Het delen van informatie in de keten is cruciaal om efficiënter te werken en kosten te besparen. Managementteams kunnen hierin leren van de jongere generatie.
In de huidige supply chains beschikken alle partijen over hun eigen informatie, databases en belangen en bewaken ie als een leeuw. Doodzonde, vindt Sicco Santema, hoogleraar B2B Marketing en Ketenmanagement aan de TU Delft, want dat staat optimalisatie en daarmee kostenefficiëntie in de supply chain in de weg.
Broninformatie
Om alle activiteiten in de keten optimaal te kunnen sturen, is eigenlijk alleen centraal beschikbare broninformatie nodig, stelt Santema. Hij trekt graag de vergelijking met het ticket van de luchtvaartpassagier of het patiëntendossier in een ziekenhuis: “Daarop staat alle informatie die noodzakelijk is voor de hele reis of behandeling en die is voor iedere betrokkene beschikbaar.”
Die vergelijking kun je prima doortrekken naar de zakenwereld, vindt hij. “De broninformatie is cruciaal. De leverancier van het product of de onderdelen ervan beschikt over de basisinformatie en deelt die met alle partijen die in de keten na hem komen. De klant hoeft niet meer van alles hoeft te controleren. Bovendien hoeven interne processen niet meer dubbel worden uitgevoerd.
Het delen van broninformatie met de hele keten is cruciaal.
Hij noemt het voorbeeld van een factuur. Daarop staat precies hetzelfde als op de order. Toch wordt eerst de order gestuurd, vervolgens het product geleverd en daarna volgt de factuur. "En zo zijn drie verschillende afdelingen bezig met het verwerken van al deze informatie, terwijl ik bij de track en trace van een bestelling precies kan zien welk product de klant besteld heeft en of het al betaald is.”
Visionaire bazen
Wat hier voor nodig is? "Een paar stekkers en de juiste mindset", stelt Santema. “We hebben visionaire bazen nodig die bereid zijn hun systemen open te stellen voor anderen die er beter in zijn zodat de hele keten er zijn voordeel mee kan doen."
Behalve efficiënter is het ook goedkoper als partijen informatie gaan delen. “Als twee bedrijven in de keten gaan samenwerken, gaan de kosten met 15 tot 20 procent omlaag. En dat gaat dan nog maar om twee partijen. Als je dat een aantal keer doet in een keten, zijn de besparingen significant. Bovendien loopt de doorlooptijd fors terug.”
Leer van de deelgeneratie
Santema vertelt dat die openheid voor zijn studenten een ‘no brainer’ is. “Zij snappen echt niet waarom iemand informatie voor zichzelf zou houden.” De deelgeneratie kan dan ook een belangrijke rol spelen bij de kostenreductie in de keten. Managementteams doen er daarom goed aan om studenten en net-afgestudeerden uit te nodigen in de boardroom zodat beide kanten van elkaar kunnen leren.
Google als grootste concurrent
Wie op zijn eigen informatie blijft zitten, zal uiteindelijk reuzen als Google als grootste concurrent op zijn weg vinden, stelt Santema: “Informatievoorziening en beschikbaarheid van informatie is cruciaal in ketenoptimalisatie en dat is precies waar Google, Amazon, Bol en Wehkamp goed in zijn. De zelfrijdende auto komt niet van een autofabrikant, maar van Google, omdat rijden op een grid informatievoorziening is. De grote concurrent van luchtvaartmaatschappijen is ook Google. Die weet waar mensen heen willen en zoeken daar vervolgens gewoon een transportmiddel bij.”
Voor studenten is het delen van informatie een 'no-brainer'
Kijk wat er gebeurt
Het is voor organisaties belangrijk om te bekijken hoe de informatie die er al is, optimaal benut kan worden. Santema adviseert managementteams dan ook om daarmee te experimenteren. “Kijk wat er gebeurt als je de informatie loslaat, als je start met het delen van de planning en klantprofielen met je leverancier. Kijk of hij bereid is om op procesniveau met jou mee te doen en bouw dat vervolgens stapje voor stapje uit. Dat levert beide partijen al snel een fikse kostenbesparing op.”
Dit artikel is onderdeel van het dossier 'Effectief ondernemen' op mt.nl. Dit dossier wordt mede mogelijk gemaakt door Ctac. Ctac combineert technologische expertise met diepgaande businesskennis van branches en bedrijfsprocessen
