Je kunt van Amerika’s voormalig Defensieminister Donald Rumsfeld denken wat je wilt, vergaderen kan hij natuurlijk wel als de beste.
Hier zijn vijf beste tips.
1. Begin op tijd
Ga nooit wachten, daarmee verspil je de tijd van wie wel op tijd is gekomen. Let op: dat geldt ook voor de eindtijd. Een strakke vergaderdiscipline leidt tot betere voorbereiding bij de deelnemers.
2. Bekijk goed wie je uitnodigt
Te veel noch te weinig mensen is goed. Zorg voor genoeg gezichtspunten, vergader niet om dingen te bevestigen die je feitelijk al besloten hebt.
3. Zorg voor helderheid
Zorg dat de mensen die komen na afloop meer begrip hebben van het onderwerp. Vermijd alle jargon, dat kost alleen maar tijd. Vergeet nooit: de reden om te praten is om begrepen te worden.
4. Begin niet meteen met het voorstel
Leg eerst uit waar je het over gaat hebben, en wat daarbij je aannames zijn. Dat laat de aanwezigen, de beslissers, zien in hoeverre je jouw voorstel hebt doordacht.
5. Probeer staand vergaderen
Als mensen koffie nemen en erbij gaan zitten, duurt het altijd langer dan nodig en worden de besluiten niet altijd beter. Laat iemand staand een voorstel presenteren, het is duidelijker wat bedoeld wordt, en een beter besluit wordt genomen.
Bron: Bloomberg Businessweek
Lees ook:
- Papierloos vergaderen met iPad
- Spoedcursus vergaderen
- Effectief vergaderen? Stoelen weg!
- Vergaderen à la Dell
- Minder vergaderen, het kan
- De ergste vergadertijgers
