Uw bedrijf ligt onder vuur in de media. Met slechts een schriftelijke verklaring komt u er niet vanaf. Tijd voor een persconferentie. Zorg ervoor dat u alles tot in de puntjes voorbereidt.
1. Een geschikte locatie
Tijdens de hectische laatste weken van DSB zagen we Dirk Scheringa telkens opduiken in de met veel rood uitgedoste persruimte van het bedrijf. Met achter hem pontificaal – en daarom niet te missen – het DSB-logo. Uiteraard beschikken lang niet alle bedrijfspanden over zo’n aparte opvang voor journalisten. Ga na of u in staat bent om binnenshuis een geschikte ruimte te creëren. Zo niet, kies dan een goed bereikbaar alternatief zoals een horecazalencomplex of een externe vergaderruimte in de buurt. Wekt wat u te melden heeft ook landelijke aandacht? Denk dan ook even aan de makers van het 6 Uur Journaal en de nieuwsrubrieken 's avonds. Hun cameramensen hebben ook een plekje nodig in de zaal.
2. Uw doelgroep
Wie wilt u bereiken? Is dat bijvoorbeeld de redacteur van het regionale ochtendblad? Plan uw bijeenkomst dan bij voorkeur in de middag. Dat maakt het nieuws voor de krant in kwestie actueler en dus extra interessant. Voor radiozenders maakt het weinig verschil, want die kunnen snel live. Datzelfde geldt ook voor nieuwsplatforms op internet.
3. Uw boodschap
Wat gaat u straks aan de toegestroomde pers vertellen? Of misschien wel: wat vooral niet? Formuleer de boodschap die u wilt uitdragen eerst in heldere taal op papier. Vat deze vervolgens samen in een aantal kernpunten. Die vormen samen de leidraad van uw verhaal. Als bedrijf wilt u uiteraard één geluid uitdragen. Daarom is het zaak dat alle mensen achter de tafel deze kernpunten kennen en zich hieraan houden wanneer zij vragen uit de zaal beantwoorden.
4. Rolverdeling
Maak van tevoren duidelijke afspraken. Wie nemen er bijvoorbeeld plaats achter de tafel? En wie zegt eigenlijk wat? Zorg ervoor dat het clubje niet al te groot wordt. Vier mensen is toch echt wel de limiet, want een overvloed aan bedrijfsvertegenwoordigers zorgt alleen maar voor verwarring bij het journaille. Maak overigens altijd gebruik van naambordjes. Iedereen in de zaal moet kunnen nagaan wie er achter de tafel zitten.
5. Even oefenen
De gemiddelde manager krijgt niet elke dag een leger aan journalisten voor zijn snuit. Het kan daarom geen kwaad om de persconferentie van tevoren even te oefenen. De FIFA ging finaal nat toen de persvoorlichter een dag na de beruchte wedstrijd tussen Duitsland en Engeland alle vragen over de niet toegekende goal van Lampard uit de weg ging. Het werd een genante vertoning. De wereldvoetbalbond had deze vragen al mijlenver kunnen zien aankomen en had zich daar dus beter op moeten voorbereiden. Bedenk van tevoren een serie kritische vragen die zeer waarschijnlijk door journalisten op het bedrijf worden afgevuurd. Oefen de antwoorden een paar keer en vraag enkele aanwezigen om feedback. Komt de boodschap over? Op het moment dat de zaal gevuld is met journalisten heeft u immers maar één kans. Dan legt de camera alles feilloos vast.
5. De apparatuur
Haperende microfoons. Zelfs tijdens persconferenties in het topvoetbal laat de apparatuur het wel eens afweten. Dat leidt in de zaal meestal tot rumoer met als gevolg dat de aandacht verslapt. Test overigens niet alleen de geluidsapparatuur, maar kijk ook of de beamer naar behoren werkt.
6. Een strakke regie
Aan de voorbereiding heeft het niet gelegen. Nu het moment daar is, dient u ook nu weer niets aan het toeval over te laten. U speelt in dezen de rol van Kees Jansma bij het Nederlands elftal. De regisseur dus die iedereen van harte welkom heet, de mensen achter de tafel voorstelt en bepaalt wie er aan de beurt is om een vraag te stellen. Journalisten zijn goedgebekte lui die graag zelf de touwtjes in handen hebben. Aan u de taak om iedereen in het gareel te houden. Durf mensen af te kappen als ze al tien vragen hebben gesteld en van geen ophouden weten. Houd ook de tijd in de gaten. Heeft het vragenuurtje lang genoeg geduurd? Hoog tijd om er een einde aan te breien. “Dames en heren van de pers, hartelijk dank voor uw komst.”
Een leerzaam boek over journalistiek door de jaren heen: 'Journalistiek in Nederland 1850-2000'
