Volgende week begint de bouwvak. Veel mensen gaan dan op vakantie. Out of office reply aan, computer uit, deur dicht en drie weken onbekommerd met het gezin erop uit. Het lijkt zo makkelijk, maar waarom is dat het meestal niet?
Heel Nederland lijkt tijdens de zomervakantie zes weken stil te staan. En toch hebben veel werknemers vakantiestress op het werk. Ergens klopt er iets niet. Dat ligt vooral aan de slechte werkoverdracht en de bijbehorende slechte voorbereiding. Dat u alle mailtjes heeft afgehandeld en de lopende zaken vluchtig met een collega heeft doorgesproken, wil nog niet zeggen dat alles de komende drie weken zonder u zorgeloos doorloopt. Pak daarom deze checklist bij de hand om te zien waar u rekening mee dient te houden.
1. Plan de laatste week
Vaak wordt er op de werkvloer gedacht dat drie weken vakantie al lang is en dat af- en opbouwen dus uit den boze is. Toch is het verstandig om een week voor uw vakantie te gaan afbouwen. Alleen dan is er echt voldoende tijd om de zaak netjes achter te laten. Ruim voldoende tijd in voor de overdracht (zie punt 2) en houd voldoende tijd vrij voor onvoorziene klussen. Plan deze week geen belangrijke deadlines of vergaderingen, want vaak schuiven deze dingen steeds meer richting het laatste moment van uw vakantie op. Zo hoeft u niet op de avond voor vertrek door te werken.
2. Taken en verantwoordelijkheden uitbesteden
Bij de meeste bedrijven is het normaal dat u uw taken en verantwoordelijkheden aan een collega toevertrouwt. Daar gaat het echter meestal al mis. Collega's hebben het te druk, begrijpen niet wat ze moeten doen of hebben er gewoonweg geen zin in. In alle gevallen heeft u toch tien minuten hun aandacht en zeggen ze dat ze het doen en dat u zich geen zorgen hoeft te maken. Maar bij terugkomst ligt een stapel to-do briefjes voor u klaar. Daarnaast zijn een hoop taken halfslachtig uitgevoerd of nog erger, gewoon blijven liggen.
a. Werkproces ordenen
Een belangrijk element waarom collega's de taken niet of slecht uitvoeren is doordat ze de helft niet kunnen vinden. Tijdens het werk heeft iedereen zijn eigen systematiek en werkwijze opgebouwd. Zelf vindt u alles daardoor snel terug. Maar doordat iedereen zijn bestanden ergens anders opslaat en anders archiveert, is het voor een ander zoeken naar een speld in een hooiberg. Laat uw zaken dus netjes, geordend en overzichtelijk achter. Zorg dat alles op een logische en makkelijk vindbare plek ligt of staat.
b. Werkplanning
U hoeft een hoop taken en verantwoordelijkheden niet eens over de schutting te gooien als u een goede jaarplanning maakt van langlopende zaken. Daar kunt u namelijk heel makkelijk uw vakantie in plannen. Slechts weinig managers doen dat. Meestal zijn ze vooral bezig overal 'brandjes te blussen' en doen ze hun hoofdtaken er tussendoor bij. Pas vlak voor de vakantie komen ze er dan (tot hun schrik) achter dat bepaalde planningen nu in hun vakantie vallen en moeten ze een collega zoeken die dit kan opvangen. Die is er totaal niet op voorbereid en heeft er wellicht ook de tijd niet voor. Terwijl u het makkelijk zelf had kunnen doen, als u iets beter over de langetermijnplanning had nagedacht.
c. Te laat beginnen
Hoe vaak zegt u een week voor uw vakantie 'dat doe ik nog wel even'. Maar al die 'evens' redt u niet in een week. En daar gaat het dan ook mis. In plaats van een week de tijd te nemen om telkens weer iets uit te besteden en die collega op tijd in het lopende traject mee te nemen, wacht u tot het vier uur, liever nog vijf uur, is voordat u collega's vertelt wat zij vanaf morgen moeten gaan doen. Die collega's staan vervolgens al op het punt om naar huis te gaan en luisteren dus slechts met een half oor en knikken overal braaf ja op.
d. Tijdstip afspreken
Stap op tijd op de betreffende collega af om een afspraak in te plannen voor de daadwerkelijke overdracht. Doe dit liefst enkele dagen voor vertrek. Zodoende heeft de collega voldoende tijd om te kijken of hij alles heeft begrepen en kan hij met eventuele vragen nog makkelijk bij u terecht. Want bellen naar uw vakantieadres is een hogere drempel dan bij u op kantoor binnenstappen. Prik ook alvast samen een dag na de vakantie om het werk weer terug over te nemen.
e. Vrijheid geven
Hoe draagt u uw taken eigenlijk over? Geeft u iemand een stappenplan, zegt u precies hoe die het moet doen of zegt u 'dit moet er gebeuren, zoek maar uit hoe je het voor elkaar krijgt'? Veel mensen hebben de neiging om vooral uit te leggen wat (volgens hun) de beste werkwijze is. Terwijl u zich eigenlijk moet focussen op welk resultaat er moet worden behaald. Welke handelingen iemand daarbij verricht doet meestal niet zo ter zake. Maar juist door daar de nadruk op te leggen, krijgt uw collega het gevoel dat u er geen vertrouwen in heeft en heeft hij niet zo heel veel trek uw werk over te nemen. En als ze dat al doen, raffelen ze het vaak af, omdat ze toch niet worden afgerekend op het resultaat, maar slechts op de handelswijze.
3. Informeer betrokkenen
Goed, alle collega's weten nu wat ze moeten doen, maar klanten, opdrachtgevers en leveranciers vragen tijdens uw vakantie nog steeds naar u. Kans is groot dat ze vervolgens van het kastje naar de muur worden gestuurd. Vergeet daarom niet hen ook tijdig te informeren over uw aanstaande vakantie en vertel hen bij wie ze tijdens uw afwezigheid terecht kunnen voor dringende zaken. Koppel dit ook terug aan de betreffende collega, zodat hij weet van wie hij eventueel een telefoontje of mailtje kan verwachten.
4. Bereikbaar tijdens vakantie
Gaat u dit jaar naar Timboektoe zonder telefoon of internet of zit u in Zeeland aan het strand? Dat maakt nog al een verschil. Toch betekent dat niet automatisch dat in het tweede geval iedereen u vijf keer per dag mag storen voor een relatief onbenullige vraag. Spreek dus goed af in welke gevallen u geïnformeerd wilt worden en met wat voor soort vragen ze u mogen benaderen. Vermeld daar ook bij hoe het contact verloopt. Checkt u één keer per dag uw mail, mogen ze u gewoon bellen en uw voicemail inspreken of moeten ze via sms contact met u opnemen. Hoe duidelijker u het communiceert, hoe kleiner de kans is dat u wordt gestoord tijdens de vakantie.
5. Out of office reply
Stel een duidelijke out of office reply in. Daarin staat niet alleen dat u drie weken onbereikbaar bent voor de buitenwereld, maar vooral ook wie waarvoor benaderd kan worden. Zet netjes de gegevens van iedere contactpersoon in het mailtje met de onderwerpen waarover zij benaderd kunnen worden tijdens uw afwezigheid.
6. De terugkomst
Plan geen belangrijke afspraken in vlak na uw terugkomst. Naast de werkoverdracht en het bijpraten over alles wat er is gebeurd in de tijd dat u weg was, wacht u waarschijnlijk ook een grote bulk e-mail. Als u in alle rust kunt opstarten en de post en mail ongestoord kunt afhandelen, bent u eerder weer helemaal terug op het oude niveau van voor de vakantie. Een bekende truc hiervoor is te communiceren dat u een dag later pas terugkomt, zodat niemand – zeker externen – u nog niet terugverwachten en u dus ook niet zullen storen.
7. Iedereen is vervangbaar
Word niet panisch en bedenk niet de grootste doemscenario's. Uiteindelijk is iedereen vervangbaar en misbaar, ook voor drie weekjes. Het bedrijf draait prima door zonder u. Bewaar de taken met een lage prioriteit dus gewoon tot na de vakantie en ga met een gerust hart genieten en relaxen.
Tips zijn onder andere afkomstig uit Intermediair.
