Geen mail, hoe zou dat zijn? U kunt het ervaren tijdens de aanstaande Nationale E-mailloze Vrijdag. Maar hoe komt u voorgoed van de tijdrovende mail af?
Deze laatste vrijdag van november vindt voor de tweede maal in Nederland de Nationale E-mailloze Vrijdag plaats. Het initiatief komt van de Belg Gunnar Michielssen. En hoewel de Belg terdege beseft dat één dag in het jaar niet mailen bij lange na niet voldoende is om de emailcultuur te veranderen, helpen alle kleine beetjes.
Productiever
Hoe meer mensen komende vrijdag geen mail de deur uit doen, hoe harder u kunt werken. Want uit onderzoek van Stanford University blijkt dat werknemers in het bedrijfsleven gemiddeld meer dan 40 procent van de dag bezig zijn met het schrijven en lezen van mails, zo'n tweehonderd in totaal. In plaats van een mailtje te sturen, had men (intern) ook even naar de overkant van de gang kunnen lopen, even kunnen bellen, of gewoon een ouderwetse brief kunnen versturen.
Fruitmachine
Iedereen ergert zich aan de overvloed van mail die ze krijgen, maar zelf mailt de gemiddelde werknemer er ook lusteloos op los. Dat moet anders, bedacht John Freeman en schreef het boek ‘De terreur van e-mail'. Het beschrijft de geschiedenis van de communicatie en zit vol grappige details. Wist u bijvoorbeeld dat e-mail even verslavend is als een fruitmachine? Om de kans op een prijs (geld/ mail) te vergroten, drukt u zo vaak mogelijk op de ontvangstbutton waar een gokverslaafde aan de arm van zijn machine blijft trekken. En heeft u ooit geweten dat de mails van Nigerianen die u een erfenis van verre verwanten beloven, niet origineel zijn? In 1887 stuurden twee Britten vanuit New York al soortgelijke mailings per post. Sowieso beleefde de zwendelarij in die tijd al zijn hoogtijdagen.
Oplossing
Voor eenieder die iedere dag wel een overzichtelijke e-mailbox wil hebben, heeft Freeman in zijn boek een aantal adviezen opgenomen.
1. Niet verzenden
E-mail leidt tot meer e-mail. Door één moment per dag uit die tredmolen te stappen, loopt uw e-mailverkeer al terug. Geen mails versturen (in de praktijk komt dat neer op minder mails) is misschien moeilijk op het werk, maar uw collega's zullen u dankbaar zijn. Bedenk daarom telkens voordat u een bericht verstuurt of het echt nodig is en tot welke verwachtingen het leidt.
2. Check geen mail bij het opstaan of naar bed gaan
Hierdoor verstevigt u de grens tussen werk en privéleven. Wilt u toch op ‘abnormale' tijden mailen, maak dan een concept van het bericht en verstuur dat pas tijdens kantooruren. Zo wekt u niet de indruk aan uw werknemers dat u verlangt dat zij ook continu hun mail checken.
3. Check twee keer per dag
Zodoende bepaalt u daadwerkelijk zelf hoe u de dag invult. U wordt immers niet meer voortdurend afgeleid. Daarnaast stuurt u helderdere mails omdat u er op dat moment gericht mee bezig bent.
4. Houd een schriftelijk takenlijstje bij waar ook e-mail op staat
Een handgeschreven takenlijst voorkomt dat u alsnog regelmatig op het scherm moet kijken.
5. Schrijf goede mails
Gebruik de voordelen van een mail ten opzichte van een brief, zoals de onderwerpregel. En indien u geen reactie wenst, kunt u de mail eindigen met ‘einde bericht' of ‘geen reactie nodig'.
6. Lees de hele binnenkomende mail voordat u reageert
Dit lijkt logisch, maar veel mails worden verstuurd zonder dat de schrijver het bericht waarop hij reageert goed heeft gelezen.
7. Bespreek geen gecompliceerde of gevoelige zaken via e-mail
Mails die verkeerd worden begrepen, zorgen al snel voor gekwetste gevoelens wat veel problemen kan geven. Voorkom ‘oorlog' via de mail door lastige en gevoelige zaken persoonlijk of via de telefoon te bespreken.
8. Als u als groep via e-mail moet samenwerken, probeer elkaar dan ook een keer in levenden lijve te ontmoeten
De uren die worden bespaard door geen brandjes te blussen, te bemiddelen bij ruzies en het rechtzetten van misverstanden, kunnen worden besteed aan het project zelf.
9. Zorg dat er aan uw bureau iets anders gedaan word dan e-mailen
Veel taken gaan een stuk beter als de mensen die ze uitvoeren het scherm soms links laten liggen en zich volledig op hun taak concentreren.
10. Rooster dagelijks beeldschermvrije tijd in
Besef u dat we niet zijn geboren om te mailen, downloaden en online te gamen. Overweeg eens om een avond anders door te brengen dan achter de computer te zitten. En als u het echt dapper wilt aanpakken, sluit u alle beeldschermen 's avonds af. Inclusief uw mobiel en televisie.
