kosten te drukken, de maximum hotelprijs) zodat hij de beste deals kan maken. Houdt u toch liever het meeste in eigen hand, laat uw reisagent dan in elk geval uw vliegtickets regelen en winkel zelf op internet rond voor de beste hotel- en autoverhuurdeals.
Voor wie graag zelf op internet naar koopjes zoekt; denk niet dat u geen reisagent nodig hebt. Want e-booking is geen kwestie van even een systeempje op de computer zetten. Doe het via de reisagent en ga niet zelf liggen sleutelen. Ook een goed fall back-scenario is noodzakelijk. Je kunt nu eenmaal niet je boekingstraject in eigen hand nemen maar je reisagent op eventuele fouten aanspreken.
Reis-emotie
Wie de bovenstaande suggesties volgt, krijgt beter inzicht in reispatronen en -uitgaven. Ze bieden een basis om vervolgens de te volgen reispolitiek te finetunen. Maar zelfs bij een consistent reisbeleid zit er altijd nog een adder onder het gras: reizen blijft iets emotioneels hebben. Op het moment dat je de deur uitstapt, sluipen emoties de zakenreis binnen. Ga maar na: wie ziek wordt in Singapore, realiseert zich opeens hoe ver weg zijn of haar eigen bed is. Daarom doen luchtvaartmaatschappijen er alles aan om die reisemotie in stand te houden: met frequent-flyerprogramma's, brede stoelen en huisjes gevuld met jenever. Dat is slim, want het is klantenbinding. En je mag de zakenreiziger zijn emotie niet kwalijk nemen, want het enige waar hij met enige kennis over kan praten is zijn eigen reiservaring. Juist daarom is het belangrijk om – in welke vorm ook – een consistente reispolitiek te ontwikkelen die voor uw bedrijf structureel én kostenbesparend is, en voor uw medewerkers comfortabel én hassle-free blijft. Wie structureel te werk gaat, heeft the best of both worlds.
Lage tarieven én comfort
Lage-kostenmaatschappijen als easyJet en Ryanair zijn niet alleen succesvol omdat ze korte 'point-to-point' bestemmingen aanbieden tegen lage tarieven en zonder noemenswaardige service. Verreweg de grootste winst zit in de tarievenstructuur; naarmate het vliegtuig 'volloopt', worden de tickets duurder. Gealarmeerd door hun succes, beginnen de big boys zich te realiseren dat ze de schade moeten zien te beperken. Sommige doen dat door het opzetten van een eigen lage-kostenmaatschappij, een tactiek die British Airways en KLM met respectievelijk Go en Buzz enig succes bracht. Ook de Engelse luchtvaartmaatschappij bmi british midland heeft iets dergelijks gedaan onder de naam bmibaby, dat eerder aan een popgroep uit de jaren zeventig doet denken dan een aan vliegende prijsvechter.
De nieuwste trend onder de 'gevestigde' luchtvaartmaatschappijen is op een en dezelfde vlucht een business class, een economy class en een 'no-frills'-klasse door elkaar te klutsen. Dat doet British Airways sinds begin mei 2002, met een nieuwe tarievenstructuur vanaf Schiphol naar Londen Heathrow, Londen Gatwick en Manchester. De vluchttijden, de beschikbaarheid van plaatsen en de mate van gewenste flexibiliteit bepalen de prijs van het ticket. Vroegtijdig boeken en buiten de piekuren vliegen kan een voordeel opleveren van 40 procent op de normale tarieven. De passagier die dat gedaan heeft, geniet dezelfde service als de meer betalende passagiers. Elke reisagent weet hier alles van.
Heeft uw bedrijf een travel policy die alleen economy class toestaat, dan is de nieuwe KLM Plus kaart (sinds april 2002) misschien een uitkomst. De kaart geeft economy class passagiers meer keuze in het serviceaanbod, waaronder toegang tot KLM's Business Class check-in en lounge op Schiphol indien met KLM of partners wordt gevlogen. De kaart kost 119 per jaar.
Air Passes
In Noord- en Zuid-Amerika en in Azië is vliegen nog nooit zo goedkoop geweest, tenminste voor Europeanen die vóór ze aan hun reis begonnen een Air Pass kochten. Alle grote Amerikaanse en Canadese luchtvaartmaatschappijen bieden deze passen aan voor hun binnenlandse trajecten. Wanneer op een trip drie of meer steden moeten worden bezocht, kan een Air Pass een besparing van 70 procent op de ticketprijzen betekenen. Meestal zijn deze passen 60 dagen geldig. Vaak moet u alleen het eerste traject van tevoren laten vastleggen en kunt u de volgende 'open' laten. In de Verenigde Staten bieden United, Delta Air Lines, American en KLM-partner Northwest de beste mogelijkheden vanwege hun uitgebreide netwerken. In Azië is een Asean Air Pass aan te bevelen voor reizen binnen en tussen Brunei, Indonesië, Maleisië, de Filippijnen, Singapore, Thailand en Vietnam. Wie voor zo'n pas in aanmerking wil komen, moet naar deze landen reizen met Royal Brunei, Garuda, Malaysia Airlines, Silk Air, Singapore Airlines of Thai International.
Worden de kleintjes de grootste?
Keith McMullan, directeur van het Londense adviesbureau Aviation Economics, zei onlangs in The Economist dat de budget airlines jaarlijks meer dan 25 procent groeien tegen een jaarlijkse groei van 5 procent van de flag carriers in normale tijden. (Dus voor '9-11'.) Hij denkt dat deze groei voor de helft te danken is aan het feit dat zij de vliegmarkt stimuleren door zo veel mogelijk tussen secundaire luchthavens te vliegen en dus nieuwe klanten aan te trekken, en voor de andere 50 procent door reizigers bij de gevestigde maatschappijen weg te lokken met aantrekkelijke stoelprijzen. Momenteel, stelt McMullan, bedienen de budget airlines 10 procent van de Europese luchtvaartmarkt, maar dit zal rond 2010 zijn opgelopen tot 33 procent.
