Vanwege de crisis letten consumenten en bedrijven nog steeds op de kleintjes. Houd ook grip op de bedrijfskas met deze 7 tips voor cashmanagement.
1. Maak renteafspraken
Over het saldo van de rekeningcourant wordt zelden rente betaald door een bank. De oplossing lijkt eenvoudig: zorg ervoor dat er niet veel geld op de rekeningcourant staat. Veel bedrijven ontkomen daar echter niet aan, simpelweg vanwege de hoge omloopsnelheid van hun producten. Als het saldo op de rekeningcourant gemiddeld hoger ligt dan zo'n 30.000 euro, moet het mogelijk zijn met uw bank afspraken te maken over een rentevergoeding. 1,5 tot 2 procent is daarbij haalbaar. Bij een gemiddeld saldo van 30.000 euro gaat het dan om extra rente-inkomsten van 450 tot 600 euro op jaarbasis.
2. Beperk de kosten
Wie nog gebruikmaakt van overschrijvingskaarten en met de hand ingevulde acceptgiro's moet zich eens achter de oren krabben. Deze betaalmiddelen kosten nog steeds zo'n veertig eurocent tot een euro per overboeking. Terwijl een standaardoverboeking via internetbankieren hooguit een paar centen kost. Ook met ontvangsten zijn kosten te besparen. De duurste vorm van incasseren is de acceptgiro met bijlage (plus machtigingskaart), hiervoor betaal je al snel zo'n twintig cent per stuk. Acceptgiro's zonder bijlage zijn goedkoper, gemiddeld ongeveer vijf cent. De goedkoopste manier om bedragen te ontvangen is via automatische incasso.
3. Betaal salarissen niet op vrijdag
Het is beter de salarissen niet op vrijdag te betalen. Betalingen op vrijdag worden pas op maandag door Interpay bijgeschreven op de rekening van de begunstigde. Als de bank van je werknemer valuteringsdagen rekent, is het bedrag pas op dinsdag (maandag + 1 dag) daadwerkelijk op zijn rekening bijgeschreven, terwijl het al op donderdag (vrijdag – 1 valuteringsdag) van je rekening gaat. Betaal je op donderdag, dan heeft je medewerker zijn salaris op zaterdag valutair bijgeschreven en heeft hij op tijd zijn geld.
4. Besteed uit
Leg het debiteurenbeheer buiten het bedrijf. Bij een incassobureau of advocaat kun je vorderingen in alle stadia onderbrengen. Je kunt het gehele invorderingstraject en zelfs de facturering uitbesteden, of alleen de probleemgevallen. Met factoring ga je verder. In dat geval verpand je vorderingen aan een factormaatschappij, die aan jou direct 80 tot 90 procent van de vordering vooruitbetaalt. De voordelen zijn duidelijk: je hoeft niet langer debiteuren voor te financieren en hebt direct beschikking over je geld.
5. Licht klanten door
Bij nieuwe klanten is het verstandig te controleren of deze een risico vormen. Ook bestaande klanten moet je in de gaten houden, zeker als het betaalbedrag ineens ten nadele verandert. Bij de Kamer van Koophandel kun je jaarrekeningen, BV-structuren, de datum van oprichting en het aantal medewerkers opvragen. Informatieleverancier Graydon levert kernrapporten met onder meer een kredietadvies, een betalingswaardering en eerdere financiële calamiteiten. Bij het Centraal Insolventieregister kun je controleren of je potentiële klant betrokken is bij een faillissement, surséance van betaling of schuldsanering.
6. Maak een begroting
Een cash-forecast laat zien of er voldoende liquide middelen zijn om aan alle verplichtingen te voldoen. Door het maken van een begroting zie je of er een overschot of tekort aan liquide middelen ontstaat en daarop kun je inspelen. Op 'gevoel' kun je denken volgende maand wel 50.000 euro te kunnen missen, maar uit de begroting kan zomaar blijken dat het verstandiger is een aankoop uit te stellen, extra krediet aan te trekken of te kiezen voor een goedkoper alternatief omdat 50.000 euro het gehele jaar niet voorhanden zal zijn. Daarnaast is een cash-forecast onmisbaar als je met de bank onderhandelt over het herzien van de financiering van je bedrijfsactiviteiten.
7. Achter de vodden zitten!
Een voorbeeld. Na jarenlang het debiteurenbeheer op z'n beloop te laten, zit een bedrijf zijn afnemers voortaan flink achter de vodden. In plaats van na 60 dagen betalen zijn klanten nu gemiddeld na 35 dagen. Het bedrijf factureert jaarlijks voor 2 miljoen euro op rekening. In de oude situatie bedroeg de gemiddelde debiteurenstand 60 / 365 x 2.000.000 = 328.757 euro. Dit geld wordt feitelijk gratis uitgeleend aan zijn afnemers. Op een spaarrekening zou u hier 2,75% op ontvangen, ofwel 9041 euro. In de nieuwe situatie wordt de gemiddelde debiteurenstand verlaagd naar 35 / 365 x 2.000.000 = 191.781 euro. Het bedrijf heeft daardoor de beschikking over zo'n 137.000 euro extra. Als dit geld wordt weggezet tegen 2,75% levert dat 3767 euro op.
