Verkeerd gebruik van (Excel) spreadsheets veroorzaakt grote financiële rapportagefouten en omvangrijke fraudes. Die zijn op hun beurt verantwoordelijk voor grote verliezen in het bedrijfsleven. Dit stelt Arne Ter Laak, risicospecialist bij Protiviti.
Organisaties gebruiken de zogenaamde spreadsheets voor allerhande data-analyses tot aan het doorrekenen van complexe financiële modellen. Dit terwijl deze daar eigenlijk niet op toegerust zijn, zegt Ter Laak. Zo wordt niet alleen fraude gepleegd, maar ontstaan ook omvangrijke fouten in de bedrijfsrapportages van deze organisaties. Universitair onderzoek wijst uit dat 65 procent van alle spreadsheets ten minste één grote fout bevat. In totaal troffen onderzoekers zelfs 281 fouten per 25 onderzochte spreadsheets aan.
Opvallende missers
– Allied Irish Bank: fraude met spreadsheets door een onbevoegde handelaar. Verlies van 700 miljoen dollar en een verlies van 30 procent van marktaandeel.
– Fannie Mae, bekend van de hypotheekschandalen in de VS: fout in gerapporteerde cijfers van meer dan 1 miljard dollar door een fout in een spreadsheet.
– Freddie Mac, bekend van de hypotheekschandalen in de VS: externe accountant rapporteert grote tekortkomingen in de interne beheersing mede als gevolg van grootschalig en ongecontroleerd spreadsheet gebruik.
Bespaar leed
Opmerkelijk is dat spreadsheets ondanks de vele missers een grote vlucht hebben genomen in de afgelopen jaren. Zeker gezien de toegenomen druk op dit vlak door externe accountants en toezichthouders. Volgens Ter Laak onderkennen ook Nederlandse organisaties deze potentiële verliezen als gevolg van fouten en fraude veel te weinig. Veel leed kan worden bespaard door:
– Het minimaliseren van spreadsheetgebruik door functionaliteit van bedrijfsapplicaties te verbeteren.
– Het inrichten van versiebeheer voor kritische spreadsheets zodat alleen juiste spreadsheets gebruikt worden.
– Het inrichten van beveiliging voor kritische spreadsheets zodat alleen bevoegde personen toegang hebben.
– Het voorkomen van fouten door aanpassingen in spreadsheets goed te testen. Spreadsheets worden in tegenstelling tot reguliere bedrijfsapplicaties nauwelijks getest voor gebruik.
– Het inrichten van een back-upvoorziening zodat teruggevallen kan worden op vorige versies.
– Het monitoren van aanpassingen op spreadsheets zodat ongewenste wijzigingen gedetecteerd kunnen worden.
