Veel veranderprocessen overleven niet doordat ze aan de managementtafel zijn bedacht. Hoogste tijd dus om mensen op de werkvloer zelf te laten aangeven waar het beter kan.
Maar hoe werkt De Brown Paper Methode? In vier stappen:
1. Word je bewust van de pijn
Vraag iedereen waar in het proces het beter kan. No pain, no change, no gain. Creëer in deze fase maximale bewustwording onder alle medewerkers. Teken het bedrijfsproces gedetailleerd uit, kijk daarbij goed waarover gerapporteerd moet worden en ook vooral: waarover niet. Wacht met het bedenken van ‘deeloplossingen': ga pas over naar fase 2 als het hele proces in kaart is gebracht.
2. Creëer een nieuwe werkelijkheid
Ontwerp het ultieme proces op basis van de aanwezige systemen. Breng helder in kaart waarover gerapporteerd en vergaderd moet worden. Definieer de gewenste stuurgetallen, een stuk of vijf indicatoren om greep te houden op het proces.
3. Maak een actieplanning in detail
Als er al een strategie is, wordt deze vaak niet vertaald naar hoe ze in de praktijk moet worden uitgevoerd, of sterker nog: of ze wel kan worden uitgevoerd. In deze fase is het belangrijk alle acties tijdens de implementatie van de verandering in detail in kaart te brengen en deze te communiceren naar alle medewerkers. Als algemene regel hier: hoe meer mensen van de plannen weten, hoe beter.
4. Implementeer
Na de mooie theoretische exercitie wordt het tijd voor de praktijk: werken met het nieuwe proces. Belangrijk in deze fase is ‘kort op de bal te spelen': begin vergaderingen niet voor alle goede stuurinformatie er is, heb met al je mensen wekelijks 1-op-1-contact. Draai niet om de hete brij heen: spreek underperformers en ongemotiveerden in deze fase nadrukkelijk aan op hun gedrag.
Meer weten over de methode? Lees het artikel 'Verbeteren met pakpapier' in de eerste MT van 2010 (ook online te bekijken).
