Een slechtnieuwsgeprek voeren. Niet leuk, maar het hoort bij uw werk. Sinds de crisis is de kans groter dat u geliefd personeel moet ontslaan. Hoe brengt u dit nieuws? "Het gebeurt vaak onhandig, meer uit onvermogen dan uit slechte wil."
"Toen ik net bij Boertiengroep begon, gaf ik met collega's een training salesvaardigheden. De directeur van het bedrijf waar de training plaatsvond, belde de avond van tevoren op met de mededeling de werknemers 's ochtends te willen komen aanmoedigen. De volgende ochtend komt hij te laat binnen en zegt hij plompverloren ‘we gaan met het bedrijf verhuizen naar de andere kant van het land. Veel plezier vandaag, ik moet nu naar een meeting.' In plaats van een training te geven, zijn we de hele dag bezig geweest met het opvangen van mensen."
Pech gehad
Janneke Schenning werkt als manager bij de Boertiengroep. Bovenstaand voorbeeld illustreert hoe het absoluut niet moet. "Maar dat gebeurt vaak onhandig, meer uit onvermogen dan uit slechte wil", geeft Schenning aan. Als u het gesprek goed voorbereid en er op de juiste manier ingaat, kan echter veel leed voorkomen worden. Daarvoor is het allereerst goed om te weten dat er twee soorten slechtnieuwsgesprekken te onderscheiden zijn. Aan de ene kant is er ontslag op basis van slecht functioneren. Dit gesprek kunt u op basis van argumenten voeren. Veel lastiger is het echter als zoiets gebeurd door externe omstandigheden, zoals in het voorbeeld. "Werknemers kunnen er zelf niets aan doen en het staat los van hoe iemand functioneert. Eigenlijk heb je gewoon pech gehad dat je in een bepaalde leeftijdsklasse of ander selectiecriteria valt", legt Schenning uit. Omdat de kans door de crisis groot is geworden dat u met deze laatste categorie slechtnieuwsgesprekken de komende tijd te maken krijgt, geeft Schenning een aantal tips om het goed aan te pakken.
1. Voorbereiden
Denk heel goed na over hetgeen u gaat zeggen. Schrijf de boodschap die u wilt overbrengen helemaal uit. Zoek vooraf ook alle feitelijke gegevens op die mensen willen weten. Denk bijvoorbeeld aan de vervolgprocedure, per wanneer het contract ontbonden wordt, etcetera.
2. Niet onderhandelbaar
Dit is een van de grootste valkuilen: niet helder zijn. Maak in het gesprek goed duidelijk dat er geen ruimte in zit. Het ontslag is niet onderhandelbaar; de situatie is zoals het is en daar kan geen enkel argument verandering in brengen. Als u hier niet heel helder in bent, maakt u de ellende alleen maar groter. U geeft iemand immers een sprankje hoop dat later alsnog teniet wordt gedaan.
3. Oefenen
Oefen vooraf een paar keer hoe u de boodschap gaat vertellen. Zeg het een paar keer hardop in de spiegel. "Tijdens een training was er een manager die in vorige banen al regelmatig mensen had ontslagen. Hij wist dat er ook nu weer een ontslagronde aan zat te komen en wilde oefenen met een acteur. Bij het gesprek raakte hij enorm geëmotioneerd. Maar hij was ontzettend blij dat dit nu gebeurde en niet tijdens het echte gesprek."
4. Emoties
Hoe lastig het ook voor u is, waak ervoor dat u niet te emotioneel het gesprek in gaat. Laat u niet meeslepen in de emotie van de werknemer. Bied vooral een luisterend oor en zeg verder niet teveel. Zeker als werknemers boos worden, bent u snel geneigd om dingen te zeggen die later tegen u gebruikt kunnen worden. Een werknemer heeft er ook niets aan als u continu zegt dat u het ook niet leuk vindt en dat u het ook liever anders had gezien. Het is immers vooral zijn moment.
5. Het gesprek
Als u goed voorbereid bent, is het moment daar. U gaat het nu echt vertellen. Werknemers hebben waarschijnlijk al opgevangen dat er iets staat te gebeuren en zijn in aanloop naar het gesprek erg gespannen. Zodra het hoge woord eruit is, komen bij hen ook de emoties eruit. Iedereen reageert anders en dat is van tevoren lastig in te schatten. Ze worden boos, verdrietig of zijn juist heel stil. Word op het moment zelf, zoals eerder gezegd, niet te emotioneel, hoe moeilijk u het ook heeft.
6. Afronden
Hoewel het belangrijk is om voldoende tijd te nemen voor het gesprek, is het verstandig vooraf een eindtijd af te spreken. Uiteindelijk moet de werknemer het zelf verwerken en dat zal toch zonder u moeten gebeuren. Laat het gesprek maximaal 20 tot 30 minuten duren.
7. Informatiepakket
Stel voorafgaand aan het gesprek een soort informatiepakket samen waarin alles overzichtelijk staat weergegeven. Denk hierbij aan het vermelden de einddatum, de vervolgprocedure en wanneer een tweede gesprek zal plaatsvinden. Zo kan de werknemer als hij van de eerste schrik bekomen is alles nog eens rustig nalezen.
8. Achterblijvers
Onderschat de gevolgen niet voor de achterblijvers. Zij verliezen hun dierbare collega en hun vertrouwen in de baanzekerheid die ze dachten te hebben heeft een flinke deuk opgelopen. De loyaliteit onderling is vaak groot en ze houden goed in de gaten hoe u met de vertrekkers omgaat. Dit wordt gezien als maatstaf voor hoe u met hen omgaat. Communiceer daarom zo eerlijk en transparant mogelijk wat er nu gaat gebeuren.
9. Eigen opvang
Waarschijnlijk gaat het gesprek u zelf ook niet in de koude kleren zitten. Zorg daarom dat u zelf ook ergens met uw verhaal terecht kunt. Vraag bijvoorbeeld voorafgaand aan het gesprek of een collega waar u goed mee overweg kunt die dag aanwezig is. Spreek af om na afloop van het gesprek bij hem of haar binnen te lopen om stoom af te blazen.
Tot slot
Mocht u bang zijn dat u uw eigen emoties tijdens het gesprek niet in de hand zult hebben, dan kan het tactisch zijn om de leidinggevende boven u het slechte nieuws te laten brengen. Een voorwaarde hiervoor is wel dat de manager die het gesprek voert de werknemer kent. Ze moeten natuurlijk geen wildvreemden voor elkaar zijn die elkaar wel eens in de gang tegenkomen. U kunt dan vervolgens zelf voor de eerste opvang zorgen.
Iemand ontslaan is al moeilijk genoeg. Wat u in ieder geval niet moet zeggen als u iemand de laan uitstuurt, leest u in het artikel 'Zeg dit niet als u iemand ontslaat'.
