Onderhandelen is een kunst. Door lessen te leren uit de geschiedenis kunt ook u betere resultaten halen. Negen van de mooiste anekdotes, en hun leerpunten. ‘Squeeze them, rip them and strip them.’
Batavieren en Romeinen
De eerste bekende onderhandelingen op Nederlandse bodem vonden plaats ergens in de huidige Betuwe. Op een regenachtige dag in het jaar 70 na Christus stonden hier een groep Batavieren en een groep Romeinen tegenover elkaar, zo meldt de Romeinse geschiedschrijver Tacitus, op het eind van zijn Historiae.
De Romeinse bevelhebber Cerialis en Julius Civilis, leider van de Bataafse Opstand, stonden daarbij elk op één kant van een kapotte brug over de rivier Nabalia. Die locatie is niet toevallig, stelt Willem Mastenbroek in zijn artikel Onderhandelen als emotiemanagement. “Om de kans op geweld uit te bannen is onderhandelen op bruggen, vanuit boten of vanaf de oevers van rivieren in Europa normaal tot in de 17de eeuw.”
Het is eigenlijk heel bijzonder, schrijft de VU-hoogleraar organisatiecultuur en communicatie, dat we tegenwoordig zonder geweld of vluchtgedrag conflicterende belangen bij kunnen leggen. “Met dit vermogen worden we in elk geval niet geboren.”
De eerste verhandeling in Europa over onderhandelen verschijnt in 1436 van de hand van Rosier, bisschop van Toulouse. Hij pleit ervoor dat men níet:
* voortdurend de tegenpartij probeert te tiranniseren
* de spot drijft met iemands religie
* zichzelf voortdurend op de borst klopt
* zijn woede de vrije loop laat.
Herkennen wij hier een bekende politicus, die bij recente kabinetsonderhandelingen nog een belangrijke rol speelde?
Speltip 1
Houd je emoties in bedwang. Kijk uit met confrontaties. Beheers je.
Do much better
Amerikaans onderhandelgoeroe Roger Dawson schreef in Power Negotiating for Salespeople onder meer de volgende onthullende lijstje instructies:
1. Never rush enthusiastically up to a salesman
2. Always react adversely to a first offer
3. Always ask for the impossible
En zo door, tot bijvoorbeeld nummer 7: be smart, act stupid. Een mooie anekdote bij regel 5 (Tell them they will need to do much better than that): Henry Kissinger, minister van Buitenlandse Zaken onder president Nixon, liet eens een hoge ambtenaar een rapport schrijven met aanbevelingen over de Vietnam-oorlog. Het werd een uitstekend en accuraat rapport. Kissinger liet het echter retourneren met maar één opmerking: 'You will have to do much better than that, HK. De ambtenaar werkte het rapport daarna tot in detail door, maar kereeg het opnieuw terug, met hetzelfde briefje. Weer ging hij aan de slag, en overhandigde tenslotte het rapport persoonlijk aan Kissinger. "Alstublieft, geeft u het niet weer terug", zei hi. "I simply can't do any better." "In that case", zeik Kissinger, "I'll read it."
Speltip 2
Durf, bij aanvrang, soms te overvragen
The Ol’ Man
KPN, destijds nog Koninklijke PTT Nederlandgeheten, zou op 5 maart 1990 voor 49 procent eigenaar worden van het Antilliaanse telecombedrijf Telem. Voorafgaand aan de feestelijke ondertekening van het contract, met een waarde van 17 miljoen dollar, zou de Nederlandse delegatie, bestaande uit onder meer KPN-baas Ben Verwaayen en minister Smit-Kroes, nog lunchen met Claude Wathey, op Sint Maarten liefkozend The Ol’ Man genoemd.
De legendarische en zeer invloedrijke voorganger van toenmalig minister van Verkeer en Communicatie Gumbs kwam daar evenwel niet opdagen.
Dat hij het niet vergeten was, bleek later die middag. “Om 4 uur kwam minister Gumbs bij me”, herinnert een Antilliaans telecommanager zich in het boek Internationalisation, Cooperation and Ethnicity in the Telecom Sector van organisatieantropoloog Alfons van Marrewijk. “Hij liet me een notitie zien die het hem verbood te tekenen.”
Op een gekreukt velletje papier stond een slordige krabbel waarmee Claude Wathey de power of attorney van Gumbs introk. De boodschap werd in allerijl overgebracht aan KPN-manager Van Moorsel, die juist de vulpen voor de ondertekening in gereedheid bracht.
Formeel hoefde Gumbs de missive van Whatley niet op te volgen, maar de jonge, zwarte minister vreesde voor zijn loopbaan. In een poging de deal te redden togen Ben Verwaayen en Smit-Kroes naar de Barefoot Terrace Bar, waar Wathey inmiddels tipsy was. The Ol’ Man noemde de transactie, waarover 6 maanden onderhandeld was, waardeloos en de condities absurd. Een ander buitenlands bedrijf bood 35 miljoen voor deelname in Telem, zei hij, en wilde de onderhandelingen heropenen. Het werd onaangenaam in de bar, Verwaayen verklaarde later zelfs fysiek te zijn bedreigd. Iets na vijven blies hij in het Maho Beach Hotel, waar de receptie al was begonnen, de deal helemaal af. De naam Sint Maarten bleef nog jaren taboe bij KPN en is dat voor Verwaayen eigenlijk nog steeds.
Speltip 3
Overzie het mandaat en de statuur van je gesprekspartner.
Griesmeelpudding met bessensap
Nog een buitenlands avontuur van Ben Verwaayen, ditmaal in het Verre Oosten, uit hetzelfde boek van Van Marrewijk. Begin jaren ’90 was KPN op overnamepad in Indonesië, iets wat daar gevoelig lag vanwege de koloniale geschiedenis.
Officials en regeringsfunctionarissen moesten dan ook worden gemasseerd. Zo ook Joop Ave, de minister van Post, Telecommunicatie en Toerisme en geen makkelijke onderhandelingspartner. In speeches refereerde hij vaak aan hoe klein Nederland was, en memoreerde hij meermalen het koloniale verleden. Totdat hij eens, middenin een in het Engels gehouden vergadering in het Nederlands tegen de KPN-ceo Azië zei: “Joh, weet je waar ik zin in heb als ik de volgende keer naar Nederland kom? In griesmeelpudding met bessensaus.”
Bij de volgende onderhandelfase zei Verwaayen: “Excellentie, ik moest van mijn vrouw iets voor u meenemen, mag ik het u geven?” Waarop de minister vroeg: “Wat is het?” “Griesmeelpudding met bessensap!”
Verwaayen had het meegenomen van thuis, in kant-en-klare verpakkingen. “Toen was de onmin voorbij”, herinnert de toenmalige ceo Azië zich, waarna KPN met relatief gemak 16 concurrenten wist te verslaan in de strijd om het Indonesische PT Telkom.
Speltip 4
Wees hard op inhoud, zacht op mensen.
We’re almost there
Paul Verweij is inkoopdirecteur van industrieel automatiseerder SPIE Nederland en voormalig topinkoper van Stork. Zijn reputatie als keihard onderhandelaar leverde hem al de bijnaam ‘de Slager van Oirschot’ op. Zijn techniek: squeeze them, rip them and strip them.
Verweij was in zijn Stork-tijd eens in onderhandeling met het Amerikaanse FMC Airport Systems over de aanschaf van 12 passenger boarding bridges (de slurven tussen gate en vliegtuig) door Chengdu International Airport. De boarding bridges moesten 11 miljoen euro kosten. De Amerikanen stuurden hun productiedirecteur naar Eindhoven voor de onderhandelingen.
De verkrijgbaarheid van zulke slurven is beperkt, wist Verweij. FMC was de enige partij die was goedgekeurd door de Chinese autoriteiten. “Maar dat wist de beste man zelf niet eens”, zegt Verweij. “Hij had het kunnen weten, als hij zich had voorbereid.” Verweij liet de FMC-man in de waan dat Chengdu Airport nog steeds met allerlei grote concurrenten aan het praten was.
De gesprekken begonnen met een sessie op dinsdag, van 11 tot 6, op het kantoor van Stork, in een ambiance van leder en comfort. “Je mellowt ze wat op,” zegt Verweij, voor wie sfeer een belangrijke component is in wat hij noemt het ‘onderhandelingsjiujitsu’. Hij betaalt – ongebruikelijk voor een inkoper – ook altijd de restaurantrekening. De verkoper, gewend zelf de rekening te betalen, voelt zich daar ongemakkelijk bij.
De FMC-directeur zou vrijdagochtend terugvliegen, hij moest om 5 uur op. Verweij plande een laatste sessie op donderdagavond. Om half 1 ’s nachts begon de FMC-onderhandelaar te protesteren. “We’re almost there”, bleef Verweij zeggen. “Just a check, don’t worry.”
De tegenpartij, zwetend, vermoeid, verslagen, gehaast om naar bed te gaan, tekende tegen tweeën alle documenten op de voorwaarden van Verweij.
Speltip 5
Wring ze uit, indien nodig. Gebruik tijd als je partner.
Op audiëntie
Paul Verweij zegt veel te hebben geleerd van Arthur Jacobs, een Fries van Joodse origine, op 57-jarige leeftijd overleden. Jacobs was onderhandelaar voor onder meer Nutreco, Nutricia en Friesche Vlag, een onverschrokken figuur van het soort dat bedrijven wel vaker inhuren voor onderhandelingen: eentje die net een streepje verder gaat dan de eigen mensen, die zo een schoon blazoen houden.
Jacobs was in de running voor een grote opdracht bij het Ministerie van Defensie, het ging over professionalisering van de inkooporganisatie. De concurrentie was groot: Berenschot en andere grote adviesbureaus dongen mee naar de klus. Jacobs was alleen. Op audiëntie bij de secretaris-generaal nam hij Paul Verweij mee, die hij voorstelde als ‘onafhankelijk deskundige’. Verweij prees de plannen van Jacobs in superlatieven, de secretaris-generaal was onder de indruk.
Het is nooit bij het ministerie opgekomen Jacobs te vragen waar hij zijn plannen eerder succesvol had toegepast (dat had hij niet). Jacobs’ ideeën waren zo overtuigend, en werden zo overtuigend ondersteund door Paul Verweij, dat er geen ruimte was voor twijfel. De secretaris-generaal kon hen feliciteren, zei hij.
Speltip 6
Mensen willen je graag geloven. Maak daar gebruik van.
De bogey en de nibble
In De Dirty Tricks van het onderhandelen van George van Houtem staan twee termen die iedere onderhandelaar moet kennen: de bogey en de nibble.
De bogey werkt als volgt: meld je gesprekspartner dat hij een aantrekkelijk en redelijk voorstel doet, en zeg dan: “Maar helaas, ik heb de middelen niet om aan uw voorwaarden te voldoen. Ik zou wel willen, maar ik kan niet.”
De tegenpartij, gevleid door zoveel waardering, wordt emotioneel gedwongen tot toegeeflijkheid. Hij of zij doet er echter verstandig aan hier niet in mee te gaan. Als hij slim is, zegt hij dat het hem spijt dat jij de mogelijkheden niet hebt en dat hij je de tijd geeft om tot oplossingen te komen.
Indien je daarna niet reageert, kan de tegenpartij een concessie overwegen, op voorwaarde van een concessie van jouw kant. Kun je die niet tegemoetkomen, dan kan de tegenpartij zijn voorstel nog ‘uitkleden’, en aanpassen aan wat jij wél kunt bieden.
De nibble doet zich voor in de eindfase van onderhandelingen, als de ene partij de ander op het laatste moment ineens confronteert met een eis waaraan ‘nog even’ voldaan moet worden. Een kleine concessie, waarop je niet wilt dat de hele onderhandelingen stuklopen.
Ook hier is het devies: niet in meegaan. “Men probeert je uit”, aldus Van Houtem. “Geef aan dat je het niet op prijs stelt om in deze fase geconfronteerd te worden met een volstrekt nieuwe concessie. Ga niet in op het verzoek of vraag iets terug voor de concessie.”
Speltip 7
Dirty tricks horen erbij. Geef je grenzen aan. En onthoud: niets voor niets.
Aan tafel!
De gastronomie is altijd een uitstekend begeleider van onderhandelingen. Bij ovengegaarde reerug en bisque van kreeft praat het nu eenmaal net wat makkelijker. Beroemd is de foto uit 1977 van Dries van Agt en Hans Wiegel, verwikkeld in een gastronomisch entre-nous aan tafel 2 van restaurant Le Bistroquet aan het Haagse Lange Voorhout, waar ze Joop den Uyl, ondanks diens verkiezingsoverwinning, zijn tweede kabinet door de neus boren.
Mark Rutte en Maxime Verhagen toonden historisch besef door zich onlangs op vergelijkbare manier te laten betrappen in restaurant Saur, eveneens aan het Lange Voorhout. Bourgondiërs, geestverwanten, samen aan tafel voor een sappige voetnoot bij Rutte 1. Gedoogd, maar niet gestoord, door Geert, verklaard tegenstander van onderonsjes en Haags gedoe.
Ook de tafelschikking is belangrijk. Toen Herman Wijffels het vorige kabinet smeedde in het Friese Beetsterzwaag, zorgde hij ervoor dat de politieke leiders niet naast hun eigen secondanten, maar naast een onderhandelaar van een andere partij zaten. “Na het vergaderen eet je met elkaar een hapje. Met een beetje manoeuvreren slaagden we erin dat Balkenende en Bos een paar keer naast elkaar kwamen te zitten. Ja, zo gaan die dingen”, blikt Wijffels terug.
Speltip 8
De juiste sfeer is een ‘maakbaar’ element.
Trump aan de lijn
Vastgoedmiljardair, merk-op-zich en mythisch onderhandelaar Donald Trump heeft een hekel aan verre reizen en aan e-mail (‘e-mail is voor watjes’). Als hij iets wil van iemand, belt hij meestal gewoon op, waarna de ‘tegenpartij’ diens vaste voornemen zich dit keer niet door Trump in de luren te laten leggen spoedig ziet stranden. “Er speelt zeker een element van intimidatie mee”, vertelde Trump jr. aan vaders biograaf Robert Slater. “Hij is assertief, agressief en erg direct. Hij kan in een gesprek heel warrig zijn, maar het heeft allemaal een bedoeling. Hij brengt mensen in verwarring. En uiteindelijk krijgt hij altijd zijn zin.”
Kandidaat-partners bij bouwprojecten en leveranciers hebben al verloren als ze Trump aan de telefoon krijgen, en dat weten ze. Trump onderhandelt overal over. De aanschaf van kleedkamerkastjes voor een golfbaan duurde ooit 90 minuten. Bizar, zei de leverancier. “In mijn bedrijf met een omzet van 500 miljoen dollar hebben we geen tijd en zin om langer dan 30 seconden over zoiets na te denken.” Trump wel. En dus gingen de kastjes, luxe dingen, ver onder de richtprijs. Zo gaat het met alles. Trump vindt onderhandelen leuk, de tegenpartij niet. Zeker niet met Trump.
Speltip 9
Zie onderhandelen als een spel en leer ervan te genieten.
MT en DenkProducties organiseren op donderdag 16 november een seminar over onderhandelen, met George van Houtem en Paul Verweij (de ‘Slager van Oirschot’). Info en inschrijven: mt.nl/dirtytricks.
Dit artikel is afkomstig uit MT magazine. Bestel de nieuwste editie online.
