Google kraakte de code achter het ideale team: communicatie en empathie. Met deze 6 oefeningen komen teams tot een betere samenwerking.
Mark Beekman, auteur van dit artikel, is Marketing en Salesdirecteur van Graydon.
Onderzoekers van Google wisten na een lange research-queeste het geheim te achterhalen van goed presterende teams. Niet de samenstelling, maar wel ‘psychological safety’, een gevoel van vrijheid en veiligheid binnen een groep, blijkt de heilige graal van een vruchtbare samenwerking.
De conclusie van de onderzoekers is voor mij een belangrijke bevestiging. Zelf investeer ik binnen mijn teams heel bewust in oefeningen die een gevoel van gelijkwaardigheid stimuleren (A) en zorgen dat de teamleden elkaar goed kennen (B). De resultaten zijn indrukwekkend: werknemers nemen meer werk van elkaar over, onderliggende problemen worden sneller uitgesproken en iedereen haalt meer plezier uit zijn werk.
Ad A. Stimuleren van gelijke spreektijd
#1. Timeboxing
Organiseer een keer per week een vergadering met het volledige team, met een afgelijnde structuur én timing. Elk teamlid zegt bijvoorbeeld wat hij of zij de afgelopen week heeft gedaan waar hij of zij trots op is (a), met wat hij of zij deze week aan de slag gaat (b) en wat daarbij de belangrijkste struikelblokken zijn (c). Het is belangrijk dat iedereen maximaal drie minuten spreekt én de drie onderdelen benoemt. Wil je over een onderwerp meer praten, doe dit dan in een ander gesprek. Omdat iedereen evenveel aan het woord komt, wordt er naar iedereen geluisterd en voelen alle teamleden zich betrokken. De afgelijnde structuur creëert focus: Jullie wisselen op korte tijd veel kostbare informatie uit en het hele team is goed op de hoogte van wat er speelt.
#2. Gedeelde verantwoordelijkheid
Bij Graydon ben ik verantwoordelijk voor een team van vijf managers. In plaats van de afdelingsoverstijgende thema’s als margin management, klantgerichtheid, organisatie & cultuur, salesmethodiek en thought leadership op mij te nemen, heb ik deze thema’s verdeeld onder de managers. Iedereen is verantwoordelijk voor één onderdeel. Een keer per maand komen we samen om de vorderingen te bespreken. Op deze manier heb ik de hiërarchie in het team weggenomen: de managers sturen zichzelf en zijn elkaars gelijken. Meer zelfs, ze sturen op deze manier ook mij aan. Dit is even wennen, maar het bevordert het samenhorigheidsgevoel. Zo zijn we, door de sterke verwevenheid van de thema’s, aangewezen op elkaar.
#3. Gestructureerde feedback
Feedback is iets zeer kostbaar, maar in de praktijk verloopt het feedbackproces niet altijd gemakkelijk. Sommige teamleden durven bepaalde zaken niet uitspreken, terwijl anderen dan weer té uitvoerig aan het woord komen. Ook feedback ontvangen ligt vaak moeilijk: voor sommige teamleden kan het aanvoelen als een persoonlijke aanval. Door feedback in een vaste vorm te gieten, kan je deze uitdagingen gemakkelijk tackelen. Een van mijn favoriete methodes is de 4G-formule:
- Ik zie dit gedrag.
- Dit gedrag heeft deze gevolgen.
- Bij deze gevolgen heb ik dit gevoel.
- Dit is het gewenste gedrag dat ik zou willen zien.
Door feedback steeds op deze manier te formuleren, verschuift de focus van wie de feedback geeft of ontvangt naar de inhoud van de feedback. Dit maakt het gemakkelijker om bepaalde opmerkingen uit te spreken en te aanvaarden.
Ad B. Leer elkaar écht kennen
#4. Tell me who you are
Het is niet omdat je al lang samenwerkt met iemand, dat je die persoon ook daadwerkelijk kent. Veel gesprekken blijven steken bij dezelfde oppervlakkige thema’s. Met deze oefening leer je jouw teamleden op een andere manier kennen, waardoor je hen beter leert begrijpen en bijgevolg beter kan inspelen op hun talenten. Persoon A stelt de vraag ‘tell me who you are’. Persoon B tracht daarop 5 minuten lang over zichzelf te vertellen. Valt hij of zij stil, dan stelt persoon A de vraag gewoon opnieuw. Vervolgens worden de rollen omgedraaid. Doe deze oefening minstens twee keer na elkaar. Je zult merken dat je snel uitgepraat bent over oppervlakkige weetjes en feitjes, waardoor je verplicht wordt om echte persoonlijke zaken over jezelf prijs te geven.
#5. De grafrede
Dit is een ideale oefening om te organiseren op een teambuilding. Elk teamlid moet zijn eigen grafrede opstellen. Het gaat erom dat de teamleden uitspreken wat ze graag willen dat mensen over hen zouden zeggen op hun begrafenis. Toegegeven, het klinkt een tikkeltje luguber. Maar deze ‘grafrede’ is niets minder dan een persoonlijke mission statement: waar wil jij als persoon voor staan? Waar haal jij energie uit? Door deze zaken uit te spreken, leer je elkaars krachten en talenten kennen, waarna je ze ook beter kan benutten.
#6. Storytelling
Als 15-jarige ging ik ooit solliciteren in een populaire kroeg. Omdat ik niet helemaal op mijn gemak was, vroeg ik aan een vriend om mee te gaan. Toen we de bar binnenliepen, vroeg de baas me in het bijzijn van alle klanten: ‘Durfde je niet alleen komen, misschien?’ Het was een heel beschamend moment, dat me geleerd heeft dat het zwak overkomt om je te verstoppen achter anderen. Als ik vandaag een probleem heb met iemand of een moeilijke boodschap moet overbrengen, recht ik mijn rug en stap ik zélf op die persoon af.
Als ik vandaag een probleem heb met iemand of een moeilijke boodschap moet overbrengen, recht ik mijn rug en stap ik zélf op die persoon af."
We hebben allemaal zulke beslissende momenten in ons verleden die ons op een of andere manier hebben gevormd. Door zo’n moment te delen in groep, leer je veel over elkaars drijfveren. Vraag je teamleden elk om beurt een beslissende gebeurtenis uit hun jeugd te vertellen, toe lichten welke les ze eruit getrokken hebben en hoe die les vandaag relevant kan zijn voor de groep.
Afbeelding: Dashmote
