De twee minuten-regel is één van die goudgerande tips waar de Getting Things Done methode vol van zit. Maar veel GTD-ers realiseren zich niet dat de regel veel breder kan worden ingezet.
De twee minuten-regel, mocht je 'm niet kennen, houdt in dat je bij het verwerken van je inbak of inbox bij elk item jezelf vraagt: kan ik dit, nu, binnen twee minuten doen? Gaat het langer duren, of mocht je er zaken en/of personen bij nodig hebben die niet nu beschikbaar zijn, dan neem je de desbetreffende taak op in je takenlijst. Als je het wel nu en binnen twee minuten kunt doen, doe het dan ook metéén. Dat is efficiënter dan het opschrijven en later weer terughalen van die taak.
Twee minuten van je aandacht
Je geeft elk binnengekomen item dus ten hoogste twee minuten van je aandacht. Als het in die twee minuten afgerond kan worden: prima! Af is af. Zo niet, dan kom je er later weer op terug. In twee minuten kun je vaak een hoop doen: een vergaderverzoek beantwoorden, een document op de juiste plaats opslaan, planten water geven, een afspraak maken bij de tandarts, even je telefoon synchroniseren. Het zijn vaak dit soort kleine klusjes die voor onnodige stress zorgen. Het mooie is dat je dezelfde constructie ook voor andere aandachtstrekkers kunt gebruiken. Telefoons, en medemensen, bijvoorbeeld.
Telefoon uit en deur dicht
Ik ben er nog altijd voorstander van om periodes in te richten waarin je je volledig aan je werkzaamheden kunt wijden, met de telefoon uit en de deur dicht. Helaas is dat lang niet altijd mogelijk. In een kantoortuin kun je de deur niet dichtdoen en lopen collega's af en aan, en het uitzetten van je telefoon wordt niet gewaardeerd als bereikbaar zijn voor klanten een essentieel onderdeel is van je werkzaamheden. Wel kun je er actief op toezien dat je in die gevallen jezelf niet laat meeslepen door de prioriteiten van een ander. Geef de ander twee minuten (een goedkope timer kan je helpen die tijd goed in te schatten) om duidelijk te maken wat er aan de hand is
Sleutelwoord is bewust
Vervolgens maak je zelf bewust de keuze of je dat meteen oppakt (Oeps, een boze klant met een productieprobleem. Dat rapport kan wel even wachten), of dat je huidige werkzaamheden een hogere prioriteit hebben (Jôh, da's een fascinerende suggestie, die wil ik graag even de tijd en aandacht geven die het verdient. Zullen we daar een overlegje voor prikken?). Enige politieke sensitiviteit hierin is natuurlijk wel handig, maar niemand beweert dat de GTD-methode alles oplost. Het sleutelwoord hier is natuurlijk bewust. Je zult een bewuste keuze moeten maken tussen waar je mee bezig was, en wat (of wie) er je aandacht trekt. Het vervelende is dat het aanleren daarvan niet vanzelf gaat. Het mooie is wel dat als je je realiseert dat je die keuze hebt, er een hoop druk van je schouders kan afvallen.
Over de auteur: Bert Plat richt zich op het verbeteren van de productiviteit, effectiviteit, focus en motivatie van mens en organisatie. Kijk op Bert Plat Advies & Actie.
Over het Podium: Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'.
Meer over time-management:
- 7 ingredienten voor een succesvol leven
- 10 manieren om een uur per dag te winnen
- Ga slimmer met Outlook om
- 7 manieren om miljonair te worden
- Lees sneller dankzij deze simpele trucs
- Met deze 4 stappen verwerkt u een project 2 keer zo snel
- 25/7: gratis extra tijd
