"Mijn naam is Helen. Ik eenzame meisje zonder schadelijke gewoonten. Ik zoek een man van 32 jaar voor ernstige relaties." Heeft u deze e-mail ontvangen of erger, als grap erop gereageerd? Dat is dan een hele dure grap voor de werkgever.
De mail van Helen is onlangs naar miljarden mailadressen verstuurd om te controleren of uw mailadres bestaat. Veel werknemers sturen een mailtje terug naar Helen, gewoon omdat het grappig is. Gevolg is wel dat degene die heeft gereageerd binnen een uur wordt overladen met spam. "Bij ons systeem is deze mail geblokkeerd, maar dat is lang niet overal het geval", vertelt Matthey van Ramele, manager bij Nines.
Veel spam
Ongeveer 95 procent van het mailverkeer bestaat uit spam. Gelukkig ziet u het merendeel daarvan niet in uw mailbox terug. Veel bedrijven hebben hun internetomgeving slecht beveiligd, waardoor spam en virussen vrij spel hebben. Bedrijfsmail moet dan ook beter beveiligd worden, bepleit Van Ramele. "Zorg dat mail automatisch gescand wordt en regel een goede opleiding en voorlichting voor de gebruikers."
Noodklok
Besmette pc's zorgen voor een hoop ergernis en hoge kosten. Arbeidstijd gaat verloren door het opnieuw installeren van systemen en dure diensten van externen zijn noodzakelijk om de problemen op te lossen. Daarnaast daalt de motivatie en productiviteit van werknemers. Van Ramele luidt de noodklok. Bedrijven moeten erop toezien dat hun e-mail is beschermd met een adequaat antivirus en antispamfilter, bij voorkeur buitenshuis om ook uw mailserver en internetverbinding te beschermen tegen deze overlast. Maar zelf kunt u ook wat doen om zoveel mogelijk overlast te voorkomen.
Spoofing
Bij de eerste tip die Van Ramele geeft, plaatst hij tegelijkertijd vraagtekens. "Vaak wordt gezegd ‘open geen mail van iemand die je niet kent', maar tegenwoordig wordt er vaak aan spoofing gedaan. Dan wordt gemaild vanaf het adres van een bekende. Zoals bijvoorbeeld het geval was bij de mails van de Postbank. Maar deze teksten worden automatisch vertaald, waardoor je aan de schrijfwijze vaak snel ziet dat het niet goed zit."
Kwaadaardig
"Ieder kwartaal neemt de spammail toe. Spammers verdienen geld om aandelen te beïnvloeden, medicijnen te verkopen en van bestaande sites, zoals die van banken, wachtwoorden te achterhalen." Zolang enkele honderden mensen per mail reageren, blijft het een lucratieve business, stelt Van Ramele. "Het zijn niet alleen goedaardige mails waar mensen op ingaan, zoals bovengenoemde voorbeelden. Kwaadaardige mails activeren zich al door enkel de mail te openen." Gezien veel bedrijven werken met Outlook of Lotus Notes, zorgt de auto-preview ervoor dat de mail automatisch wordt geopend, inclusief de bijbehorende gevolgen.
Opschonen
Volgens Van Ramele vallen de kosten van het aannemen van een spamfilter in het niets vergeleken met de onkosten die nu door spam worden gemaakt. "Gemiddeld is een werknemer vijf minuten per dag bezig met het opschonen van zijn mail. Want hoewel het spam is, lees je het toch vluchtig door. Ga eens uit van 50 werknemers, keer vijf minuten en vier dagen in de week." Dat betekent dat deze groep ruim twee werkdagen per maand bezig is met spam te verwijderen. Daarom is het meer dan de moeite waard om actie te ondernemen.
Maar wat te doen met mailtjes zoals die van eenzame Helen? Direct deleten. Een antwoord van haar zult u namelijk nooit krijgen. Wel van al haar spamvrienden.
