Aan mailtjes geen gebrek. Alleen al uw collega's vullen dagelijks uw inbox. Een goed begin begint bij uzelf: de grootste ergernissen en hoe u ze voorkomt.
Geen onderwerp
Er is een reden waarom er bij ieder mailtje wordt gevraagd om het onderwerp in een korte zin te omschrijven. Namelijk zodat de ontvanger weet waar het over gaat nog voor hij of zij de hele mail leest. Lege onderwerpregels zijn dan ook vreselijk irritant. En nee, dat gebeurt niet per ongeluk, schrijft Bnet.com. Gebruik de tool in uw mailbox die u verbiedt mails zonder onderwerp te verzenden.
Verkeerd onderwerp
Email is geen doos chocolade waar u op moet klikken om te ontdekken wat er echt in zit. U mag dus best antwoorden op een eerdere mail, maar verander de onderwerpsregel als de e-mail ook ergens anders over gaat. Ook regelmatig een hele bulk ‘RE:' weghalen schept weer een hoop duidelijkheid.
Ban de BCC
Uw bedoelingen zijn wellicht goed, maar iemand die in de BCC staat is gewoon niet belangrijk genoeg. Vaak staan in de BCC de mensen die eigenlijk niet geïnteresseerd zijn in de mailwisseling of dat in ieder geval niet horen te zijn. Zij ergeren zich dan ook aan het feit dat u hun zojuist opschoonde mailbox weer vervuilt. Daarnaast is het voor georganiseerde outlookgebruikers onhandig omdat BCC-mails niet in de vooraf bepaalde mappen terechtkomen.
Het belangrijkste eerst
Begin uw mail met de reden waarom u hem stuurt. Meestal betreft dat een vraag of een aanzet tot actie. Dit voorkomt dat de ontvanger zich door een ellenlange mail moet worstelen waarin u al uw charmes in de strijd gooit om tot het punt te komen dat u eigenlijk wilde maken. Het voorkomt overigens ook dat iemand juist daar overheen leest. Om diezelfde reden is het sowieso niet handig een mail langer dan een schermlengte te versturen.
Antwoord in de mail
Stel u krijgt een mail met vijf vragen. U scrolt telkens naar beneden om de volgende vraag te lezen en stopt vervolgens alle antwoorden in één alinea. Niet doen, dit maakt het voor de ontvanger heel onoverzichtelijk. Reageer in hetzelfde mailtje, bijvoorbeeld door onder iedere vraag in een andere kleur het antwoord te formuleren.
Denk aan uzelf
Zeg eens eerlijk, hoe vaak heeft u vandaag al een mailtje verstuurd dat u zelf eigenlijk ook niet zou willen ontvangen. Alleen al omdat het bijvoorbeeld niets toevoegt of onduidelijk blijft. Houdt u komende dagen eens aan de regel ‘wat gij niet wilt dat u geschiedt, doe dat ook een ander niet'. Bedenk bij de mails die u komende dagen verstuurt of u het zelf ook zou willen ontvangen, of het relevant is voor de ontvanger en of het aantoont hoe professioneel u daadwerkelijk bent.
Reply to all
‘Bedankt' of ‘Succes' mailen naar vijftig man is redelijk nutteloos. Toch doen veel mensen dat als reactie op een naar het hele bedrijf gestuurde mail. Nu kan deze nog ongezien weg worden gegooid en zorgt het hooguit voor ergernis. Vervelend wordt het als iedereen op- of aanmerkingen gaat mailen. Het wordt een onduidelijke warboel. Mail enkel naar de eerste verzender, zodat deze eventueel alle reacties kan samenvatten en, indien nodig, naar iedereen kan verzenden.
De twee-minuten-regel
Tot slot nog een tip waar u zelf gelukkig van wordt: de twee-minuten-regel. Deze stelt dat u alle mails die u binnen twee minuten kunt beantwoorden, direct moet afhandelen. De voordelen zijn legio. Het geeft u een goed gevoel dat u weer iets van de 'to-do-list' kunt afstrepen, het zorgt ervoor dat uw mailbox handelbaar blijft, omdat alle kleine prut direct is verdwenen, en daarnaast is het ook nog eens efficiënt. Immers, een mail verplaatsen naar de juiste map om het later weer door te lezen en af te handelen kost veel meer tijd.
Wilt u in vijf dagen een schone inbox? Klik dan hier verder.
