Productiviteit is meer dan alleen maar met zijn allen zo hard en snel mogelijk werken. Het draait om de balans tussen activiteiten, de tijd die u er mee kwijt bent en wat het oplevert.
Uw onderneming moet concurreren met andere ondernemingen, ons land moet concurreren met andere landen. Daarbij draait het om kennis en om productiviteit. Hoe internationaler uw organisatie, hoe belangrijker dat is. Maar productiviteit is meer dan alleen maar met zijn allen zo hard en snel mogelijk werken. Het draait om de balans tussen activiteiten, de tijd die u er mee kwijt bent en wat het oplevert. Zakelijke reizen zijn een dergelijk fenomeen.
Recent hebben wij Ipsos Mori laten onderzoeken hoe de zakenreiziger zijn zakenreizen ziet. Wat blijkt: het nut van zakenreizen is groot, gelukkig. Maar desondanks geeft 55 procent van de zakenreizigers aan dat hij/zij ook wel eens onnodige zakenreizen maakt. De voornaamste redenen waarom zakenreizigers het leuk vinden om te reizen blijken te zijn het ‘socializen’ en ‘het leren kennen van andere culturen’. Belangrijker nog is dat een groot deel van de reizigers aangeeft dat zakenreizen hen uitput, hun productiviteit verlaagt en de balans tussen werk en privé aantast.
Ik ga hier niet bepleiten om een aantal van die zakenreizen door videoconferencing te vervangen (al is dat wat Tandberg verzorgt). Maar het is wel een sprekend voorbeeld van een ingesleten manier van werken en communiceren, waarbij we vergeten goed te kijken naar de effectiviteit en productiviteit ervan. Dan denk ik niet alleen aan productiviteitsverlies door een internationale reis om even iets te bespreken met collega’s. Maar vooral ook aan de tijd die we in Nederland kwijt zijn aan files en het heen en weer rijden voor korte gesprekken met mensen die we allang goed kennen. Of door de inflexibiliteit van organisaties, als een klant advies nodig heeft van iemand die er ‘pas morgen weer is’.
Tussen een e-mail en zakenreis zitten een heleboel andere vormen van communicatie, met elk hun functie. Mailen vervangt de geschreven post. Bellen doen wij als wij met bekenden kort iets willen bespreken. Instant Messaging is voor korte, snelle berichten en voor ingewikkelde uitleg en presentaties gebruiken we tegenwoordig tele- en webconferencing. Voor snel persoonlijk overleg, het op afstand adviseren en het versnellen van beslissingstrajecten wordt gebruik gemaakt van videoconferencing. En een fysiek persoonlijk bezoek is onmisbaar bij het leggen en onderhouden van contacten en bij het formaliseren van contracten.
Vanuit die basiskennis zou ik u het volgende willen vragen: hoe effectief gebruikt u de huidig beschikbare communicatie middelen? Veel praktijkcases tonen namelijk aan dat het juiste gebruik van de hedendaagse communicatie technologieën de productiviteit aanzienlijk verhoogt. Tevens draagt het bij tot een betere balans tussen werk en privé. Bespreek het en richt uw organisatie er op in. Dan kunnen u en uw collega’s effectief zakelijk communiceren, waar u wilt, wanneer u wilt en hoe u wilt.
Erik Swart, Tandberg Country manager Nederland
De volgende vraag is aan Erik Leene, directeur van Kadenza:
“De term ‘slim zakendoen’ lijkt achterhaald. Het nieuwe credo luidt Business Intelligence. Wat betekent Business Intelligence voor managers en ondernemers?”
