Veel managers overleggen regelmatig met collega's over de landsgrenzen. Engels is daarbij de voornaamste voertaal. Helaas ontstaan er via de mail regelmatig grote misverstanden doordat we een hoop schaamtevolle blunders maken.
Nederlandse managers blunderen wat af als ze in een vreemde taal moeten communiceren. Niet verwonderlijk dus dat er een hoop misverstanden ontstaan bij internationale contacten. Door het informele karakter zorgt vooral het mailverkeer voor miscommunicatie. Dat stelt Hayley Doidge, sectiehoofd Engels en docent bij Language Partners. "De intonatie en ruimte om uitleg te geven is beperkt. Bij face-to-face of telefonisch contact zijn misverstanden eenvoudiger tegen te houden."
Niet mailen
Vooral het toenemende gebruik van afkortingen en verbasteringen zorgt voor problemen. Een e-mail komt hierdoor snel te direct over. Dit wordt versterkt door gebrek aan bekendheid met de normen en waarden van andere culturen. Doidge raadt aan om doeltreffend en duidelijk te communiceren door formele zinnen en vaktaal te gebruiken. "Gebruik het medium vooral om eenvoudige zaken na te vragen of uit te leggen. Pak vaker de telefoon om te communiceren met buitenlandse collega's of businesspartners."
Geld kosten
Wie denkt dat Engelstaligen wel begrijpen dat wij Nederlands het Engels niet perfect beheersen, heeft het mis. Vaak zien Engelsen niet eens dat het een fout betreft en dan is een misverstand snel geboren. "De meeste Nederlanders weten bijvoorbeeld niet dat het gemeen klinkt als je ‘must' gebruikt." De gevolgen kunnen desastreus zijn, vertelt Doidge. "Je kunt iemand beledigen of er ontstaat een misverstand, omdat de Engelsman het verkeerd begrijpt. Dan kan een kleine fout veel geld kosten."
Standaardzinnen
Bij een presentatie of een gesprek zijn we veel sneller geneigd aan te geven dat Engels niet onze moedertaal is. Daar kweekt u veel begrip mee. Hetzelfde kunt u in een mail doen. Bijvoorbeeld met de zin: ‘As English is not my native language I would like to apologize for any mistakes that may be in this mail.' Volgens Doidge kan het geen kwaad om gebruik te maken van standaardzinnen. "Let maar op, veel Engelsen gebruiken ook altijd dezelfde standaardzinnen."
Meest gemaakte fouten
Doidge heeft een top zeven meest gemaakte fouten in e-mailverkeer opgesteld. Bij elke fout staat een voorbeeld. Daarnaast geeft Doidge bij elk voorbeeld een oplossing hoe u het wel moet, opdat u nooit (meer) dezelfde blunder zult begaan.
1. Verbasteringen
Het probleem is dat Nederlanders de neiging hebben gezegdes of uitdrukkingen letterlijk te vertalen. Als we ons willen verontschuldigen omdat we te laat op een afspraak zijn, zeggen we bijvoorbeeld ‘Sorry I was too late'. Hiermee wordt echter aangegeven, dat we het helemaal niet meer hebben gered. Als u slechts vijf minuten te laat was, hoort u te zeggen: ‘Sorry I was late'.
2. Korte zinnen
Om te voorkomen dat ze een fout maken, kiezen veel Nederlanders ervoor om één duidelijke zin te mailen. Bijvoorbeeld ‘I want some information' of ‘Give me your answer'. Dit komt echter heel kortaf en onbeleefd over. In plaats van het direct te vertalen is het beter om standaardzinnen te gebruiken. Sla de zinnen op die u vindt in boeken, cursussen en mails van Engelsen.
3. Verkeerde toon
De zin ‘You must send this to me tomorrow' is onbeleefd. Gebruik in plaats daarvan ‘Please could you send me the information tomorrow'. Nederlanders maken vaak gebruik van ‘must'. Dit is echter heel onbeleefd, u geeft hiermee een bevel. Om te voorkomen dat u iemand direct op de kast jaagt, maar toch wilt aangeven dat het echt moet gebeuren, kunt u ervoor kiezen om ‘it is essential' te schrijven. Dit geeft ook aan dat het dringend en noodzakelijk is, maar komt minder dwingend over.
4. Verbindingswoorden
Veel Nederlanders kennen het verschil tussen ‘if' en ‘when' niet. Een Engelsman ziet echter niet dat het een taalfout betreft en heeft dus de verkeerde verwachting als u het foutief toepast. "I'll call you if you get a loan' betekent iets heel anders dan ‘I'll call you when you get a loan'. In het eerste geval neemt u enkel contact met diegene op als de lening wordt toegekend. In het geval van ‘when' belt u hem of haar gegarandeerd op, u weet alleen nog niet precies wanneer.
5. Latijnse afkortingen
Nederlanders hebben de gewoonte om een mail te openen met L.S. Heel mooi Latijn, maar de gemiddelde Engelsman heeft hier nog nooit van gehoord, omdat zij het nooit gebruiken. Het betekent voor hen dus helemaal niets. Beter is in dit geval ‘To whom it may concern' te schrijven.
6. Openingswoord
In het Nederlands is het ‘not done' om een mail of brief te beginnen met ‘ik'. Daardoor zijn Nederlanders geneigd om dit ook angstvallig te vermijden als ze een Engelse brief schrijven. Maar waar we in Nederland vaak beginnen met ‘hierbij' is dit in het Engels juist hoogst uitzonderlijk en heel formeel. U zou nog eventueel kunnen beginnen met ‘with reference to' maar ‘I' is ook heel normaal.
7. Datum
Als Amerikanen het over 9/11 hebben, doelen ze op 11 september. Voor Nederlanders en Engelsen gaat het hier echter om 9 november. Voorkom dit misverstand simpelweg door de maand voluit te schrijven.
