Een uur sneller thuis zijn van je werk? Voor een groot deel van onze werkdruk zijn we zelf verantwoordelijk. Met deze tips werk je efficiënter en spaar je dagelijks al snel een uur uit.
1. Begin vroeg
Vooral aardig voor ochtendmensen. Maar ochtendhumeur of niet, de werkdag eerder beginnen heeft een aantal grote voordelen. Om te beginnen heb je minder last van files. En wie eerder begint dan zijn collega's kan ook sneller weer naar huis, da's een psychologisch voordeeltje. Maar het prettigst – naast een kortere reistijd – is dat je in alle vroegte vaak veel geconcentreerder kunt werken omdat je niet gestoord wordt door continu rinkelende telefoons en kakelende collega's die je aandacht opeisen.
2. Profiteer van je energieke uurtjes
Vroeg beginnen heeft dus zo zijn voordelen, maar het is nu eenmaal ook zo dat niet iedereen 's morgens het best werkt. Ben je een avond-, ochtend- of middagmens, houd hier dan rekening mee als je je werk plant. In het algemeen zijn de beste momenten om je te concentreren van 10 tot 12 uur of van 16 tot 18 uur. Zorg dat je dan de moeilijkste werkjes doet en je wint tijd.
3. Plan je pauzes
Je kunt tijd winnen door eerst tijd te verliezen. Klinkt vreemd? Om efficiënter te werken en even je hoofd leeg te maken, kunnen 10 minuten pauze wonderen doen. Zeker tussen twee zware opdrachten door. Werken in blokken van 90 minuten kan daarvoor een handig hulpmiddel zijn. Een wandelingetje door de gangen of even naar de printer lopen, kan soms al genoeg zijn als onderbreking.
4. Switch niet van dossier naar dossier
Elke keer als je van onderwerp verandert, verlies je tijd en energie. Hoe goed je je dossiers ook kent. Elke dag een uur op een dossier werken, is geen goed idee. Het is beter om je zo lang mogelijk op één dossier te concentreren en zo goed mogelijk op te schieten. Plan je dag met een to do-lijst, met eventueel de uren erbij. Zo blijf je gefocust op de belangrijkste taken, en je zal zien dat je al snel een uur per dag uitspaart.
5. Leer nee zeggen
Heb je een strikte planning voor je werkdag maar komt een collega je hulp vragen? Natuurlijk zeg je ja, want je helpt toch een collega in nood? Maar als je twee of drie keer toestemt, gaat er veel kostbare tijd verloren. Af en toe nee zeggen kan geen kwaad, zeker niet tegen wie je dagelijks komt storen. Het kan helpen als je de contacten met die collega’s formaliseert. Zeg hen diplomatiek dat je liever per mail gecontacteerd wordt, zo kan je antwoorden wanneer het jou uitkomt. Of stel voor om samen even kort koffie te gaan drinken.
6. Plan vaste mailmomenten
Hoe verleidelijk het ook is om regelmatig je mail te checken, het vreet tijd. Pak een paar vaste momenten op de dag om je mail te lezen. Het meest effectief is maximaal twee keer per dag. Voor sommige functies is het noodzakelijk om scherper op de mail te zitten. Zorg dan dat je de snel te beantwoorden mailtjes ook snel verwerkt. Reserveer voor de zaken die meer tijd vergen een vast moment op de dag. En de niet-dringende mailtjes kunnen natuurlijk naar een mapje worden verplaatst dat je op rustige momenten verwerkt. Mail overigens wel altijd even een ontvangstbevestiging als het langer duurt voor je antwoordt.
7. Zorg voor alleen positieve stress
Je werkt niet voor niks lange dagen. De werkdruk is hoog, maar als het elastiek constant gespannen staat, verliest het aan veerkracht. Met een beetje positieve stress is niks mis. Sterker nog, het houdt je wakker, alert en prestatiegericht. Je mag jezelf dus best op scherp zetten. Maar als je op een punt komt dat dit omslaat in gespannenheid of zelfs faalangst, is het tijd om op de rem te trappen. Niet zelden is dit een voorbode van een burn-out.
8. Ruim je bureau op
Iedereen die een bureau vol stapels papier heeft – waar het zoeken is naar een plekje om de koffie veilig neer te zetten – weet natuurlijk feilloos welk document waar ligt. Toch werkt het efficiënter om je bureau een beetje opgeruimd te houden. Gooi papieren die weg kunnen meteen weg. Verwijder ook onnodige mappen op je computer, gebruik gewoon het internet om informatie op te zoeken. Een schoon bureau maakt fris in je hoofd en dat werkt prettiger. Het scheelt bovendien een hoop tijd als je niet al die papieren voor een tweede of derde keer hoeft te bekijken wanneer je eens in de zoveel tijd besluit de stapels te kortwieken. Om de wildgroei van papieren in de toekomst te voorkomen, is het handig om zaken snel af te handelen. Het scheelt ook gewoon veel tijd als je niet meerdere keren op dezelfde kwesties hoeft terug te komen.
9. Luister naar Bach
Wist je dat het luisteren naar klassieke muziek en in het bijzonder barokmuziek zoals van Bach, wonderen doet voor je productiviteit. Barok heeft namelijk een ritme van 60 tot 64 tellen per minuut, hetzelfde ritme als onze hartslag. Door naar deze muziek te luisteren gaan ook de hersenen op dit ritme werken, waardoor ze in een staat komen die mensen helpt om twee tot drie keer zo snel informatie op te nemen. Geen liefhebber van Bach? Barokke deuntjes van componisten als Händel of Monteverdi leveren hetzelfde resultaat op.
10. Benut de boost van sport
Dat sporten gezond is wist je natuurlijk al, maar het geeft ook een boost aan je werk. Bijna 80 procent van de medewerkers is productiever op het werk door aan sport te doen, zo blijkt uit onderzoek. Meer dan de helft voelt zich fitter en een vijfde komt er minder gespannen en energieker door naar kantoor. En dat levert een frissere, productievere werkdag en dus tijdwinst op. Niet gesport en wel een pittige dag voor de boeg? Gedurende de werkdag kun je ook werken aan een betere conditie. Neem bijvoorbeeld de trap in plaats van de lift, pak de fiets naar je werk of maak een wandeling tijdens de lunch.
En verder:
- Lees sneller dankzij deze simpele trucs
- Met deze 4 stappen verwerkt u een project 2 keer zo snel
- 8 gouden tips voor de thuiswerker
- 25/7: gratis extra tijd
- De agenda van de Nederlandse manager
