Veel IT-projecten kennen een moeilijk verloop. Volgens Podiumauteur Leon Dohmen verdienen de absorptie van het projectresultaat en de nazorg meer aandacht.
De afgelopen decennia is bij het professionaliseren van IT-projectmanagement vooral de nadruk gelegd op het ontwikkelen van methoden. Binnen deze methoden kregen instrumenten zoals planning, het sturen op de levering van mijlpaalproducten en leveren binnen budget veel aandacht.
Ondanks het volwassen worden van deze methoden en het vaker toepassen ervan kennen veel IT-projecten nog steeds een moeizaam verloop. Analyses en studies kwamen met de aanbeveling om meer rekening te houden met sociale en omgevingsfactoren. Recentere publicaties wijzen op het belang van de goede relatie tussen projectmanager en opdrachtgever.
Absorptie en nazorg
Wat opvalt bij al deze professionaliseringsinitiatieven is dat het voortbrengingsproces van het IT-project veel aandacht krijgt. Met andere woorden: veel aandacht is gericht op het creëren van het projectresultaat. Ondergeschoven kindje daarbij is de borging van het projectresultaat in de organisatie. De meeste projectmanagers vinden dit niet hun taak. Zij vinden de borging of het inbedden van een projectresultaat een taak van het lijnmanagement.
Dat het laten landen van een IT-projectresultaat met veel ‘inslijtpijn’ gepaard gaat, laat recent onderzoek zien dat is gepubliceerd in het boek ‘Kampioen organisatieverandering’. Op een schaal van 1 tot 10 scoort de vraag ‘Is het resultaat goed geabsorbeerd in de organisatie?’ gemiddeld slechts een 5,2 voor 46 projecten. Slechts 41% van de projecten – dat zijn 19 projecten – scoort gemiddeld een 6,3 of hoger. Ook blijkt uit dit onderzoek dat meestal veel nazorg nodig is bij het inpassen van nieuwe IT-oplossingen. Management en medewerkers moeten dus veel moeite doen om zich nieuwe IT-oplossingen eigen te maken.
Absorptie van het projectresultaat en nazorg verdienen meer aandacht. Het terugverdienen van een investering van een IT-project start met een goede borging van het projectresultaat in de organisatie. (Lijn)management en medewerkers hebben hierbij de ondersteuning nodig van de projectmanager. De projectmanager dient deze borging als een primaire taak te zien.
Stof tot nadenken
De oorzaak van het falen van IT-projecten wordt meestal gezocht in de overschrijding van de oplevertijd en/of het beschikbare budget. Maar als budget en tijd met 10% worden overschreden en het opgeleverde resultaat draagt bij aan een efficiëntere bedrijfsvoering, meer omzet of grotere marges, spreken we dan van een mislukt project?
IBAFrame is een nieuwe visie op het uitvoeren van projecten en organisatieverandering waarbij IT een belangrijke rol speelt. IBAFrame is het acroniem voor Innovation Benefits Accelerator Framework (of IT Benefits Accelerator Framework). De inzichten van dit raamwerk zijn voortgekomen uit langdurig onderzoek naar organisatieverandering en de rol die IT hierbij speelt. IBAFrame hanteert een andere benadering voor het beoordelen van resultaten. Het begrip veranderresultaat is de exponent waarmee het resultaat van een IT-project tot uitdrukking wordt gebracht in plaats van budget en tijd. Bij veranderresultaat wordt onder andere gemeten of de verandering:
- Een verbetering is;
- Past bij het doel;
- Aansluit bij de verwachting;
- Goed is geborgd in de organisatie.
Eerdere bijdragen:
Over de auteur:
Dit Podium-artikel is geschreven door Leon Dohmen, principal management consultant bij IT-bedrijf CGI (voorheen Logica). Leon doceerde van 2003 tot 2012 Management of Technology aan de Rotterdam Business School.
Over het podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'.
