Hop je van het ene brandje naar het andere? Heb je daardoor het gevoel dat je voortdurend achter de feiten aanloopt? Stop met brandjes blussen en los problemen structureel op. Podiumauteur Callista Roelofs geeft hiervoor tips.
Merk jij dat je kortetermijnzaken makkelijk voor laat gaan, waardoor je niet toekomt aan de belangrijke doelen voor de langer(re) termijn? Acute problemen van de klant, incidenten in je team en snelle vragen van je leidinggevende doen vaak een brandend beroep op je, waardoor je dit eerder oppakt dan het oplossen van structurele personeelsproblemen of het goed leiden van een project dat je belangrijk en leuk vindt.
Dit geeft een continu gehaast gevoel doordat je (te) veel tijd besteedt aan alle brandjes die er steeds op je afkomen. Dit wordt versterkt doordat deze activiteiten vaak kort zijn en snel moeten gebeuren, waardoor je steeds je aandacht moet verleggen. Daarnaast loop je voortdurend achter de feiten aan, want doordat je structurele problemen niet structureel oplost, worden deze problemen vanzelf acuut en dus het zoveelste brandje dat je moet blussen.
Gebrek aan planning
De reden dat je voortdurend brandjes aan het blussen bent is vaak een gebrek aan een lange termijnplanning of een jaarplanning. Zolang je niet precies scherp hebt wat je aan het einde van het jaar bereikt wilt hebben, is het bijzonder lastig om goed te weten wat je hiervoor deze week of deze maand zult moeten doen. Zolang dit niet glashelder is, zullen de acute problemen – waarvan wel glashelder is wat er moet gebeuren – bijna altijd eerder opgepakt worden.
Maximaliseer je doelstellingen
Om niet langer achter de feiten aan te lopen, maak je allereerst een overzicht van wat je dit jaar wilt bereiken. Tijdens mijn seminars zeg ik altijd dat dit niet meer dan vijf doelen mogen zijn. De meeste managers hebben er 10 tot 20 of nog meer. Door te smokkelen komen ze uit op zeven doelen. Meer doelen tegelijkertijd nastreven werkt averechts, het is moeilijk en bovendien ineffectief. Het maakt niet uit hoeveel fantastische dingen je op dit moment wilt bereiken, als je veel doelen tegelijk nastreeft bereik je uiteindelijk niets.
Als je vervolgens besluit om aan deze belangrijke doelen te werken, merk je in het begin dat je standvastig moet zijn in je besluit om hier werkelijk je tijd aan te besteden. De waan van de dag ligt voortdurend op de loer en als je er even met je hoofd niet bij bent, slaat hij genadeloos toe. De grootste valkuil is dat je niet genoeg belang hecht aan de afspraken met jezelf. Realiseer je dat deze afspraken net zo belangrijk of misschien nog wel belangrijker zijn dan afspraken met anderen. In deze tijd ben je bezig om richting te geven aan jouw werk en wat jij belangrijk vindt.
5 tips voor jaarplanning
- Bepaal de 'genoeg-is-goed-genoeg-situatie' die je bereikt wilt hebben over een jaar. Dus niet 'de-beste-team-van-het-jaar-resultaat', maar gewoon dat wat goed is om te halen, realistisch en wenselijk. Anders maak je het doel te groot waardoor je er of te veel tijd aan besteedt, of het zo onaantrekkelijk wordt dat je er niet eens aan begint.
- Maak een duidelijke en gedetailleerd plaatje van hoe het eruit ziet en hoe het functioneert als de genoeg-is-goed-genoeg-situatie werkelijkheid is. Welke resultaten zijn gehaald, waar besteed je je tijd aan, en hoe doen je medewerkers dat? Hoe voel je je hierbij en hoe kijkt je omgeving (klanten, leveranciers, management, collega's, je partner etc) tegen deze situatie aan? Kijk hoe tevreden jij bent en zij zijn.
- Als je dit glashelder en gedetailleerd in beeld hebt gemaakt kun je terugkijken tot waar je nu bent. Hierbij krijg je twee dingen in beeld. Wat je in grote lijnen moet doen en welke obstakels je op de weg ziet. Bedenk voor de obstakels alle mogelijke manieren waarop die verwijderd kunnen worden en maak van de grote stappen die je hebt te doen subdoelen.
- Maak een plan voor het jaar, iedere maand en stel wekelijkse doelen. Door te werken met doelen op deze drie niveaus, is het voor deze week, voor de komende week en voor de volgende maand duidelijk wat je moet doen om over een jaar je doelen gerealiseerd te hebben. Uiteraard zijn je weekdoelen een stuk concreter dan je maanddoelen, je maakt dus geen detailplanning voor een heel jaar. Zo ver kun je immers niet vooruit kijken.
- Zorg dat het merendeel van je taken en projecten in het teken staan van je doelen. Beoordeel of je huidige agenda is afgestemd op wat je wilt bereiken. En als dit niet het geval is (grote kans) pas dan je agenda aan aan je doelen in plaats van dat je de doelen aanpast aan de tijd die je nog over hebt in je agenda.
Kortom: Het merendeel van de brandjes die je blust, komen voort uit een gebrek aan focus op jouw belangrijke doelen. Het maken van een jaarplanning en het inrichten van je agenda op deze doelen, zal ervoor zorgen dat de hoeveelheid brandjes afneemt en jij meer tijd, energie en aandacht krijgt voor wat er echt toe doet.
Eerdere bijdragen:
-
Je persoonlijke missie als hulp in crisistijd
-
Stop met malen in je hoofd
-
Excelleren kan niet op de automatische piloot
-
Zo wordt uw briljante idee wel uitgevoerd
- Geluk moet je doen
Over de auteur: dit Podiumartikel is geschreven door Callista Roelofs. Roelofs is auteur van het gratis Management eBook 'Breek uit de waan van de dag'.
Over het podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'.
