Geen producten in de winkelwagen.
Vergaderen. Heel wat managers beginnen er 's ochtends mee. Met een paar kleine aanpassingen maakt u van dat overleg weer een flitsend startschot van de werkdag.
Vergaderen kost niet alleen tijd, het vreet ook energie. Op de kantoorvloer wordt gemiddeld 15 tot 20 procent van de werktijd besteed aan deze activiteit. Veel managers zijn zelfs meer dan de helft van hun tijd bezig met één op één gesprekken en plenair overleg. Het recept is meestal hetzelfde. Van de tien mensen komen er doorgaans drie aan bod, terwijl de rest er onderuitgezakt en half afwezig bijzit. Twee ervaren managers vertellen hoe zij dat ingeroeste patroon doorbreken.
Weg met die stoelen
Communicatie-expert Robert Kroon werkte jarenlang als marketingmanager bij 7Up. Hij introduceerde er het fenomeen staand vergaderen. "Dat werkt verbluffend goed. Mensen blijven op die manier niet te lang aan het woord, anders gaat de rest boos kijken. Het heeft iets actiefs. Het achterover leunen en onderuitzakken is er niet meer bij. De vergadertijd bij 7Up werd meteen fors ingekort." Kroon probeerde het zelfde trucje later ook toe te passen toen hij werkzaam was op het standhuis in Den Haag. Tevergeefs. "Direct toen ik dat voorstelde, kwam er een ambtenaar naar me toe met een CAO-boekje. Staand werken, heette dit zogenaamd. En dat scheen niet te mogen."
Begin op tijd…
De grootste vergaderproblemen waar managers tegenaan lopen zijn ongeïnteresseerde collega's, saaie thematiek en een traag besluitvormingsproces. Desinteresse voorkomt u met het voorschotelen van de juiste informatie en een streng deurbeleid. Met andere woorden: nodig alleen collega's uit u echt nodig heeft en die iets aan het overleg hebben. Geef hen van tevoren een duidelijke agenda met de uitgangspunten van de geplande meeting. Begin op tijd. Altijd! Doet u dat niet, dan is de kans groot dat collega's standaard vijf tot tien minuten later dan afgesproken komen opdraven.
…En eindig op tijd
Bij de in Heerhugowaard gevestigde Klaver-Giant Groep komen iedere maandagmorgen negen salesmanagers bij elkaar. Van verkopers is bekend dat ze graag praten. Hoe houd je het kort en bondig? "Op zich is lang vergaderen niet erg, als de inhoud maar boeit", zegt John Vlaar, één van de BV-directeuren. "De voorzitter heeft de leiding en stroopt per bedrijf de agenda af. Elke salesmanager krijgt daarmee de kans om de successen en leads te bespreken. Anderen kunnen daar dan weer op reageren met tips en commentaar. Zo maak je er een kansenoverleg van. We spreken met zijn allen af dat we na twee uur stoppen."
Wisselen van voorzitter
Leiding geven is delegeren. Ook tijdens de vergadering. "Bij 7Up stelde ik elke week een voorzitter aan die de vergaderingen moest leiden", zegt Robert Kroon. "Zij moesten de agenda volgen en mensen interrumperen als die te lang van stof waren of van het onderwerp afdwaalden. Zo zorg je voor bewustwording en betrek je medewerkers actief bij het overleg."
Interactief
Om de aandacht scherp te houden kan het lonen om uw collega's iets te laten zien tijdens zo'n vergadering. Dat kan natuurlijk door een vel papier te overhandigen. Veel interessanter wordt het wanneer u de mogelijkheid heeft om naar een website te gaan of een paar digitale grafieken te laten zien. Rust u vergaderzaal daarom uit met ict-middelen. "Wij maken op ons kantoor gebruik van een SMARTboard. Dat is een interactief presentatiemiddel waarbij de aandacht gefocust blijft op de spreker en dus de inhoud", zegt Vlaar. "Daarmee houd je het actief en levendig. Zo heb je in ieder geval nooit meer het probleem dat je tijdens een overleg nog even naar de printer moet om een extra uitdraai te maken."
