‘Hier heb je een bult werk, zorg maar dat het afkomt. Succes.’ Psycholoog Lieke Bezemer begint te lachen: ‘Nee, ik chargeer natuurlijk. Maar dat is wel waar het op neer komt als je het hebt over efficiëntie. Dat er zoveel mogelijk wordt gedaan in zo weinig mogelijk tijd.’
Een grove misvatting, vervolgt ze. ‘Het is bewezen dat efficiëntie een dooddoener is als het gaat om werkgeluk.’ En laat dat nu juist zijn waar de arbeids- en organisatiepsycholoog zich met haar organisatie Happy Working Life hard voor maakt. Ze begeleidt werkgevers, HR-managers en werknemers. ‘Juist gelukkige medewerkers die doen wat bij ze past, leveren aantoonbaar betere resultaten. Ze zijn gezonder, gemotiveerder, innovatiever en meer betrokken dan minder gelukkige medewerkers.’
Zoveel mogelijk vinkjes zetten
Maar nog altijd hebben veel mensen efficiëntie hoog in het vaandel staan, merkt de psycholoog. Zelf overkomt het haar ook, bekent ze. ‘Juist als ik het te druk heb, ga ik ongemerkt op zo’n manier werken. Het zit ‘m erin dat je jezelf dan geen tijd gunt om even afstand te nemen, zodat je ziet wat er daadwerkelijk moet gebeuren.’
In plaats daarvan wordt het al snel een afwerken van to-do-lijstjes, zo veel mogelijk vinkjes zetten. Zodat je aan het eind van de dag alsnog met een enigszins voldaan gevoel huiswaarts keert.
Lege blokken inplannen
In hoeverre was die hang naar efficiëntie nou echt efficiënt? ‘Je dreigt al snel kopje onder te gaan in de hoeveelheid taken die je hebt liggen.’ De grote tip, volgens Bezemer, en ook een rap groeiende groep van andere experts: bouw lummeltijd in. ‘Creëer lege blokken in je agenda. Zorg dat je de tijd neemt om bij wijze van spreken met je voeten op je bureau achterover te kunnen leunen en de boel kunt beschouwen. Al is het maar een halfuur in de week.’
Op die manier kun je stilstaan bij de doelen die behaald moeten worden en wat daarvoor nodig is, legt ze uit. Dat is echt een heel andere insteek dan maar zo efficiënt mogelijk willen werken, aldus Bezemer. ‘Effectiviteit draait juist om de denkwijze: op welke manier kan ik eraan bijdragen deze doelen te behalen. Natuurlijk ook het liefst in zo min mogelijk tijd, maar dat is meer een bijzaak.’
Voorbeeldfunctie
Een groot onderdeel van effectiviteit draait ook om kijken naar waar je tevreden over bent, vervolgt de psycholoog. Efficiëntie lijkt al snel te gaan over wat niet goed is gegaan of wat helemaal niet is gedaan, terwijl zo’n negatieve aanpak heel demotiverend kan werken.
‘Als leidinggevende kun je daarin ook een goed voorbeeld zijn voor je medewerkers. Denk eens goed na over wanneer je wél tevreden naar huis gaat en wanneer niet. Dat draagt ook bij aan het creëren van realistische verwachtingen van jezelf en anderen. Focus dus meer op wat er behaald is en vier zelf, en met je team, de successen.’
Gelukkig ziet ze op de werkvloer, en ook in wat meer ambtelijke organisaties, langzaam een kentering komen. Steeds vaker beginnen mensen zich af te vragen of ze daadwerkelijk bij iedere meeting aanwezig moeten zijn, en of ze niet gewoon de notulen kunnen doorlezen of bijgepraat worden door een collega. Dat scheelt weer een uur. Een uur waarin je eens goed nadenken over wat er gedaan moet worden, en vooral: hoe.
