Met reuzen als Microsoft en Intel is Exact niet te vergelijken op het gebied van r&d. Het Delftse bedrijf heeft niet de omvang om aan fundamenteel onderzoek te doen, maar is wel degelijk innovatief. “We bedenken nieuwe oplossingen met behulp van bestaande technologieën.”
Op de vijfde verdieping van het hoofdkantoor van Exact in Delft hangt een onbegrijpelijk stroomdiagram. Ruim één vierkante meter blokjes met namen van programmamodules, verbonden door honderden dunne lijntjes om de onderlinge relaties aan te geven. Het is een visuele weergave van de opbouw van ‘Batch 600’, werktitel voor een nieuw softwareprogramma dat Exact ontwikkelt.
“We zijn er juist trots op dat alle relaties nu op één vel papier passen,” zegt programmeur Paul Ploeger. “Het nieuwe programma telt nog maar tweehonderd tabellen. Veel minder dan de huidige programma’s, en veel minder dan de software van SAP.” ‘Less is more’ is ook het adagium van de ontwikkelaars van Exact. “Hoe minder tabellen, hoe méér de tabellen die je overhoudt de gebruiker iets zeggen.”
Ploeger is een van de 45 mensen die zich in Delft met r&d bezighouden. Daarmee is de hoofdvestiging van Exact al lang niet meer het kenniszwaartepunt van het softwarebedrijf. In Kuala Lumpur in Maleisië werken 130 r&d’ers. Ook Exact verplaatst steeds meer ontwikkelwerk naar lagelonenlanden. Jaarlijks geeft Exact zo’n 30 miljoen euro uit aan r&d. Eén op de vijf medewerkers houdt zich bezig met onderzoek en ontwikkeling; de helft met ontwikkeling van bestaande producten, de andere helft met het bedenken van nieuwe producten. Het begrip r&d is in de softwarebranche nogal ruim. Onder development wordt niet alleen het verzinnen van nieuwe functies in programma’s gerekend, maar ook het verwijderen van bugs uit bestaande software. In andere sectoren zou dat ‘onderhoud’ heten. “Wat wij doen is niet te vergelijken met reuzen als Microsoft, HP of Intel,” zegt Jeroen van der Heijden, directeur ontwikkeling van Exact. “Die bedrijven hebben de omvang om aan fundamenteel onderzoek te doen, kunnen nieuwe protocollen en hardware bedenken. Dat is voor ons niet weggelegd. Maar we zijn wel degelijk innovatief. We bedenken nieuwe oplossingen voor problemen met behulp van bestaande standaardtechnologieën.” De onduidelijke status van r&d bij softwarebedrijven speelt Exact en andere Nederlandse bedrijven parten. Pogingen om innovatiesubsidies te krijgen van het ministerie van Economische Zaken liepen op niets uit. Exact heeft ook geen patenten. “Maar onze r&d is géén marketingverhaal,” zegt Van der Heijden. “Vergelijk het met de opkomst van de MPV. Dat is geen nieuwe auto, maar een toepassingsvernieuwing.” Jeroen van der Heijden behoort tot het kerngroepje binnen Exact dat de ontwikkelstrategie van het softwarebedrijf uitstippelt. Voor een relatief kleine speler is dat extra belangrijk, want Exact kan zich niet permitteren om op meerdere paarden tegelijk te wedden. Van der Heijden: “We moeten kiezen. Gebruiken we Linux als platform of Windows? Toen we met onze webbased bedrijfssoftware e-Synergy begonnen, moesten we kiezen tussen Netscape, dat toen de grootste was, of Explorer. We hebben voor Microsoft gekozen. Achteraf een goede beslissing.” De richting van het onderzoek wordt bepaald door de klanten van Exact. Maar dat is lastig. Tenslotte heeft de klant zelden een idee van de mogelijkheden van nieuwe technieken. “Als klanten al met eigen ideeën komen aandragen, is het meestal iets dat ze in een ander programma hebben gezien. Het is juist de truc om oplossingen te bedenken die het leven van de klant veraangenamen op een manier die hij zelf niet kan bedenken.” De omloopsnelheid van software is hoog, maar het gaat vaak om updates van bestaande pakketten. Het DOS-pakket van Globe gaat al twintig jaar mee. Echt nieuwe software vergt een ontwikkeltijd van drie à vier jaar. De ontwikkelkosten bedragen zo’n 40 miljoen euro. Exact zit momenteel midden in de ontwikkeling van een geheel nieuw softwarepakket: ‘Batch 600’. Dat moet de functies van de twee belangrijkste huidige producten, het bedrijfssoftwareprogramma Globe en het e-businessprogramma e-Synergy, in één programma samenvoegen.
Proefkonijn
Van der Heijden: “Binnen verschillende afdelingen van bedrijven zijn nu verschillende softwarepakketten in gebruik. Met Batch 600 brengen we die allemaal onder in één pakket dat werkt op basis van webbrowsertechnologie. Zo zijn klantgegevens die nu van het ene in het andere pakket moeten worden overgezet via links direct beschikbaar voor verschillende afdelingen. Een doorbraak. Alle functionaliteiten in één programma, dat verandert de manier waarop bedrijven werken fundamenteel.” Groot voordeel van de producten die Exact ontwikkelt, is dat nieuwe software direct kan worden getest op de eigen medewerkers. De ontwikkelaars brengen aan het einde van de week hun tot dan toe bedachte oplossingen onder in het bedrijfssoftwaresysteem. Om te voorkomen dat niet-functionerende, pas ontwikkelde modules het interne bedrijfsproces verstoren, draait de nieuwe software naast uitontwikkelde software. Programmeur Paul Ploeger houdt zich bezig met de module logistiek. “Elke programmeur is verantwoordelijk voor zijn eigen module. We hebben ontwerpregels, om het programma uniform te houden, maar daarbinnen heb je relatief veel vrijheid om mooie oplossingen te bedenken. Op een gegeven moment denk je: nu is het af. Dan ga je de software echt in de praktijk gebruiken – in mijn geval om vakanties te plannen – en dan blijkt dat er nog aardig aan moet worden gesleuteld. We hebben bepaalde externe testklanten, maar pas als een module supergoed werkt, gaan we de markt op.” Het usability lab staat vandaag leeg. Een aparte ruimte waar nieuwe software wordt getest op medewerkers van klanten. Hun handelingen worden vastgelegd door de camera en ze moeten in een microfoon hun op- en aanmerkingen inspreken. Welke en hoeveel toetsaanslagen de proefpersoon doet wordt bijgehouden. Achter spiegelglas kijken de verantwoordelijke ontwikkelaar en marketingmanager mee. De moeder van Jennifer Gomperts is óók een proefkonijn. Gomperts houdt zich bij Exact bezig met de gebruiksvriendelijkheid van nieuwe software. “Programmeurs houden vaak weinig rekening met de gebruiker,” zegt Gomperts. “In de branche is iedereen gewend aan software die niet echt gebruiksvriendelijk is. Er zijn maar weinig softwarebedrijven die nieuwe producten uitgebreid testen. Ik gebruik mijn moeder vaak als gewone computergebruiker om te kijken hoe zij reageert op de logica van een softwareprogramma. Als een button niet door de gebruiker als zodanig wordt herkend, moet een programmeur een andere oplossing bedenken.” Programma’s die voor iedere gebruiker inzichtelijk en duidelijk zijn, bestaan niet. Gomperts: “Er zijn genoeg theorieën over gebruiksvriendelijkheid. Sommige zaken liggen voor de hand. Dingen die bij elkaar horen, probeer je in één scherm te krijgen. Gebruikers moeten zo min mogelijk hoeven nadenken over de software. Willen ze ook niet. Maar iedere gebruiker is anders. Wat voor de een logisch is, daar begrijpt een ander niets van. Je gaat dus op zoek naar de grootste gemene deler. Dat betekent per definitie dat je niemand honderd procent tevreden krijgt. We werken met speciale charts, waarin we tevredenheidsscores van gebruikers bijhouden.”
Vrije dagen
Jeroen van der Heijden verwacht dat toekomstige softwareprogramma’s ‘intuïtiever’ zullen werken dan tot nu toe. De veranderingen worden gedicteerd door de gebruikers. Waar vroeger niemand met frames wilde werken, is dat nu breed geaccepteerd. Echte doorbraken gaan langzaam. Van der Heijden: “We zijn afhankelijk van nieuwe technologieën. Zaken als spraak- en handschriftherkenning zijn nog lang niet perfect. Maar er zijn verbeteringen. Het web heeft een revolutie in gebruiksvriendelijkheid veroorzaakt. Nu komt Microsoft met .Net. Daar moeten we onze software mee herschrijven.Dat is tijd die je niet kunt besteden aan nadenken over functionele verbeteringen.” De ontwikkeling van ‘Batch 600’ vindt grotendeels plaats in Delft. In Kuala Lumpur wordt het bestaande Globe-pakket onderhouden. De verwachting is dat in de toekomst een nog groter deel van het r&d-werk naar het buitenland zal gaan. Van der Heijden: “We zullen hier altijd een r&d-afdeling houden. Je wilt dicht bij je klant zitten en Nederland is een belangrijke afzetmarkt.
Maar mensen hier zijn minder eager. Ik had laatst nog een sollicitant die al bij het sollicitatiegesprek vroeg of-ie vrije dagen kon kopen. Dat is niet de mentaliteit die wij zoeken. En we zijn niet de enigen. Ik denk dat we in Nederland weinig grote softwareleveranciers zullen houden.” Jennifer Gomperts maakt zich weinig zorgen over haar baan. “Ik denk dat softwarebedrijven op den duur terugkomen op die trek naar de lagelonenlanden. De reden waarom de mensen daar zo graag willen, is het geld, niet omdat ze het werk zo leuk vinden. Slimmer of beter zijn ze niet. Maar je moet dit werk doen omdat je het leuk vindt, wil je er goed in zijn. Als daar de lonen gaan stijgen, zal dat uiteindelijk de doorslag geven.”
Nederlands eigen Softwaregigantje
Exact, opgericht in 1984, produceert software voor boekhouding, human resource management, customer relationship management, e-business en enterprise resource planning. De software die het bedrijf maakt voor middelgrote organisaties, is beschikbaar in 26 talen en wordt in 126 landen gebruikt.Exact heeft vestigingen in Europa, het Midden-Oosten, Noord- en Zuid-Amerika, Azië en Afrika. Het hoofdkantoor staat in Delft en daarnaast zijn er in Nederland businesscenters gevestigd in Zwolle, Enschede en Eindhoven. Wereldwijd heeft Exact meer dan 2000 medewerkers. Sinds 1999 is de Exact Holding NV genoteerd aan Euronext Amsterdam. De omzet bedroeg in 2003 205 miljoen euro. Met de acquisitie van Kewill ERP veroverde Exact een positie op de Noord-Amerikaanse markt.
Jaarlijks geeft Exact zo’n 30 miljoen euro uit aan r&d.
