De lessen van Bas zijn ook te luisteren in de podcast Reset van MT/Sprout. Abonneer gratis via Spotify of Apple Podcasts.
Afas-ceo Bas van der Veldt was gewend om te zien en horen hoe zijn 500 medewerkers reageren wanneer hij zijn maandelijkse update gaf. Het is behoorlijk wennen om dat nu op afstand te moeten doen, via een scherm. ‘Tijdens de eerste corona-updates had ik geen idee hoe het aankwam, dat was zo’n rare ervaring’, zegt hij in een webinar van MT/Sprout, dat donderdag werd uitgezonden vanaf het hoofdkantoor van Afas in Leusden.
Kijk hier het hele webinar terug
Maar de ceo vond al snel een nieuwe modus operandi. Twee keer per week spreekt hij de Afas-troepen digitaal toe. Hij laat zijn collega’s aan het woord over waar ze mee bezig zijn, maar ook waar ze mee worstelen.
Zijn belangrijkste tip voor het op afstand behouden van de bedrijfscultuur is: communiceer meer dan ooit. ‘Je moet zorgen voor creativiteit en het erin houden van de sfeer.’ Kijk hooguit een keer per dag naar het nieuws, raadt de bestuurder zijn 500 medewerkers collega’s aan. ‘Je kunt er toch niks mee, maar je kunt er wel angstig van worden.’
Voor de tweewekelijkse corona-update kruipt Van der Veldt nu thuis achter zijn laptop om zijn mensen toe te spreken. Ook cfo Arnold Mars schuift digitaal aan. Door gasten uit te nodigen – ‘Marinde’ van support of ‘Wim’ over de nieuwbouw van het nieuwe Afas-hoofdkantoor – is Van der Veldt nu wat minder tijd kwijt aan zijn updates.
Eenzaamheid voorkomen
De topman blijkt begaan met het lot van zijn veelal thuiszittende medewerkers, en ziet het voorkomen van eenzaamheid als een van zijn belangrijkste doelen. Zo stimuleert hij de dagelijkse spelletjesavonden die het personeel spontaan besloot te organiseren. ‘Gewoon dobbelen met een camera erbij – het moeten wel analoge spelletjes zijn.’
‘Hoelang dit nog duurt? Stel je in op oktober of november’
Eenzaamheid voorkom je ook door veel structuur te bieden, zegt hij, en door een luisterend oor te bieden als mensen ergens mee worstelen. ‘Ik was zelf kapot aan het einde van de eerste week, het was super intensief. Mede daarom doe ik mijn een-op-een-meetings nu lopend door het bos. Het is belangrijk om te blijven bewegen en gezond te eten.’
Het moeilijkste tot nu toe vindt de ceo dat hij medewerkers die naar kantoor willen komen moet teleurstellen. ‘Veel mensen willen graag het pand weer in, maar het blijkt ongelofelijk lastig om afstand te houden. Het werkt niet om bijvoorbeeld in shifts te werken.’
Wat de bestuurder zegt tegen medewerkers die hem vragen hoelang de huidige situatie nog duurt? ‘Stel je erop in dat het tot oktober of november kan duren, anders wordt je continu teleurgesteld.’
Prioriteitenlijst
Uiteindelijk komt Afas ‘veel krachtiger’ uit de crisis, vermoedt Van der Veldt. ‘We hebben in een paar weken dingen gedaan die we al jaren wilden doen. Zoals online cursussen. We ontvangen hier jaarlijks 13.000 cursisten, maar online cursussen stonden niet op de prioriteitenlijst. Door de crisis hebben we dat versneld gedaan.’
De digitalisering heeft ook impact op de talloze medewerkers die klanten nu op afstand moeten helpen. ‘Onze consultants zaten 90 procent van de tijd bij de klant, en reden daarvoor gemiddeld 33.000 kilometer per jaar. We waren al aan het stimuleren om dat meer op afstand te doen, maar we merkten dat consultants daar toch niet mee bezig waren. Nu raakt ieder eraan gewend om het op afstand te doen.’
Qua keukens, hospitality en schoonmaak mag het op het kantoor van Afas dan stil zijn (‘Het kantoor was nog nooit zo schoon’), er zijn ook medewerkers die het drukker hebben dan ooit. Voor die mensen werd een online ‘hulp-hub’ ingericht. Daar worden medewerkers in contact gebracht met een collega die kan meehelpen.
De ceo vertrouwt erop dat zijn medewerkers de discipline hebben om ook thuis resultaatgericht te werken. ‘Ik ben van de school “De meeste mensen deugen”’, verwijst Van der Veldt naar het gelijknamige boek van Rutger Bregman. Het gaat dus om vertrouwen, maar tegelijk zorgt de relatief platte structuur van Afas (met niet meer dan twee managementlagen) ervoor dat er altijd een manager is die precies weet wat er gebeurt. ‘Zodat je niet zo’n klein radertje bent bij wie het bij wijze van spreken niet opvalt als hij een half jaar niet komt opdagen.’
Tijd van investeren in plaats van bezuinigen
De crisis is eerder een tijd van investeren dan van bezuinigen, stelt Van der Veldt. ‘Voor bezuinigen is geen creativiteit nodig, voor investeren wel. Ik zeg niet dat je niet moet besparen, maar ik krijg meer energie van investeren. De telefoon staat bij ons roodgloeiend door bedrijven die nu wel ERP-software willen afnemen. Die denken, “laat ik deze periode pakken om te investeren, zodat ik de backoffice op orde heb zodra we weer aan de gang gaan”.’
‘Zorg dat je zelf een nette partij bent’
Afas spendeert jaarlijks 6,5 miljoen euro aan marketing, onder meer als sponsor van voetbalteam AZ, Circustheater Scheveningen en concertzaal Afas Live. Dat budget verdwijnt volgens de ceo niet door de crisis, ‘we zetten het alleen anders in’. ‘Er zijn bedrijven die zouden vragen om het geld terug te storten, maar dan maak je het voor partijen die het al zwaar hebben nog zwaarder. En we willen met deze partijen nog jaren door. Dus zorg dat je zelf een nette partij bent.’ Voor zijn jaarlijkse conferentie voor klanten en relaties (‘Afas Open’) werkt het bedrijf nu aan een online escaperoom, waarin klanten worden meegenomen door de software.
Op 15 december verwacht Afas een spiksplinternieuw hoofdkantoor in gebruik te nemen, inclusief een theater voor 850 toeschouwers. Hoe dat zal uitpakken is nog onzeker, erkent Van der Veldt. ‘Zodra we weer evenementen mogen doen, zullen we dat vol inzetten. Maar het zal nog wel even duren voordat dat weer kan. Ik vraag me bij dit soort dingen af: valt het binnen mijn cirkel van invloed? In dit geval is dat niet zo. Er zal uiteindelijk iemand anders zijn die een beslissing neemt en zegt waar we ons aan moeten houden.’
Kijk hier het hele webinar terug
Eerdere webinars
- Ben Tiggelaar: ‘Duidelijkheid geven, dat is nu je taak als leider’
- Patrick van der Pijl: ‘Deze tijd vraagt om een rebel mindset’
- Ineke Kooistra (YoungCapital): ‘Drie stappen achteruit, straks vier vooruit’
