Ook al heb je geen pestkoppen in je team zitten, je kunt ze nog wel op vergaderingen tegenkomen. Met hun drang naar macht en controle kunnen ze ook daar behoorlijk de sfeer verzieken. Kun je daar iets tegen doen? Je kunt het in ieder geval proberen. Drie soorten vergaderbullies, met een praktische aanpak.
#1 De schreeuwlelijk
Deze pestkoppen zijn dol op scènes schoppen, liefst publiekelijk. Ze willen getuigen hebben van hun macht. Als er een probleem is, dan schreeuwen ze tegen je, slaan met hun vuisten op tafel en lopen rood aan van woede.
Ze zetten hun hele lichaam in een dreigende stand. Daarmee intimideren ze niet alleen jou, maar ook de rest van je collega’s in de vergadering.
Hoe ontwapen je zulke schreeuwlelijkerds? Pestkoppen willen graag dat je reageert. Dat je zelf ook boos wordt bijvoorbeeld, of angstig in een hoekje wegduikt. Ga niet het gevecht aan, probeer niks uit te leggen, ga niet in discussie, zelfs al heb je gelijk.
De ander ziet alles wat je zegt namelijk als een aanval. Blijf cool en doe iets wat ze niet verwachten. Vraag of ze iets langzamer kunnen gaan praten, omdat je wil begrijpen wat ze zeggen. Als je ze vertraagt, dan gaat het volume automatisch omlaag. Slow motion schreeuwen lukt alleen in films.
Zeg ondertussen tegen jezelf dat het je geen bal interesseert wat er nu gebeurt, straal dat ook uit. Als mensen blijven schreeuwen tegen iemand die kalm blijft, wie staat er dan uiteindelijk voor paal? Juist.
Vraag vervolgens wat hij of zij nu verwacht. Wat moet je doen? Zo geef je een duwtje om te stoppen en na te denken met het rationelere deel van hun hersenen. Lukt dat allemaal niet, zeg dan hardop dat je het niet pikt dat er tegen jou wordt geschreeuwd.
Schreeuwen is niet nodig, je bent bereid om er later op terug te komen, over een uurtje of zo. Je staat op en verlaat de ruimte doodkalm en zonder verdere uitleg. Als er niemand meer is om tegen te schreeuwen, dan stopt deze pestkop vanzelf.
Lees ook: Heel alledaags gedrag kan de sfeer op de werkvloer ook verzieken
#2 De criticus
Ze hebben bijzonder veel kritiek of commentaar op jouw ideeën of presentatie in vergaderingen. Constructief is het niet, om moedeloos van te worden. Besef dat deze criticus een vechtjas is die er zo op uit is om te winnen.
Ga je met ze in discussie tijdens een vergadering, verwacht dan geen productieve uitwisseling. Wanneer ze alle discussie in de kiem hebben gesmoord en alleen nog hun visie wordt besproken, dan is dat winst.
De uitdaging bij dit soort pestkoppen is dat we als mens gewend zijn om elkaars gedrag te spiegelen. Vooral in gesprekken gaan we snel over op hetzelfde tempo, dezelfde toonhoogte, hetzelfde taalgebruik. Ook passen we ons aan qua energieniveau en lichaamshouding. Dat doen we onbewust.
Adem dus even diep in, voordat je reageert. Let erop dat je vooral niet de toon of stijl van de ander overneemt. Zeg hardop dat je de argumenten van deze m/v echt wel kan waarderen. Vat ze ook even samen om tijd te winnen.
Het punt dat jij op dit moment scoort, is dat de criticus zich gehoord voelt. En dat je collega’s ook hebben gehoord dat je hebt geluisterd. Blijft de kritiek doorgaan, laat dan opnieuw weten dat je best dankbaar bent voor het advies.
Vraag of een andere aanpak ook mogelijk is, eentje met meer positiviteit en minder mierenneukerij. Lukt dat ook niet, dat maak je duidelijk dat de punten die de criticus maakt wat meer tijd nodig zullen hebben. Die tijd is er niet in deze vergadering, maar je wil het gesprek later best voortzetten.
Zo kunnen jullie samen in dialoog gaan en beter tot de kern komen. Critici bespelen graag het publiek. De acteerprestatie heb je met deze aanpak alvast uitgeschakeld. De kans is dan ook groot dat er helemaal geen gesprek meer komt.
Lees ook: Waarom niemand zin heeft in jouw meeting en hoe je dat verandert
#3 De afleider
Ze genieten ervan om verwarring te creëren in vergaderingen. Afleiders houden er namelijk niet van dat mensen precies weten waar ze staan, wat hun echte mening is en hoeveel ze weten of niet-weten van de thema’s die besproken worden.
Een van de tactieken is onderwerpen introduceren waarvan ze zeker zijn dat ze de deelnemers aan de vergadering op een dood spoor zetten. Iets algemeens zoals biodiversiteit of de energietransitie. Daarmee leiden ze je collega’s af van de belangrijke zaken.
Deze pestkoppen rekenen er namelijk op dat hun standpunten en opmerkingen ook de nodige aandacht krijgen. Als collega’s zijn we nu eenmaal beleefd voor elkaar. Leid jij op zo’n moment de vergadering, grijp dan snel en vol vertrouwen in.
Zit rechtop, kijk hem of haar aan en wees duidelijk. Wat niet relevant is voor de vergadering krijgt geen aandacht. Breng je collega’s telkens weer terug naar het doel van de vergadering. Reageer met: we hadden het net over punt x. Zijn we daarmee klaar? Of: dat is een interessant onderwerp, laten we dit een andere keer behandelen.
Een andere manier van deze afleider is tijdens de meeting verwijzen naar het verleden, maar dan op een verkeerde manier. Zo gaan collega’s in discussie over wat er toen gebeurd is. Begin zelf niet met terugkijken, correcties geven of uitleggen waarom deze pestkop fout zit.
Zeg dat je het zelf niet zo herinnert, of dat je er toen nog niet was, en keer terug naar de agenda. Moeten we nu niet naar punt x kijken? Ook gegarandeerd voer voor oeverloze discussies: vage generalisaties over de toekomst in de groep gooien.
Geef aan dat je de visie van de afleider op de toekomst op dit moment niet helemaal begrijpt. Je vraagt vervolgens om te focussen op de huidige situatie. Of je reageert met dat zou best kunnen, maar de situatie is nu zo dat…
Maak duidelijk dat je vooruit wil met de vergadering. Beperk de ruimte van de afleider. Bespreek alleen nog specifieke suggesties voor problemen of andere issues die moeten worden opgelost. Wat moeten we nu doen? En zo vink je punt voor punt de agenda af.
Lees ook: Voel jij je angstig op je werk? Zo ga je ermee om
