Pon-personeel heeft jarenlang via tussenpersonen illegaal onderdelen van de Amerikaanse graafmachines Caterpillar verhandeld, zo blijkt uit onderzoek van het Financieele Dagblad. Het frauderende personeel verdiende flink aan de deals. De extra inkomsten gingen naar luxe reisjes, badkamers, keukens, vliegtickets; een parttime accountmanager reed in een blauwe Ferrari.
Als het gaat om het signaleren van fraude moeten daar de eerste alarmbellen gaan rinkelen. ‘Vreemd gedrag en afwijkende uitgaven zijn duidelijke kenmerken van fraude’, vertelt Martijn van de Beek, algemeen directeur bij Hoffmann Bedrijfsrecherche. ‘Een accountmanager in een Ferrari, dat klopt niet. Leidinggevenden hadden vragen moeten stellen.’
Toeval
Medewerkers ontdekken vaak per toeval dat ze makkelijk kunnen frauderen. ‘Ze maken per ongeluk een foutje in de boekhouding en merken dat niemand er op aanslaat. Zo gaat het van kwaad tot erger. Het begint met kleine bedragen, maar dat kan al snel fors oplopen.’
De medewerkers van Pon konden bijvoorbeeld vrij eenvoudig ‘creatief boekhouden’ en buiten de boeken om vage facturen aan tussenhandelaren sturen. ‘Richt je processen zo in dat medewerkers niet in de verleiding komen om te frauderen. Geef bijvoorbeeld slechts één persoon de verantwoordelijkheid over facturen en check regelmatig de inkomsten en uitgaven van je bedrijf. Zo signaleer je op tijd vreemde afwijkingen.’
Binding
Fraude komt meestal voor als medewerkers geen binding voelen met het bedrijf. Is er vertrouwen en waardering? Of zien medewerkers dikke bonussen aan de top, terwijl er op de werkvloer juist wordt gesneden in de personeelskosten?
‘Goed contact met je medewerkers is essentieel. Ga het gesprek met ze aan, betrek ze bij het bedrijf en geef als leidinggevende het goede voorbeeld. Ben jij als baas transparant en integer, dan zijn je medewerkers dat ook. Zorg dat mensen het goede wíllen doen, in plaats van dat ze het juiste móeten doen.’
Vertrouwen
Om fraude te voorkomen moeten medewerkers zich betrokken en prettig voelen. Creëer een open werksfeer op basis van vertrouwen, in plaats van strakke regels. ‘Natuurlijk kun je afspraken met elkaar maken. Maar het systeem moet niet zo ingericht zijn dat je alles moet controleren. Continue controle is zonde van je tijd.’
Het is wel belangrijk dat leidinggevenden vragen durven te stellen als ze afwijkende patronen signaleren. ‘Vragenstellen wordt soms gezien als een teken van wantrouwen. Maar dat is onzin, het is onderdeel van een gezonde bedrijfsvoering.’
Bedrijfscultuur
Fraude zit vaak diep geworteld in de bedrijfscultuur. ‘Dat was hoogstwaarschijnlijk ook het geval bij Pon. In het geval van grootschalige fraude, waarbij enorme bedragen gemoeid zijn en meerdere betrokkenen, moet mensen iets zijn opgevallen.’
Om in de toekomst nieuwe misstanden te voorkomen, moet het bedrijf volgens Van de Beek volledig onder de loep worden genomen: ‘Het probleem is niet automatisch van de baan als de fraude is gesignaleerd en aangepakt. Er is diepgravend onderzoek nodig. Wat is er mis met de bedrijfsprocessen, waar ligt het probleem en hoe kan het worden opgelost?’
