Managers worden overspoeld met informatie. Over nieuwe producten, het bedrijf, de afdeling, hun medewerkers enzovoort. Hoe gaat u daar mee om?
Productiviteit verhogen
Managers kunnen volgens Guus Pijpers, auteur van het boek 'Slaap je slim!', hun informatieproductviteit op vier manieren verhogen:
1. Negeren: stop eerder met zoeken naar informatie. Leer wat u kunt negeren.
2. Filteren: ontwikkel en gebruik technische filters die de informatie selecteren die u wilt.
3. Besluiten: laat mensen zelf verantwoordelijkheid nemen en controleer waar nodig achteraf. Alle informatie over genomen besluiten en maatregelen wordt immers vastgelegd.
4. Leren: zorg ervoor dat mensen die besluiten mogen nemen, dit ook kunnen. Leid hen op.
Informatieverslag
Om verder in te gaan op punt 1 en 2: wat voor informatie zoekt u eigenlijk? Maak daarvoor eens een informatieverslag aan de hand van de 4 W's:
Wanneer: schrijf op wanneer u informatie nodig heeft. Speciaal voor uw behoefte aan nieuws bestaan er technische oplossingen als rss feeds.
Wat: door op te schrijven wat voor informatie u nodig heeft, brengt u uw bronnen in kaart. Zo kunt u erachter komen dat uw bron wel goed is, maar dat u zich te veel beperkt tot een bron en veel overbodige informatie van die bron tot u neemt.
Wie: breng in kaart met wie u vaak informatie uitwisselt. Ga eens met andere collega's dan normaal lunchen, om uw netwerk te veranderen.
Waarom: vraag u af waarom u bepaalde informatie wilt. Dan kan blijken dat u informatie zoekt bij onzekerheid of als u zich moet verantwoorden.
Gezamenlijke informatie
De meeste bedrijven kennen wel een gezamenlijke schijf. Hoe is het gesteld met de informatievoorziening op uw afdeling? Als u wilt voorkomen dat deze onder de maat is:
– Maak één persoon verantwoordelijk voor de opzet en het onderhoud van de gezamenlijke informatiebronnen. De rest van het team kan hem of haar af en toe van feedback voorzien.
– Leg verder alleen archieven aan waarvan u de indeling in dertig seconden aan anderen kunt uitleggen.
– Gebruik ten slotte voor elektronische archieven een slim programma om zoveel mogelijk informatie te indexeren.
Klik hier om het boek te bestellen.
Benieuwd hoe u dit in uw privéleven kunt toepassen? Klik dan hier verder naar het artikel ‘Nooit meer informatie missen'.
