Het bedrijfsleven verliest onnodig veel geld door foute facturen te sturen. Zeker met de economische crisis kunnen we het geld goed gebruiken. "Door een strak beleid voorkom je dat debiteuren helemaal niet meer betalen."
Er wordt in Nederland veel geld verloren door slecht debiteurenbeheer, stelt Michelle van der Stok, Hoofd Client Services bij IFN Finance. Een kwart van het MKB voert geen structureel beleid op dit gebied, zegt ze op basis van ervaringscijfers. Dat is zonde. Juist nu de economische crisis hoogtij viert.
Strak
"Als je er strak op zit, geef je debiteuren weinig ruimte om later of helemaal niet meer te betalen. Zo kunnen ze minder gratis leverancierskrediet genieten." Zeker debiteuren die in moeilijkheden verkeren, zullen volgens haar ten tijde van de economische malaise "alle ruimte pakken" om later of uiteindelijk helemaal niet te betalen. Door een strak beleid te voeren, voorkomt u dat u het nakijken heeft als een klant failliet gaat.
Cashflow
Een ander voordeel voor uw bedrijf is, dat u sneller over liquiditeiten kunt beschikken. "Hoe eerder je geld binnenkomt, hoe eerder je dat kunt uitgeven aan bijvoorbeeld nieuwe inkopen", licht Van der Stok toe. "Dat is beter voor de cashflow." Ze schetst de meest gemaakte fouten, die kunnen voorkomen dat debiteuren te laat of helemaal niet betalen.
Veelgemaakte fouten
– Factuur bij de levering bijsluiten: deze wordt meestal weggegooid
– Factuur naar het verkeerde adres gestuurd: verhuizing niet geregistreerd
– Vergeten het referentie- of ordernummer te vermelden: zeker bij overheden van belang
– Gegevens juiste contactpersoon ontbreken: levert vertraging op
– Ontbreken IBAN-nummer bij internationale debiteuren
– Slechte of onduidelijke vertaling voor internationale contacten
– Ontbreken van een direct telefoonnummer voor vragen over de factuur
– Geen verwijzing naar algemene leverings- en betalingsvoorwaarden
Als u een of meerdere van bovenstaande punten vergeet te vermelden, kan een factuur in een grote organisatie gaan "zwerven". Dat vertraagt het proces, omdat de factuur bijvoorbeeld via drie afdelingen pas bij uw contactpersoon aankomt. Of helemaal niet bij de juiste persoon aankomt, net zo min als uw geld.
Herinnering sturen
"Al deze punten dragen bij aan een snelle verwerking van facturen", concludeert Van der Stok. "Zorg ervoor dat je goed bijhoudt: heeft deze debiteur betaald? Zo niet, stuur dan een herinnering of bel, om zoveel mogelijk informatie te krijgen. Zo maak je de doorlooptijd korter." Dit geldt ook voor een eventueel dispuut met een debiteur. "Zorg dat je weet wat er aan de hand is en handel het af, zodat er toch betaald wordt. Geef ook aan: ‘als u nu niet betaalt, dan schakel ik een incassobureau in'. En doe dat vervolgens ook, zodat je serieus genomen wordt."
Goed controleren
Ook kunt u geld besparen als u de betaalde facturen achteraf goed controleert. Vraag u bijvoorbeeld af: is alles betaald? Is alles op tijd betaald? Klopt de opgegeven korting? Verder is het belangrijk dat er één bepaald persoon verantwoordelijk is voor het factureringsbeleid. Bijvoorbeeld u als manager of iemand die u benoemt. "Zo houd je overzicht en kun je intern makkelijker sturen."
Elektronisch
Zowel de Europese Commissie als Staatssecretaris De Jager van Financiën willen elektronisch facturen makkelijker maken. Van der Stok vindt dat bericht "voordelig". "Door het standaardiseren worden facturen beter en eenvoudiger verstuurd", denkt ze. Maar het is een illusie om te denken dat alle bovenstaande fouten dan als sneeuw voor de zon verdwijnen.
