Een gestructureerd inkoop- en factuurverwerkingsproces wordt niet in iedere businessunit op waarde geschat. Hoe zorg je ervoor dat dit wel gebeurt? Rob Reichardt, Country Manager bij Basware Benelux beantwoordt deze vraag..
Iedere manager zal erkennen dat facturen een centrale plaats innemen binnen de organisatie. Inkomende en uitgaande facturen bepalen immers de levensvatbaarheid van uw organisatie. Maar realiseert u zich dat dit ook geldt voor aankoopfacturen van facilitaire goederen? Helaas is de inkoop van deze goederen en diensten vaak een ondergeschoven kindje.
Terwijl u door centrale inkoop en afspraken met leveranciers een behoorlijk bedrag kunt besparen. U zult het met mij eens zijn, dat iedere cent die wordt bespaard op inkoop ten goede komt aan uw bedrijfsresultaat. Heeft u wel eens de rekenmachine ter hand genomen en daadwerkelijk berekend hoeveel bijvoorbeeld vijf procent besparing op inkoop voor uw resultaat zou betekenen?
Groter belang
Meestal wordt deze vraag beantwoord met ‘Nee’. De reden ligt voor de hand. De focus is er niet. De afgelopen jaren zijn managers voornamelijk bezig geweest hun organisaties ‘mondiaal’ te maken en hebben inmiddels klanten en leveranciers overal ter wereld. Dat heeft ook grote gevolgen voor het inkoopproces. Contracten met leveranciers worden op grotere schaal (meer regio’s of landen) afgesloten. Door deze internationale aanpak is het belang van een gestructureerd en geïntegreerd inkoopproces alleen maar toegenomen.
Alleen met een goede geautomatiseerde oplossing kunt u alle (internationale) uitgaven overzichtelijk houden, besparen op transactiekosten, contractafspraken maken, leveranciersprestaties meten en de totale kosten beheersen. U zult zich afvragen: “Is het dan zo simpel? Kan ik met geautomatiseerde inkoop zoveel besparen?” Natuurlijk! Maar dat gaat niet van de één op andere dag. Er gaat voor de betrokkenen een periode van gewenning aan vooraf.
Ruime blik
Bijkomend effect van een centraal systeem is dat autonome business units meer samenwerken en niet alleen het eigen belang zien. Door deze ruime blik, krijgt u als hoger management inzicht in de uitgaven, grip op kostenbeheersing en kunt u betrouwbare strategische en tactische inkoopbeslissingen nemen.
Zorg dat u het proces van uw ‘financiële backoffice’ optimaliseert zodat u meer controle krijgt, de inkoopkosten terugbrengt en bovendien meer tijd over heeft om u te richten op core business activiteiten. Echter begin bij de basis en dat zijn – naast de techniek – vooral uw medewerkers. Een goede balans in uw organisatie ziet u direct terug op uw financiële balans.
Rob Reichardt,
Country Manager bij Basware Benelux
