Je boekhouding baseren op Excel kan gevaarlijk zijn. Dat programma is zó gevoelig voor fouten en voor fraude dat het kan leiden tot je faillissement. Toch gebruikt nog altijd ruim 70 procent van de multinationals Excel, constateert Sander van Triet, senior product marketingmanager bij Exact.
Fraudegevoelig
Van Triet waarschuwt voor de mankementen die Excel heeft: ‘Het is een erg fraudegevoelig systeem, omdat iedereen wijzigingen in de cijfers kan aanbrengen, zonder dat het zichtbaar is. Er zit geen structuur in Excel en er zit geen standaard of beveiliging op. Je kunt fouten nauwelijks herleiden.’
Enron en Imtech
Van Triet geeft sprekende voorbeelden van waar dat toe kan leiden: ‘Het valt misschien niet zo op, maar bij veel faillissementen speelt Excel een rol. Zoals in 2002 bij Enron en onlangs nog bij Imtech. Ik noem deze voorbeelden ook bij presentaties, klanten begrijpen dan gelijk wat je bedoelt.’
Meer dan 100 fouten
Onderzoek ondersteunt Van Triets stelling. De TU Delft deed samen met Infotron onderzoek naar het gebruik van Excel. De uitkomst is verontrustend: ‘Na onderzoek van 15.000 spreadsheets vonden de onderzoekers in 740 bestanden méér dan 100 fouten’, vertelt Van Triet. ‘Dat kan grote gevolgen hebben. Ik ken een beursgenoteerd Brits bedrijf dat een foutje vond in zijn spreadsheets, waardoor de pensioenopbouw 8,6 miljoen minder waard was dan gewaardeerd. Dat kostte dit bedrijf 30 procent van de beurswaarde. En het kostte de ceo zijn baan.’
Erg gevaarlijk
Van Triet concludeert dat het gebruik van Excel ‘erg gevaarlijk voor je bedrijfsresultaten’ is. Toch houden veel bedrijven vast aan het programma. Sterker nog, ze vergeven het zijn fouten: ‘Wist je dat 33 procent van de bedrijven toegeeft fouten door het gebruik van Excel te accepteren?’, zegt Van Triet.
Gebrek aan overzicht
Behalve met fouten kampen veel bedrijven ook met een gebrek aan overzicht. ‘Met name voor groeiende MKB-bedrijven die over de grens actief worden, is het vaak lastig om prestaties goed te vergelijken. Ook is het een tijdrovende klus om de juiste cijfers boven tafel te krijgen.’
Gevolgen onderschat
Zij onderschatten de gevolgen van de toenemende complexiteit die hun groei met zich meebrengt, stelt Van Triet: ‘Bij internationaal opererende ondernemingen heb je te maken met verschillen in wet- en regelgeving, valuta, entiteiten, boekhouding, taal en cultuur. Die maken het lastig om de prestaties goed te vergelijken. Financieel verantwoordelijken vinden cultuurverschillen het grootste probleem, blijkt al jaren uit rankings bij internationale bedrijven.’
Consolideren is noodzakelijk
Als de complexiteit van bedrijven toeneemt en je veel onderdelen hebt, is financieel consolideren noodzakelijk, stelt Van Triet: ‘Als bedrijf heb je immers betrouwbare gegevens nodig voor de jaarrekening en voor de aandeelhouders. Maar ook om controle over je buitenlandse vestigingen te houden.’
