NTNT doet niet deftig, ingewikkeld of duur. De Haagse automatiseerder meent dat bedrijven zich niet suf moeten kopen aan nieuwe systemen. Leer eerst maar eens effectief gebruik te maken van bestáánde software.
“Het verwerken van een verlofaanvraag vergt gemiddeld een half uur, een salariswijziging ook zoiets. De briefjes gaan door een aantal handen. Dat is onnodig.” Leo Buytelaar, informaticus en MBA'er, stond als financieel directeur aan de wieg van een groot deel van de workflow-software die NTNT nu aanbiedt. Workflow is, simpel gezegd, het onderhanden papierwerk: informatie die van hand tot hand wordt vermeerderd, wordt opgeslagen, wachtend op een volgend mutatie. Zo heb je een papierstroom voor inkoop, voor marketing, voor ziekteverzuim; bij een gemiddeld bedrijf al snel een stuk of dertig.
Buytelaar ging ze, komend van Exact na de beursgang aldaar, in 1999 bij NTNT invoeren.
Tot een klant er voor de urenregistratie van IT'ers die het van NTNT had gehuurd, mee te maken kreeg en ze ook wilde gebruiken. Dat was het begin van een nieuwe markt.
En die was ook nodig. NTNT is in 1997 opgericht om van de opkomende uurtje-factuurtje markt te profiteren. Windows NT van Microsoft bokste nog tegen de hegemonie op van Unix in netwerkbesturing, maar Jan Zoetjes, toen werkzaam bij Randstad, voorzag een snelle groei in NT-specialismen. Daar kon hij met het breed georiënteerde Randstad geen antwoord op geven. Met Robert Smith, die eerder andere IT-bedrijven zoals Install Data en Infotheek mede had opgericht, begon hij met detachering voor de NT-markt. Het was een schot in de roos: in hun Windows NT-niche werden ze dominant, wat resulteerde in de huidige vijfhonderd personeelsleden. Daar kan geen dotcom tegenop.
“Maar al begin 2000 voorzag Smith, op grond van zijn ervaringen in voorgaande decennia, dat er een teruggang kon komen waarbij NTNT door zijn eenzijdigheid te kwetsbaar zou zijn. Toen hebben we het meer gezocht in projecten. De invoering van workflow-systemen vormt nu de kern,” vertelt Buytelaar.
Zachte dwang
De software om de formulieren elektronisch van scherm naar scherm te laten gaan, kost vrijwel niets, want het werkt met bestaande Microsoft-programma's als Word, Internet Explorer en Outlook. De werking is verbluffend simpel. Iedereen krijgt autorisatie voor de workflows binnen het bedrijf waar hij aan mag komen om te verwerken. Medewerkers kijken drie keer per dag hun workflow na, zoals ze dat bij andere bedrijven met e-mail doen.
“We verdienen het meest aan onze specialisten die we inzetten bij de implementatie van systemen,” vertelt Buytelaar. “Bij aanvang doen we een kosten-batenanalyse. En cruciaal is dat het project de eerste weken aanslaat. Daarvoor is bij de klant een interne campagne nodig. We leiden mensen op, stimuleren mensen op sleutelposten extra om de toepassing te gaan gebruiken.”
Maar NTNT zelf bestaat uit mensen die een computer van binnen en van buiten kennen. Bij klanten verloopt de acceptatie trager? Buytelaar: “Ja, maar je moet ook zachte dwang toepassen. Eerst kunnen medewerkers droog trainen, maar na de invoering moet je de mogelijkheden om via papier te werken, wegnemen. Niet te drastisch, maar bij een schriftelijk verzoek de medewerker met een vriendelijk briefje naar de workflow-applicatie verwijzen.”
Wil dat zeggen dat het gebruik van papier volledig wordt uitgebannen? “Nee, we hebben het over formaliteiten; faxen, korte telefoontjes, e-mails die weer opnieuw moeten worden verwerkt. Maar we verbieden het gebruik van papier niet. Zo verzenden we de bevestiging van een salarisverhoging of een promotie nog keurig per brief naar de betrokken werknemer, omdat hij dat soort berichten nog graag in handen krijgt.”
Ook hoort volgens NTNT de automatisering van de formele communicatie, waar schuiten met geld aan uren te verdienen zijn, gepaard te gaan met intensief personeelsbeleid. NTNT heeft in alle vestigingen een 'huiskamer' met tv en bar voor informele ontmoetingen die daar ook wekelijks worden georganiseerd. Voor stress en al dan niet daaraan verbonden fysieke ongemakken heeft het bedrijf een Welzijnsraad. Die kan verwijzen naar een psychotherapeut, arts of fysiotherapeut waarmee NTNT contracten heeft voor een aantal uren per jaar. Regelmatige uitstapjes completeren het beeld van een goed werkklimaat.
Bovendien is er een levendig, actief onderhouden intranet. NTNT ontwikkelt daarop applicaties om kennis te delen. Buytelaar: “Dat is zo ontzettend belangrijk, daar zetten we de beste programmeurs en analisten op. We passen het eerst zelf toe, vervolgens brengen we het op de markt.”
Studieschuld
De spil, zegt Buytelaar, vormt het eigen opleidingscentrum: “Daar stoppen we veel in. We stimuleren niet alleen verdieping op een vakgebied, maar ook verbreding met bijvoorbeeld marketing. Medewerkers krijgen punten voor behaalde certificaten. Dat nemen we mee bij de beoordeling, net als de kennis die ze delen op het intranet.”
Regionaal bekend werd NTNT met de ondernemersprijs Haaglanden 2001, en nationaal even met de invoering van het principe dat 5 procent van de omzet naar goede doelen gaat, in natura. Dus NTNT is zowel intern als extern lekker sociaal bezig, maar betaalt de klant dit hobbyisme niet? Buytelaar: “Een gemiddelde NT-consultant bij een bedrijf als CMG kost al gauw 250 gulden, bij ons 125 gulden. Het tarief voor onze topspecialisten staat op 225 gulden. Dat zijn jongens die ook maar ongeveer drie dagen declarabel zijn, want de rest van de tijd zijn ze in opleiding.”
Die strijd om personeel was een reden te meer voor het sociaal beleid zoals hierboven beschreven. En de studie is niet alleen goed voor het personeel, maar ook voor NTNT omdat medewerkers een studieschuld opbouwen die ze moeten terugbetalen bij verandering van baan. Buytelaar: “Je wilt niet een investering direct zien wegvloeien.”
NTNT groeit naar zevenhonderd man over twee jaar, weet Buytelaar nu al. Voorbarig in het licht van de dreigende recessie? “Het werk neemt toe, maar we moeten er harder voor knokken. Tot voor kort konden IT-bedrijven achterovergeleund bij de fax op opdrachten gaan zitten wachten. Die tijd is voorbij.”
Onlangs werd NTNT overgenomen door het Franse Sylis. Dat zal wel het einde betekenen van de eenvoud. Buytelaar: “Nee, ze neigen eerder naar ons systeem: lage kosten en een hoog volume bij gelijkblijvende overhead via de optimale toepassing van workflow: liever 100 keer 1 gulden bij klanten die je terug willen dan 1 keer 100 gulden bij een klant die zuur kijkt van de factuur.”
Als dienst
De applicatie die NTNT ontwikkelde, is inmiddels ook via de application service provider (asp) Netfields te huur. Netfields werd opgericht door Niels Veldhuisen, een voormalige Exact-directeur. Per gebruiker kost een abonnement 29 tot 69 euro per maand, afhankelijk van het aantal gebruikte programma's. Dat lijkt een fors bedrag, aangezien NTNT de pakketten voor eigen beheer bijna voor niets aanbiedt. Veldhuisen: “Het zit maar iets boven de kosten. We zijn dan wel een dotcom, maar anders dan een bedrijf als AnnaPa voelen wij niets voor gratis. Bovendien betaal je bij NTNT behalve voor de implementatie ook voor de hardware. Een Microsoft-server is niet goedkoop. Daarom neemt de belangstelling voor asp, na een aanvankelijke aarzeling, nu toe. Uiteindelijk zal het asp-model vaak voordeliger uitpakken dan zelf applicaties draaien.”
