Het functioneringsgesprek

Deze week moet De Vos er weer aan geloven; de jaarlijkse functioneringsgesprekken staan op stapel. De Vos houdt ervan de dingen informeel te regelen. Zijn afdeling is een gezellige puinhoop functioneringsgesprekken horen daar niet bij, vindt hij. Iemand past in het team of niet, luidt zijn filosofie, en daar kom je snel genoeg achter.

 

Deze maandagochtend staan er niettemin twee gesprekken op de agenda. Christel Kroon staat als eerste geboekt. Zij is productmanager Olive Oil en De Vos mag haar niet. Ze is een paar jaar ouder dan hij en goed in haar werk, maar in De Vos’ ogen een onuitstaanbaar pietje precies. Kroon heeft hem een aantal keren op een akelig directe manier terechtgewezen en daar houdt De Vos niet van. Ze had wél gelijk, moest hij toegeven. Het was dan ook niet zozeer wát ze zei, maar de manier waarop die zijn nekharen overeind deed staan. Daarbij detoneert ze – evenals haar vier medewerkers – in zijn gezellige team. Bij de vrijmibo blinkt ze wekelijks uit door afwezigheid en als ze er dan wel eens is, bestelt ze Spa rood! Kortom: De Vos is haar liever kwijt dan rijk, maar omdat ze haar werk goed doet, ziet hij geen kans om van haar af te komen.

 

Daar komt ze binnen. De Vos steekt van wal. “Tijd voor de jaarlijkse babbel over je functioneren. Ik kan niet anders dan constateren dat je het goed gedaan hebt. Als een van de weinigen heb je omzetgroei bewerkstelligd. Volgens mij heeft de olie het dit jaar het best gedaan van alle producten. Hoe staat het er eigenlijk voor in je team? Zitten ze allemaal lekker in hun vel?” Kroon kijkt hem even aan en knikt dan. “Ja hoor. Ik heb afgelopen jaar echt werk gemaakt van hun performance; dat ze hun afspraken nakomen en dat vooral ook de bureaus leeg zijn. Ik geloof dat een geordende werkplek een weergave is van een geordend hoofd en ik moet zeggen dat ze dat bijna allemaal goed hebben opgepakt.” Ze vouwt haar armen over elkaar, tevreden. De Vos gruwt.

 

“Zeg Christel” – hij zucht eens diep – “wat zie jij eigenlijk als je volgende stap?” Ik heb het idee dat jij hier een beetje uitgegroeid bent. Wordt het niet eens tijd dat je een stap gaat maken en zelf ergens merkverantwoordelijk wordt?” Ze buigt zich naar voren. “Goed dat je dat zegt. Over een paar jaar zie ik me dat wel doen, maar ik zou graag nog minimaal een jaar bij Napoli willen blijven en wat we bij de olijfolie hebben gedaan in het hele team willen neerzetten.” Ze kijkt hem hoopvol aan. Maar De Vos krijgt het Spaans benauwd. Hier zat hij niet op te wachten. Wat denkt ze wel, dat ze zijn club kan overnemen of zo? Hij wordt kwaad, verheft zijn stem. “Kijk, dat jij je eigen mensen als een schoolmeesteres wenst te behandelen moet je zelf weten, maar in mijn productgroup werken we op mijn manier. Mijn mensen zijn heus allemaal volwassen genoeg om hun zaakjes te regelen, en of dat nou vanaf een leeg of een vol bureau is, dat kan mij persoonlijk niets schelen.” “Maar je ziet het toch in de resultaten,” probeert Kroon. Helaas, De Vos luistert niet meer. Nog harder: “Je probeert gewoon deze afdeling naar je toe te trekken. Maar weet je wat? Over mijn lijk!” Kroon kijkt beteuterd. “Misschien moet ik inderdaad die stap maar gaan maken,” prevelt ze en verlaat het kantoor.

Als functioneringsgesprek stelt dit gesprek niet zoveel voor. En dat komt doordat De Vos een hekel heeft aan Kroon. Hij voelt zich bedreigd door haar en haar zorgvuldigheid. Ze heeft hem al een paar keer terechtgewezen en dat heeft hij haar niet in dank afgenomen. De Vos gedijt in chaos; hij is een natuurlijke leider naar wie geluisterd wordt als het erop aan komt. Dat is voor hem voldoende. Dat zijn manier van werken ook nadelen heeft en zijn mensen bijvoorbeeld niet uitnodigt om zorgvuldig te werk te gaan, daar is hij zich niet van bewust. Zijn afdeling is zijn winkel en die runt hij op zijn manier.

Als De Vos zich verdiept had in het waarom van de goede resultaten van Kroon, dan had hij misschien ingezien dat haar gehamer op punctualiteit een manier van werken heeft opgeleverd die op de rest van zijn afdeling node mist. Kroon staat voor een niveau van integriteit dat het hele merk Napoli – en dus de resultaten – tegoed zou kunnen komen en biedt haar diensten nog aan ook! In plaats van te zien wat een dergelijke cultuuromslag zou kunnen betekenen, blijft De Vos steken in zijn afschuw van haar ‘Pietje-precies gedrag’. Deze vrouw is een bedreiging voor zijn ego en moet dus weg. Jammer, De Vos…

Veel managers hebben een hekel aan het functioneringsgesprek: weer iets op de to do-lijst. Het is ook een beetje een formeel gesprek, waarbij van de manager wordt verwacht dat hij of zij de ruimte creëert voor de medewerker om diens mond open te doen over wat hem/haar niet bevalt. De manager moet zich openstellen voor eventuele klachten aan zijn/haar adres en dat kan vervelend zijn. Anderzijds is het voor de manager de gelegenheid om eerlijk te zijn tegen diens medewerker; of deze functioneert naar tevredenheid en waaraan te werken. Ook die gelegenheid om eerlijk te zijn is voor veel managers lastig. In de praktijk betekent niet-functioneren vaak dat iemand weg moet en wel-fuctioneren dat hij/zij mag blijven. Daartussen zit weinig, want een (vaak onbewust) oordeel is snel (en makkelijk) gevormd. Het voeren van een open dialoog waarin plaats is voor nuance en aandacht voor iemands ontwikkeling, wordt dan ook vaak als lastig ervaren.

Tussen mensen gaat in de communicatie regelmatig van alles mis; zeker op een hectische werkplek. Een functioneringsgesprek is de gelegenheid om al die misverstanden, bezwaren en oordelen uit te spreken en van elkaar aan te horen. Zie het als een schoonmaak tussen u en uw medewerker; onderhoud aan een relatie die gekenmerkt wordt door wederzijds respect.

Het is een gelegenheid om loyaliteit te kweken. Door samen met uw medewerker een toekomstperspectief te creëren, maakt u de kans dat hij/zij zich voor langere tijd aan het bedrijf wil verbinden een stuk groter.

Het is een gelegenheid om uit te vinden hoe uw beleid en maatregelen (en uzelf) op de werkvloer ervaren worden. Nuttige feedback voor uw verdere plannen.

Met mensen met wie u af en toe serieus praat is het prettiger samenwerken. De dagelijkse hectiek speelt zich af in een context van ontwikkeling en overleg; fouten zijn mogelijk en worden niet weggemoffeld. Dat geeft een hoop rust.

In bedrijven waar het functioneringsgesprek gemeengoed is, bestaat als het goed is een standaard procedure voor de omgang ermee. Er zal een formulier voor zijn waarop de resultaten van het gesprek worden genoteerd, een pd (personeelsdossier) waarin deze formulieren worden opgeborgen en het zal in de algehele beleidsvoering zijn plaats hebben gevonden. Los daarvan is er over het ideale verloop van een functioneringsgesprek nog van alles te zeggen:

Minimaal één keer per jaar. Per half jaar kan ook, als u daar behoefte aan heeft., maar niet minder dan één keer per jaar.

*Duur

Eén tot anderhalf uur. Het kan korter, maar plan op minimaal één uur, zodat er tijd is voor issues die niet zo makkelijk opgelost kunnen worden.

Laat medewerker uiterlijk een week tevoren weten wanneer het gesprek gaat plaatsvinden.

Heeft u geen duidelijk zicht op uw medewerkers functioneren vraag advies aan derden binnen of buiten de organisatie. Doe dat discreet en tolereer geen roddel.

Neem aan het begin de agenda met te bespreken punten door.

Gebruik een functioneringsformulier. Het gebruik van een vast format werkt om helderheid bij uzelf te creëren en bij de vastlegging achteraf.

Heb uw onverdeelde aandacht bij uw medewerker en wees vóór hem of haar. Ga vantevoren bij uzelf na wat voor oordelen u over deze persoon gevormd hebt en wees bereid die op te geven, desnoods door ze te uiten.

Als u iets op uw lever heeft, zeg dat dan. Als u iets wat uw medewerker gedaan heeft slecht vindt, zeg dat dan ook. Zeg het duidelijk en breng het niet als De Waarheid, maar als uw ervaring. Zorg dat u aankomt, maar ook dat uw medewerker achterblijft met een mogelijkheid om er iets aan te doen. Bedenk: zoete broodjes bakken maakt geen verschil.

Naar het afgelopen jaar; niet naar de afgelopen paar weken.

*Stimuleer uw medewerker bij alles waar hij/zij mee zit om zelf met oplossingen te komen.

Vat regelmatig samen om zeker te weten dat u allebei nog over hetzelfde praat en kom tot duidelijke, simpele actiepunten.

Leg resultaten en gemaakte afspraken kort en bondig vast. Spreek ook af wanneer acties voltooid gaan zijn.

 

Het kenniscentrum van de grafische branche heeft alle informatie die u nodig heeft voor het voeren van een effectief functioneringsgesprek. Inclusief to do-lijstje en voorgedrukt functioneringsformulier.

 

De zakenportaal van Elsevier heeft een dossier over alles, dus ook het functioneringsgesprek.

 

Onder 'Werk en Geld’ vindt u hier een sectie waarin het functioneringsgesprek wordt uiteengezet voor de werknemer.

 

Leren.nl heeft een complete minicursus ter beschikking.