Kom je om in de spoedklusjes en tussendoorvragen? Podiumauteur Callista Roelofs geeft tips om zowel de spoedklusjes als je 'gewone' taken gedaan te krijgen.
Het is weer zover, je hebt de boel weer eens niet goed bijgehouden. 101 kleine actiepuntjes liggen bezaaid over het bureau en je mailbox loopt over. Je hebt geen overzicht meer, je weet niet zeker of alles er is en of je geen belangrijke dingen bent vergeten. Hoewel je je zo had voorgenomen om het nu echt anders en beter op te pakken, is het je toch weer uit de klauwen gelopen. Moedeloos kun je ervan worden en geen enkel timemanagementsysteem lijkt echt goed te helpen.
Als je hier last van hebt, ervaar je (te) vaak een bijna onmogelijke keuze:
- Het werk gaan doen dat je had bedacht en die kleine acute dingen laten liggen. Dit uitstelgedrag geeft onrust, omdat je vaak tussendoor herinnerd wordt aan al dat andere wat toch ook ‘even’ moet gebeuren.
- Die acute dingen gaan doen en jezelf geen uitstelgedrag meer toestaan. Helaas kosten die taken altijd meer tijd dan je van tevoren had bedacht. Dus kom je vervolgens niet meer toe aan de dingen die je had gepland.
In beide gevallen balen dus.
Slechte gewoonte doorbreken
Welke route je ook kiest, het levert altijd onrust op. Deze onrust zorgt op haar beurt weer voor gehaast werken. Je hebt onvoldoende tijd om echt aandacht te geven aan wat werkelijk belangrijk is. Want in je achterhoofd ben je steeds bezig met wat er ook nog allemaal moet.
Het probleem is dat je het steeds laat gebeuren. Jij laat je elke keer meeslepen in deze situatie waarin je een keuze moet maken uit twee slechten. Het is een ingeslepen patroon. Je weet allang dat het ‘je best doen om het bij te houden’ en het ‘nu ga ik er echt voor’ niet werken. Het enige dat helpt is je gewoonte doorbreken.
Dag goed beginnen
Je kunt dit oplossen door voor deze kleine dingen op voorhand een vaste hoeveelheid tijd in te ruimen aan het begin van de dag. Door stelselmatig (een deel van) deze 101 kleine dingen eerst te doen, heb je daarna de rust in je hoofd om je met andere dingen bezig te houden.
Het lijkt dan misschien of je al een gat in de dag hebt geslagen en nagenoeg nog niets hebt gedaan. Maar de rust in je hoofd die hier op volgt, maakt dat je alle andere belangrijke dingen vol aandacht en daardoor vaak veel sneller én kwalitatief beter kunt doen. Daar komt nog eens bij dat je vooraf al weet dat je morgen weer tijd beschikbaar hebt voor de dingen die op die dag op je bordje komen.
5 stappen om het echt anders te gaan doen
Met deze 5 stappen wil je het niet alleen anders, maar lukt het je ook om het daadwerkelijk anders te doen:
1. Alle to-do-taken bundelen
Noteer alle (acute) dingen die tijdens je werkdag langskomen waarvan je denkt: oh ja, dat moet ook nog even. Zorg dat je één vaste plek hebt waar je deze dingen noteert en noteer ze meteen op het moment dat ze door je hoofd schieten. Praktisch hiervoor is een eenvoudig actielijstje in je smartphone, die heb je immers altijd bij je. De Evernote-app is hier een goed voorbeeld van.
2. 's Ochtends taken afhandelen
Plan tijd voor deze acties aan het begin van de dag. Hoeveel tijd voor jouw acties nodig is, moet je voor jezelf uitzoeken. Dat hangt af van de hoeveelheid mail, vragen, stuuracties en checkvragen jij per dag moet verwerken. Zelf besteed ik 4 van de 5 werkdagen 1,5 uur aan het begin van mijn werkdag aan deze zaken.
3. Actielijst chronologisch afhandelen
Gebruik de tijd die je hiervoor hebt gepland ook voor deze acties. Sta jezelf geen uitstelgedrag toe. Wees streng voor jezelf, ga zitten en doe wat je moet doen. Omdat je één plek hebt waar je je acties hebt genoteerd, weet je meteen wat je moet doen. Ga zitten, open je actielijst en begin bij de eerste actie. Kijk niet teveel naar prioriteiten. Want als je een beetje een uitstel-diehard bent, kun je er rustig een half uur nadenken over welke actie eerst moet.
4. Houd je aan de geplande tijd
Stop als de tijd die je hiervoor had er op zit. Het is een grote valkuil om door te gaan nu je net lekker op dreef bent. Dan stap je namelijk weer in je ongewenste gewoontepatroon van keuze twee hierboven: eerst alle klusjes afhandelen waardoor je geplande taken blijven liggen. Kom je elke dag tijd te kort voor je klusjes, plan hier dan meer tijd voor in.
5. Volhouden
Hou vol. De neiging is enorm groot om op deze momenten toch andere dingen te doen of langer door te gaan als je bezig bent. Het is lastig om gewoontes te doorbreken. Maar als je dit een tijdje volhoudt, wordt dit je nieuwe gewoonte en gaat het vanzelf.
Niet meer kiezen
Kortom: je uitstelgedrag is een gewoonte die je steeds voor een keuze stelt uit twee kwaden. In plaats elke dag te kiezen voor ‘de minst slechte’ kun je er beter voor eens en voor altijd korte metten mee maken. Het levert je bergen tijd en aandacht op voor andere dingen. En dus een tevredener gevoel over jezelf.
Eerdere bijdragen:
- Verschuil je niet langer achter het uitstelgedrag
- Voorkom een burn-out
- Grijp niet langer naast alle leuke klussen
Over de auteur:
Callista Roelofs is auteur van het gratis Management eBook 'Breek uit de waan van de dag', waarin ze beschrijft hoe je in 5 stappen kunt bereiken wat er echt toe doet.
Over het podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'.
