"Veel organisaties zijn slachtoffer van het '10-5-7-effect' maar voeren geen adequaat workload management om de gevolgen tegen te gaan", stelt Nico Laan, directeur van Calco-IT.
Normaal gesproken is er werk voor tien mensen. Door bijvoorbeeld de economische crisis daalt het werk op een gegeven moment. Feitelijk zijn vijf werknemers voldoende om het werk te verrichten. Maar omdat goede ict-krachten schaars zijn, blijven alle tien de medewerkers in dienst. Ze krijgen activiteiten die niets van doen hebben met hun normale takenpakket. Als vervolgens de hoeveelheid werk weer stijgt, treedt het '10-5-7-effect' op. Dan blijkt dat het team van tien man nog maar het werk van zeven personen kan doen. Ze halen hun oorspronkelijke productiecapaciteit niet meer.
Permanent gestegen
Om al het werk toch gedaan te krijgen worden nieuwe medewerkers of externe krachten aangenomen. Volgens Laan doet dit effect zich met name voor op ict-afdelingen van veel organisaties. Uit cijfers blijkt dan ook dat de omvang van ict-afdelingen gedurende de afgelopen decennia permanent is gestegen. Een stijging die niet is te verklaren uit toegenomen IT-noden.
Verwende werknemers
De gevolgen van het 10-5-7-effect zijn tweeledig. "Een bekend effect is dat projecten uitlopen. De geplande oplevering schuift keer op keer vooruit. Een ander effect is dat de kosten van het project sterk stijgen, omdat er veel meer capaciteit wordt ingehuurd dan gepland was", aldus Laan. "Wij signaleren dit 10-5-7-effect al langere tijd. Ooit dachten we dat dit aan verwende werknemers ligt, maar dat is niet het geval. Het heeft te maken met inadequaat workload management."
Ervaring kwijtraken
Het onderwerp workload management is een taboe binnen het managementvak, zegt Laan. "IT-managers geven natuurlijk liever niet publiekelijk toe dat ze de hoeveelheid werk niet goed managen. Maar als je ze persoonlijk spreekt, dan hoor je vaak dat ze mensen vasthouden ook al is er niets of maar weinig te doen, bang om ervaring of kennis kwijt te raken die ze later nodig hebben. Maar hoe ze moeten voorkomen dat de productiviteit in elkaar stort, weten ze niet. Dat is precies wat je met workload management ondervangt."
Pieken en dalen
Dit najaar wil Calco-IT in een serie workshops haar ervaring met workload management delen met klanten. "Dat er pieken en dalen zijn in IT-werk is heel normaal", stelt Laan. "De kunst is om te bepalen wat de juiste capaciteit is én om adequaat om te gaan met dalen in het aanbod. In de cursus staan we stil bij de signalen en bij de mogelijke oplossingen en hoe je die kunt implementeren."
