Je zou ze als manager soms haast vergeten: secretaresses. Toch is dat – zeker in tijden van fusies en reorganisaties – helemaal niet handig. "Als er zoveel veranderingen in een bedrijf aan de gang zijn, moet er iemand zijn die weet hoe alles werkt. Zoals een moeder die altijd weet waar je sokken liggen."
"Als grote organisaties samengaan, gaat vaak iedereen op training. Behalve het secretariaat. Dat wordt overgeslagen, omdat de prioriteiten van bovenaf naar beneden werken", schetst Anita Sanders van MissPennyWise/secretariaatspecialist. "Vervolgens moeten secretaresses alles zelf ondervinden. Dat werkt heel lastig, omdat secretaresses elkaar nooit treffen, zoals managers in een vergadering. Zo kunnen ze hun werk niet op elkaar afstemmen."
Fluitend secretariaat
Dat gaat u als manager ook niet in de koude kleren zitten. "Managers willen het liefst een fluitend secretariaat dat alle gevraagde spullen regelt. Ze vinden het heel vervelend als het niet loopt", zegt Sanders. Het secretariaat kan volgens haar juist zorgen voor een link in het bedrijf; een soort spin in het web. Denk maar eens aan het beheer van relatiesystemen, het netjes archiveren tot een kennisdatabank en de presentatie naar buiten toe.
Extra oog
Ten slotte kan een goede secretaresse ook de functie vervullen van sociale buffer. Sanders: "Een fusie legt een extra druk op mensen; ze kijken sneller om zich heen naar een nieuwe baan. De secretaresse kan fungeren als een extra oog van de manager, zodat het vertrek van een belangrijke werknemer nog voorkomen kan worden." Allemaal mooie voordelen, maar wel met een belangrijke maar: "Je moet er als manager wel oog en erkenning voor hebben."
Onderwaardering
Uit het Grote Secretaresse Onderzoek van Manpower in 2007 bleek al dat onderwaardering een gevoelig punt is. 63 Procent van de ondervraagden was het eens met de stelling: ‘mijn vak wordt door de meeste mensen ondergewaardeerd'. De direct leidinggevenden scoorden nog het minst slecht. Iets minder dan de helft van de secretaresses vond dat hun baas hun werk (soms) onderschat. Wat betreft werkgevers: die onderschatten in meer dan zestig procent van de gevallen het vak, aldus de dames.
Secretaressedag
Verschillende andere onderzoeken – die geregeld rond Secretaressedag op de derde donderdag van april uitkomen – geven eenzelfde beeld. Zo vergeet ongeveer de helft van de bazen hun secretaresses op die dag in het zonnetje te zetten. In 2006 moest ongeveer een kwart van de secretaresses zélf haar cadeau aanschaffen, omdat de baas dat was vergeten, aldus cadeausite Pluimen.nl. Nu niet allemaal gaan wachten tot april: de secretaresses krijgen namelijk liever zomaar een keer waardering op een willekeurige dag.
