Een goede verzuimregistratie maakt inzichtelijk hoe vaak en hoe lang je werknemers ziek zijn. Zieke werknemers zijn namelijk een hoge kostenpost binnen het bedrijf. Je betaalt immers salaris aan iemand die geen werk verricht. Veel ondernemers denken een goede inschatting van het verzuimpercentage binnen hun bedrijf te kunnen maken, maar na wat rekenwerk blijken de cijfers vaak anders te liggen. Start daarom vandaag nog met het bijhouden van het ziekteverzuim. Ondernemerinbusiness.nl geeft tips waar je op moet letten bij het opzetten en bijhouden van een verzuimregistratie.
Verzuimregistratie opzetten
Veel arbodiensten en verzuimverzekeraars bieden een registratiemogelijkheid aan. Hierdoor hoef je enkel de gegevens van je personeelsleden in te voeren en de ziek- en betermelingddatum in te voeren en het systeem berekent de rest. Heb je (nog) geen dergelijke dienst, of wil je liever zelf iets in elkaar zetten? Dan kun je als klein bedrijf met slechts een paar werknemers in dienst vaak weg met een simpel Excelformulier. Vermeld daarin de volgende zaken:
- Startdatum ziekmelding
- Datum betermelding
- Aantal werkdagen ziek (let op dat je de weekenden niet meerekent)
- Naam zieke werknemer
- Afdeling zieke werknemer
- Aard van ziekte (voor zover bekend)
Ziek- en betermelding registreren
Elke keer dat een werknemer zich ziek meldt, zet je dit in de verzuimregistratie. Zodra de werknemer weer op kantoor verschijnt, vermeld je dat ook op het formulier. Maak één iemand eindverantwoordelijk voor de verzuimregistratie, het meest voor de hand ligt dat dit de hrm-afdeling is.
Verzuimpercentage berekenen
Afhankelijk van de bedrijfsgrootte en de informatie die je wilt weten, bereken je één keer per maand, per kwartaal of per de verzuimpercentages. Er zijn een aantal zaken handig om uit te rekenen, waaronder:
- Het verzuimpercentage van een werknemer: het totaal aantal verzuimde dagen tegenover het totaal aantal gewerkte dagen
- De meldingsfrequentie: het aantal ziekmeldingen tegenover het gemiddeld aantal werknemers
- De verzuimduur: Het totaal aantal dagen ziekteverzuim delen door het aantal zieke werknemers uit die periode
Verzuimpercentage omlaag brengen
Wanneer je ontdekt dat het verzuimpercentage aan de hoge kant is, dan is het tijd voor actie. In het geval dat het hoge percentage komt door een werknemer die langdurig ziek is, dan ben je waarschijnlijk al bezig met dossieropbouw en een mogelijk re-integratietraject. Bij geregeld kortdurend verzuim is naast het ontwikkelen van een preventiebeleid een verzuimgesprek op zijn plaats. Daarmee bekijk je met de regelmatig zieke werknemers wat het probleem is en welke mogelijke oplossingen er zijn.
Alles wat je moet weten over kort- en langdurig ziekteverzuim, lees je op ondernemerinbusiness.nl, een site met praktische informatie voor ondernemers.
