Even geen inspiratie? Met een paar eenvoudige handgrepen komt u op uw medewerkers en klanten toch over als de bezielde manager. Wie weet slaat het virus over.
Het is dinsdagmiddag. U zit achter uw bureau en kijkt naar buiten. Het weer is lusteloos en grauw. De stapel werk op uw bureau heeft een ontmoedigende omvang. Het world wide web is tergend traag vandaag. De kantine was weer eens niet in topvorm. Uw nieuwe schoenen knellen. De koffieautomaat verderop in de gang produceert een irritant gebrom. Een hevig verlangen naar dat Caraïbische eiland waar u vorig jaar was overvalt u.U zit kortom in een dip. Geen spoortje inspiratie te bekennen. Uw medewerkers hebben er ook last van. Ze hangen ingezakt voor hun beeldscherm. Of ze sloffen lamlendig door de gang, met een stapel nutteloze papieren onder de arm. Inspiratie is net als zin in seks. Als je het hebt lijkt de bron onuitputtelijk. Maar als het eenmaal weg is, is het een volslagen raadsel waar het vandaan kwam en wat je moet doen om het terug te krijgen. Het belangrijkste verschil: voor inspiratie bestaan geen viagrapilletjes. Hoe u het doet maakt niet uit, maar u zult die inspiratiehormonen zelf op gang moeten krijgen.
Ach, zou het niet prettig zijn (denkt u) als er nu een Jack Welch of desnoods een Emile Ratelband uit de lift zou stappen om de zielloze sfeer op de afdeling te verdrijven en de medewerkers op te jutten? Maar uw mijmering is ongepast, dat weet u zelf ook wel. Ú bent de leidinggevende. Als iemand moet zorgen voor nieuwe inspiratie bent u het zelf. Inspiratie en bezieling is wat een leider onderscheidt van een manager, wat de aanvoerder die voorop gaat in de strijd onderscheidt van de schoolmeester die controleert of iedereen zich wel aan de regeltjes houdt. Die dufheid, de verschraalde sfeer en de oprispingen van de lunch, ze zullen door u moeten worden verdreven. Maar hoe doet u dat?
Zwartgallig
De oude Grieken dachten dat ons gemoed werd overheerst door de vier lichaamsvochten bloed, slijm, gele en zwarte gal. Bij sommige mensen zouden bepaalde stoffen overheersend aanwezig zijn. Het woord melancholie is afkomstig van de Griekse woorden melas (zwart) en cholè (gal). Melancholische mensen hebben te veel zwarte gal, ze zijn in goed Nederlands zwartgallig. Maar een negatieve stemming op de werkvloer is geen kwestie van opspelende zwartegalklieren bij het voltallige personeel. Inspiratie heeft juist de eigenschap dat het besmettelijk is. Bij het zien van een geïnspireerde persoon raken de collega’s aangestoken, alsof een nieuw zonnetje doorbreekt door de winterse buien. Het is geen kwestie van meer bloed en minder gal, maar van het juiste voorbeeld in je omgeving. Wat moet u doen als u er zelf doorheen zit? Geen inspiratie te bekennen? Het beste is om te doen alsof. Spéél die geïnspireerde leider, de gemotiveerde voorganger. Met een beetje geluk slaat het virus over. Doe om te beginnen de deur van uw kantoortje dicht. Oefen de gezichtsuitdrukkingen voor de spiegel en repeteer de juiste frasen. Denk vooral om uw lichaamshouding. Zorg dat u goed geprepareerd bent als u de deur weer opendoet. Op weg om de hele gang te voorzien van good vibrations.
Lichaam, gezicht, stem
Het eerste ‘slachtoffer’ dat u in de gang tegenkomt is die jonge boekhouder, onderweg van zijn bureau naar de koffiemachine met een snelheid alsof hij denkt dat de koffie lekkerder wordt als hij de koffiebonen wat langer laat rijpen. U moest hem maar eens in een bemoedigende sfeer aanspreken over zijn werk en zijn vorderingen.
Denk erom, zo schrijven alle handboeken, een inspirerend leider stapt op zijn mensen af, stelt geïnteresseerde vragen, kijkt de medewerker aan en glimlacht wanneer dat uitkomt. Wat hij of zij nooit doet is ongeduldig worden, uit de hoogte doen, betweterig zijn of zeggen wat de boekhouder allemaal-verkeerd-doet en hoe het allemaal-wel-moet. De juiste lichaamstaal is van het grootste belang. In de talloze instructies die over de taal van het lichaam zijn verschenen, staan de meest banale adviezen. Maar ze zijn wáár. Wie wil inspireren loopt rechtop, schouders naar achteren, met energieke tred. U luistert naar uw gesprekspartner waarbij u uw lichaam geheel naar hem toe gericht hebt. Een belangrijk microsignaal kan het wat schuin houden van uw hoofd zijn, wat door veel kenners van de lichaamstaal wordt omschreven als een teken van belangstelling. Of u uw hoofd daarbij beter naar links of naar rechts kunt kantelen, wordt er in de boeken niet bij vermeld.
Uw glimlach is uw belangrijkste instrument. Er wordt wel een onderscheid gemaakt tussen glimlachen mét en zonder dat de rest van uw gezicht met uw mondhoeken meedoet. In het laatste geval kunt u ervan opaan dat uw boekhouder zo snel mogelijk terugrent naar zijn werkplek, om zich achter zijn beeldscherm voor u te verstoppen. De betere glimlach wordt gekenmerkt door rimpeltjes in het voorhoofd en bij de ooghoeken (kraaienpootjes). Hier is het dat uw oefeningen voor de spiegel zich terugbetalen.De volgende eigenschap waar u op moet letten is uw stemgeluid. Volgens de Amerikaanse psycholoog Albert Mehrabian wordt bij het overbrengen van gevoelens niet meer dan 7 procent van de communicatie bepaald door wat we zeggen. Lichaamstaal bepaalt 55 procent van de boodschap en de stemklank 38 procent. Idealiter beschikt u over een rustige, sonore stem. Overdreven luid spreken wijst niet automatisch op uw belangrijkheid (u wekt er eerder de indruk mee dat u een Amerikaanse toerist bent). Een zware stem wordt geassocieerd met een sterke en volwassen persoonlijkheid, een wat hogere stem met jeugd en vrolijkheid. Mogelijk biedt uw lopende coachingbudget ruimte voor het inhuren van een stemtrainer, zo niet: een paar eenvoudige yogaoefeningen doen in de regel wonderen.
Een heikel onderwerp is wat u doet met u handen. Specifiek: of u uw gesprekspartner aanraakt. Onderzoek heeft aangetoond dat mensen die anderen veel aanraken, aardiger worden gevonden dan mensen die dat minder doen. Frank van Marwijk, een consultant die op internet allerlei artikelen over dit onderwerp publiceerde, beschrijft een studie van een psycholoog die onderzoek deed in een supermarkt. De psycholoog vroeg de caissières om bij het teruggeven van wisselgeld de hand van de klant met de eigen hand te ondersteunen. De kassadames die dat deden, werden aardiger gevonden dan zij die dat niet deden. Als u uw jonge boekhouder aanraakt kan dat worden opgevat als een geruststellend of bemoedigend gebaar. Gesteund door uw warme aandacht keert hij terug naar zijn werk. Bij voorkeur blijft het bij een neutraal aanraken van arm of schouder, niet langer dan tien seconden. Het mag duidelijk zijn dat aanraken een middel is met beperkingen; te lang, te klef of op de verkeerde plaats aanraken kan een hoop moeilijkheden veroorzaken. Als u nadere uitleg wilt over de precieze mogelijkheden en onmogelijkheden kunt u zich het beste wenden tot de heer Lubbers bij het Hoge Commissariaat voor de Vluchtelingen van de Verenigde Naties te Genève. Die mag worden beschouwd als ervaringsdeskundige.
We gaan vergaderen
Het wordt tijd om alle dufheid uit de middag te bannen. Er staat een teamvergadering gepland, een ideale mogelijkheid om de hele ploeg van nieuwe inspiratie te voorzien.
Wat geïnspireerd vergaderen niet is: uitgezakt rond de tafel hangen, vergeten de agenda te volgen, slecht naar elkaar luisteren, om beurten weglopen om koffie te halen. Kortom vergaderen op de manier waarop zeker 90 procent van de vergaderingen in ons land verlopen. Hoe het wel moet: goed voorbereid aan de slag, rechtop in de houding en gedisciplineerd. Echte vergadertijgers hebben alle trucs al een keer geprobeerd om de vaart erin te houden. De vergadertafel wordt weggehaald en vervangen door een hogere tafel om staand te vergaderen. Midden op tafel wordt een grote klok gezet en iedereen krijgt bepaalde spreektijd. De deelnemers schrijven hun mening op papiertjes die om beurten worden voorgelezen. Open discussies worden afgewisseld met andere gespreksvormen zoals om beurten (willekeurig aangewezen) je mening geven. Inspirerende voorzitters hebben oog voor de subtiele microsignalen die de voortgang van de vergadering bepalen: de onwillekeurig hoofdbeweging als iemand iets wil zeggen maar het eigenlijk niet durft; de steels uitgewisselde blikken van ‘geestesverwanten’ die het oneens zijn met de huidige spreker; de net iets langer vastgehouden adem van een van de deelnemers die verrast of teleurgesteld is over wat er wordt gezegd. Of de minder subtiele signalen zoals wanneer bepaalde deelnemers aan de vergadering beginnen te knikkebollen.
In de door Edward de Bono, de peetvader van het creatieve denken, ontwikkelde methode voor geïnspireerd vergaderen wordt gewerkt met zes verschillende hoofddeksels. De bedoeling is dat alle deelnemers achtereenvolgens een witte, rode, zwarte, gele, groene en blauwe hoed opzetten. De kleuren staan voor fasen in het besluitvormingsproces: de witte hoed staat voor de feiten en cijfers die het uitgangspunt zijn, de rode voor de emoties die binnen het team opborrelen et cetera. Belangrijk vooral voor de manager die de lusteloze dinsdagmiddag wil ombuigen tot een bezielde werkdag is de gele hoed. Op het moment dat alle deelnemers aan de vergadering een gele hoed hebben opgezet, is er uitsluitend ruimte voor positief denken. “Laten we eens nagaan wat er te winnen valt, als onze plannen allemaal slagen!” “Iedereen mag voorstellen doen voor het verbeteren van ons werk, ook al is de uitvoering ervan op het eerste gezicht onrealistisch!” “Ook al bereiken we volgend jaar misschien niet al onze doelstellingen, alleen al het proberen is de moeite waard!” “Het kopje koffie dat hier op tafel staat, is niet half leeg maar het is half vol!” Als we ruim baan geven aan positivisme, zo is de gedachte, maken we nieuwe energie vrij en beginnen we voordelen te zien die we voorheen niet zagen. Voor relativerende overwegingen is altijd nog ruimte in de ‘zwartehoedfase’ als iedereen zijn kritiek mag spuien. Die fase heeft misschien minder aanmoediging nodig, er verstrijken in ons land nogal wat vergaderingen waarin het lijkt of de deelnemers een inmiddels met hun kapsel vergroeide zwarte hoed op hebben. Voor lusteloze vergaderingen doet u er goed aan een stapeltje gele hoedjes achter de hand te houden. Verkrijgbaar bij de betere feestwinkel.
De macht van succes
Bedreven zijn in de nobele kunst van het inspireren
– doordat u zelf geïnspireerd bent of doordat u goed kunt faken – heeft grote voordelen. De sfeer op de afdeling slaat om. De verkopers klimmen met groter enthousiasme in hun telefoon. De klanten worden warm van binnen door de gemotiveerde mensen die ze aan de lijn krijgen. De ene na de andere order stroomt binnen, en het succes heeft omgekeerd zijn weerslag op uzelf. Van het inspireren van anderen raak je zelf geïnspireerd, zoals de betere dominee en managementgoeroe al lang wisten. Ontnuchterend misschien, maar de meest cruciale factor voor het al of niet ontvangen van de heilige inspiratiegeest is succes. Succesvolle mensen zijn zelfverzekerder, ze stralen meer bezieling uit en weten dat op anderen over te brengen. Succes maakt creativiteit los. Werknemers koesteren zich graag in de schaduw van een succesvolle manager. Succes (of het gebrek eraan) straalt af van alles dat u doet en zegt.
U moet uw jonge boekhouder in de gang zien te overtuigen van uw succes en dat van uw afdeling. U moet hem het zelfvertrouwen geven dat de basis is van elke goede prestatie. Een complimentje nu en dan kan geen kwaad. Als hij te horen krijgt dat hij goed is in zijn werk en dat de baas trots op hem is, krijgt de boekhouder vleugels. De volgende keer dat hij koffie gaat halen loopt hij met verende tred door de gang. Mocht het onverhoopt zo zijn dat de goede man in werkelijkheid een enorme knoeier is, die nog niet het groot- van het kasboek kan onderscheiden, dan is een beetje liegen geoorloofd. Alles voor de goede zaak. Neem, als u de deur van uw kantoor opendoet, het beeld van succes in uw hoofd. Denk aan Donald Trump en aan Oprah Winfrey. Denk aan Co Adriaanse. Denk aan de BMW 7-serie. Loop rechtop. Straal zelfverzekerdheid uit. Kijk iedereen die u tegenkomt recht aan. Praat rustig en glimlach oprecht. Toon bewondering en enthousiasme. Lieg dat u van al uw medewerkers houdt.
Veel succes ermee!
Wat u niet moet doen
• armen over elkaar
• handen in de zakken
• schouders, voeten, knieën of gezicht afwenden
• benen over elkaar en wippen met uw voet
• uw lichaam verbergen (achter het bureau, achter de deur)
• uw hoofd ondersteunen met uw hand, alsof het hoofd eigenlijk te zwaar aan het worden is om voortzetting van het gesprek te kunnen volhouden
• op uw horloge kijken of gapen tijdens het gesprek. De inspirerende werking die uitgaat van een leider die tijdens een gesprek bijna in slaap valt is, mag je rustig zeggen, klein.
Zo herkent u succesvolle mensen:
• ze zijn open en leggen makkelijk contact
• ze schreeuwen niet en gebruiken geen (openlijk) machtsvertoon
• ze hebben een verzorgd uiterlijk, zonder uitgesproken knap of slank te hoeven zijn
• ze dragen geen kleren met het merknaampje zichtbaar op de buitenkant. Ze scheppen nooit op over hun nieuwste palm-agenda-telefoon-pc met gigabyte satellietontvanger
• bewegen zich ingetogen en rustig
• als ze geen tijd voor iemand hebben, geven ze dat beleefd aan. Nooit zeggen ze ‘ik bel je zo meteen even terug’, zonder dat ze ooit van plan zijn om dat ook te doen
• ze zijn duidelijk in hun taalgebruik. Nooit zeggen ze: “Het zou misschien fijn zijn als we ons de volgende keer wellicht iets beter aan onze deadlines zouden kunnen proberen te houden.” Of: “Ik geloof dat ik eigenlijk graag zou willen dat jullie morgen misschien je best zou kunnen doen om enigszins op tijd te komen.”
