#1. Beperk het aantal deelnemers tot 7
Wanneer je meer dan 7 mensen bij elkaar zet om tot een beslissing te komen, zoals bij vergaderingen, daalt de besluitvaardigheid met elke persoon die je vervolgens toevoegt met 10 procent. Dat concluderen Marcia Blenko, Michael Mankins en Paul Rogers van Bain & Co. De drie schreven het boek Decide & Deliver.
Een groep van 17 participanten of meer in een vergadering komt volgens Blenko, Mankins en Rogers zelden tot een beslissing die verder reikt dan het tijdstip waarop er geluncht gaat worden. De enige manier waarop je volgens hen met een grotere groep wel tot een effectieve vergadering komt, is wanneer je zeer strenge regels neerlegt voor de besluitvorming. En dat op zichzelf kost ook weer enkele vergaderingen. Daarom raden ze dan ook aan: houd het gewoon bij maximaal 7 personen in een vergadering.
Het fenomeen van social loafing
En er is nog een reden om het aantal deelnemers te beperken. Bij grotere groepen krijgt namelijk niet iedereen de kans om iets bij te dragen, stelt Francesca Gino, hoogleraar business administration aan Harvard Business School. Sterker nog, niet iedereen voelt zich dan geroepen iets bij te dragen.
Gino: ‘Uit onderzoek blijkt dat de individuele inzet flink vermindert wanneer werknemers groepstaken vervullen, vergeleken bij wanneer er alleen prestaties geleverd wordt. Dit fenomeen wordt ook wel social loafing genoemd en neemt alleen maar toe naarmate de groep in grootte groeit. Kortom, te veel deelnemers aan een vergadering dient dus meestal vooral voor zaalvulling.
#2. Verbied smartphones, tablets en laptops
‘Multitasken werkt niet. Degenen die tijdens een vergadering op hun smartphone even een tikken, terwijl ze zogenaamd nog steeds horen wat er besproken wordt, zijn vaak de ergste soort multitaskers,’ zegt Gino. ‘Dat gedoe met apparaten leidt niet alleen henzelf af; het leidt ook anderen af en is bovendien sociaal ongepast. Het irriteert of beledigt de andere aanwezigen in de vergadering.’
Nog demotiverender is het als de teamleider z’n smartphone pakt om even een bericht te sturen, ondertussen zogenaamd luisterend naar de bijdrage van een teamlid. Wil je snel en productief vergaderen, dan ban je alle devices uit de vergaderruimte.
#3. Houd een vergadering kort – maximaal een uur
Geef vergaderingen een duidelijk tijdslimiet; dit verbetert de focus, zegt Paul Axtell, auteur van Meetings Matter. ‘Als mensen realiseren dat de tijd beperkt is, houden ze op met overbodige vragen stellen of praten om zichzelf alleen maar te horen. Dan is de focus gericht op het werk ook daadwerkelijk gedaan krijgen.’ Natuurlijk zijn er onderwerpen die meer tijd behoeven en waar alle aanwezigen ook de kans moeten krijgen hun mening te geven. Maar tijdsdruk zorgt er volgens Axtell nog steeds voor dat er meer efficiënt wordt vergaderd.
#4. Ga staand vergaderen
Staand vergaderen wordt steeds gebruikelijker. En terecht. Want al in 1999 concludeerde Allen Bluedorn, hoogleraar emeritus management aan de Universiteit van Missouri, dat staande vergaderingen gemiddeld 34 procent korter duren dan zittende vergaderingen. In die kortere tijd leveren ze echter wel dezelfde hoeveelheid oplossingen en besluiten op. Doe jij dus nog niet aan staand vergaderen? Verwijder dan vandaag nog alle stoelen uit de vergaderruimte.
#5. Vermijd vergaderingen daar waar mogelijk
Bedenk voor je ‘ja’ zegt tegen een vergadering eerst of deze meeting echt nodig is. Kun je ook op een andere manier op de hoogte worden gesteld? Denk bijvoorbeeld aan de vergaderingen waar iedereen enkel een update van de stand van zaken geeft of een meeting waarin enkel stukken worden voorgelezen. Dat kan ook prima via de mail worden afgehandeld.
We beschikken maar over een beperkte hoeveelheid executive resources. Zodra we die opgebruikt hebben gaan we slechte beslissingen en keuzes maken. Dat blijkt uit onderzoek van Roy Baumeister, hoogleraar sociale psychologie aan de University of Queensland, en Kathleen Vohs, hoogleraar sociale psychologie aan de Carlson School of Management.
Een vergadering vraagt focus en commitment van de deelnemers. Wanneer vergaderingen te veel, te lang en onnodig worden ingezet, raken die executive resources gedurende de week opgebruikt en kun je ze niet inzetten wanneer het echt nodig is. Vermijd daarom waar mogelijk vergaderingen, zodat je beter aan je werk toekomt.
Dit artikel is onderdeel van het dossier Werk slimmer niet harder op mt.nl. Dit dossier wordt mede mogelijk gemaakt door Microsoft. Lees ook:
- Zo komt jouw to-dolijst altijd af
- Ben jij een multitasker? Ontdek wanneer multitasken wél werkt
- Hoe rituelen je helpen om slimmer te werken
