Door zijn technische achtergrond is Joseph Welan (35) ijzersterk in het analyseren en oplossen van problemen. In zijn functie als custumor support npi manager bij ASML heeft hij echter ook ándere kwaliteiten nodig. Directeur van Orga Advies Diddo van Zand (50) helpt hem bij zijn leerproces.
Van Zand: "Sinds wanneer heb je deze functie?"
Whelan: "Sinds begin 2008. Mijn achtergrond is technisch, op een gegeven moment werd ik gevraagd voor een leidinggevende functie. Problemen oplossen heb ik altijd leuk gevonden, zo ook organisatorische problemen. Op dit moment stuur ik een groep mensen aan met zeer veel ervaring. Ik moet ze naar een volgend plan brengen en alle ervaring laten delen met anderen, maar ik weet niet hoe. Er zijn een paar problemen die ik wil aanpakken. De projectleiders die ik aanstuur hebben enorm veel kennis, maar hebben die nooit gedeeld. Veranderingen in de aanpak worden niet altijd goed opgepakt. Daarnaast wil ik met de afdeling meer invloed krijgen op de rest van het bedrijf."
Van Zand: "Wat zie je als je krachten?"
Whelan: "Ik ben goed in het opdelen en analyseren van problemen. Ik probeer alles als een probleem te zien dat moet worden opgelost. Het team zal dan de oplossing gaan uitvoeren. Ik wil leren hoe ik dat effectiever kan begeleiden. Mijn visie wordt niet altijd gedeeld door de groep, ik zou mijn oplossingen graag willen aanpassen aan hun standpunten en andersom."
Van Zand: "Je hebt het over 'mijn' oplossing, maar het gaat om dé oplossing. Je moet je eigen kracht hier alleen gebruiken om de kracht van anderen tot hun recht te laten komen. Dat doe je door het niet zelf uit te leggen, maar door het hen uit te laten leggen."
Whelan: "Ik moet dus meer vragen, in plaats van met antwoorden komen? Dat is lastig met zoveel mensen in één ruimte. Ik heb brainstorms georganiseerd en die waren zeer waardevol, maar vreten ook energie. De tweede keer ging het beter, toen heb ik verschillende teams de opdracht gegeven de bedachte ideeën verder te ontwikkelen."
Van Zand: "Toen gaf je anderen de ruimte, daarom was het effectiever. Je moet de denkprocessen faciliteren, en niet zelf het denkwerk doen. Je kunt de baas spelen en alles zelf doen, maar dan verlies je alle ervaring en talent die in je groep zit. Je bent een snelle denker en denkt al snel: waarom hebben ze de oplossing nog niet? Het zal lastig voor je zijn om terughoudend te blijven. Blik eerst eens terug, vraag hen zelf wat helpt hun prestaties te verbeteren. Teams hebben bepaalde kwaliteiten, als manager moet je je mensen de kans geven hun krachten te gebruiken. Dus moet je niet alleen weten hoe ze hun werk doen, maar ook wat ze trots maakt, wat ze leuk vinden, wat er goed is gegaan en wat niet. Is de groep projectleiders een team, of werken ze meer als individuen?"
Whelan: "Meer dat laatste. Ze hebben allemaal dezelfde taken en werken soms samen, maar er zijn geen projecten waarbij iedereen samenwerkt. Eens per week komen we een uur samen. Ze hebben veel met elkaar gemeen, maar de organisatie is op zo'n manier gestructureerd dat ze geen gedeelde taken hebben."
Van Zand: "Je zoekt dus naar teamoplossingen. Dan helpt het als je een teamresultaat hebt, waar je naartoe kan werken. Voetbalteams hebben bijvoorbeeld een scorebord, dat voor het hele team geldt. Zoiets heb jij niet, terwijl je daar wél een teamgevoel mee kan creëren. Mensen voelen zich meer verantwoordelijk voor het team en het totale resultaat als er een teamdoel is. Dan krijg je gedeelde uitdagingen, die ook daadwerkelijk zichtbaar zijn."
Welan: "Hier heb ik wel enkele ideeën over, maar hoe ik dit moet uitvoeren kan ik mooi aan het team zelf vragen, aangezien meer vragen stellen ook iets is wat ik moet leren…"
Van Zand: "En om dan nog even door te gaan op het voetbalteam: ben je meer een voetbalcoach, of meer een atletiekcoach? Dat laatste, inderdaad. Een voetbalcoach gaat anders te werk, die richt zich meer op het team terwijl atletiek meer individueel gericht is. Maar zelfs dan nog worden successen, zoals winst op de Olympische Spelen, samen gevierd. Dat is ook een goede tip voor jou en je team: vier successen om de groepsband te krijgen. Zo kun je individuen tóch met elkaar binden. En als dat lukt, zijn de genoemde problemen ook makkelijker te overwinnen."
