Bij Royal Ahrend, de leverancier van kantoormeubilair, kreeg de omzet een knauw toen de coronacrisis uitbrak. Bedrijven stelden de aankoop van nieuwe spullen uit, projecten werden in bijna alle 25 landen waar het bedrijf actief is, in de wacht gezet. Nu trekt het weer hard aan, zegt marketing en development director Tessa Bouwman. Ze leveren inmiddels weer tienduizenden bureaustoelen. Maar die belanden nu in veel gevallen bij mensen thuis.
Bouwman is daarnaast volop met bedrijven in gesprek over de werkomgeving van de toekomst. Ze benadrukt dat flexibel werken al veel langer in opmars is. ‘Mensen willen minder in de file staan; de balans tussen werk en privé is belangrijker geworden. De digitalisering maakte het al mogelijk dat mensen die veel op de weg zaten een werkplek onderweg regelden en videobelden vanuit huis. Corona heeft dat proces alleen versneld’.
Bedrijven waren al bezig om de systeemplafonds, de zee van bureaus in de kantoortuin en de tl-verlichting aan te pakken. Bij Unilever bijvoorbeeld richtten ze het nieuwe hoofdkantoor al helemaal hybride in. Afgelopen zomer werd het opgeleverd, een ontwerp van het bekende architectenbureau Mecanoo. Het nieuwe onderkomen middenin Rotterdam is activity-based, zoals Unilever-woordvoerder Marlous den Bieman dat noemt. ‘Niet je functie bepaalt je werkplek, maar wat je eigenlijk op kantoor komt doen’.
Unilever heeft een mindfullness-kamer, de Pukka-room
Daarom zijn er brainstorm- en overlegruimtes voor de zevenhonderd werknemers, is er een scrum room en zijn er touchdown-plekken om even informeel met elkaar te praten. Verder is er de library om in stilte te werken en een mindfullneskamer die heel toepasselijk de Pukka-room (naar het theemerk) wordt genoemd.
Het kantoor is gebouwd op basis van de input van werknemers. Van vóór de coronacrisis om precies te zijn. Wat de Unilever-medewerkers destijds op het wensenlijstje plaatsten, hoor je nu overal in Nederland terug. Werknemers willen meer thuiswerken, maar ze missen na een tijdje toch ook hun collega’s. Ze willen kunnen vluchten naar kantoor als het thuis te hectisch of juist te eenzaam is. En projectmatig werken of vergaderen via teams is leuk, maar níet in een lawaaierige kantoortuin.
Bij Ahrend zien ze dat terug in de vragen die ze van bedrijven binnen krijgen. ‘Bijna de helft van de werkgevers geeft in de enquête die wij gedaan hebben aan dat thuiswerken een blijvertje is’, zegt Tessa Bouwman. ‘Dat betekent dat kantoren anders worden. Hoe anders hangt af van de bedrijfscultuur, het soort werk dat er wordt gedaan en de grootte van de onderneming. Er is geen one size fits all.’
Lees ook: Dropbox maakt van thuiswerken de norm
KPMG wil dat het hoofdkantoor een soort clubhuis wordt
Op veel wensenlijstjes prijkt ook de behoefte aan een centrale locatie. Een plek waar werknemers elkaar ontmoeten; zich kunnen verbinden. Bouwman: ‘Die plek moet leuk zijn om naar toe te komen. Niet per se met glijbanen of hangmatten, dat zijn de extremen. Het nieuwe kantoor wordt geen speeltuin, maar wel een belangrijke ontmoetingsplek.’
Bij accountantskantoor KPMG is dat nieuwe clubhuis, zoals ze het daar noemen, al in de maak. In het ruim opgezette hoofdkantoor is de laatste maanden bijna niemand. Ook op de vrijdagen niet, terwijl werknemers vóór corona juist met honderden tegelijk naar Amstelveen terugkwamen voor de vrijdagmiddagborrel. ‘Die hadden dan de hele week bij de klant gezeten en kwamen even stoom afblazen, zegt hoofd corporate affairs Willem Bonekamp. Of dat in de toekomst ook weer kan, is nog onduidelijk. Maar KPMG is vast aan het verbouwen.
Het hoofdkantoor kreeg er de afgelopen maanden een extra koffiebar, een meditatieruimte en verschillende gezondheidskamers bij. Daar zitten een fysiotherapeut, een bedrijfsarts en een psycholoog. ‘Preventief’, zegt Bonekamp, ‘om te zorgen dat mensen die nu hoofdzakelijk thuiswerken niet gaan uitvallen’. Verder staat er een gym in de planning en is er een projectontwikkelaar in de arm genomen om na te denken over een verdere versterking van het clubhuisgevoel. Bonekamp: ‘Persoonlijk zou ik een glijbaan best leuk vinden. Ons atrium zou zich daar perfect voor lenen’.
‘Nieuwe kantoor kan kostenneutraal’
Wat als er weinig middelen zijn om het kantoor aan te passen aan het nieuwe normaal? Volgens Tessa Bouwman hoeven aanpassingen niet gepaard te gaan met enorme uitgaven. Op kantoor kun je bijvoorbeeld al snel ‘boxen’ creëren. ‘Ruimtes waar je je in je eentje of met zijn tweeën kunt terugtrekken. Bijvoorbeeld om een videocall te doen. Of even over een project te praten. Dat zien wij een enorme vlucht nemen. Want een deel van die zakenreizen komt straks niet meer terug’.
Populair is ook de breakout room. Een ruimte waar je in een kleiner gezelschap kunt doorpraten na een vergadering. ‘Je hoeft echt niet je kantoor van top tot teen te verbouwen. Je kunt er ook voor kiezen er een meerjarenplan van te maken. Je kunt nieuwe kantoorspullen bovendien ook leasen,’ zegt Bouwman. Wie informeel wil vergaderen, zou je kunnen zeggen, is misschien met een paar grote banken al aardig op weg.
Bij Unilever staat – net als bij KPMG – het nieuwe hoofdkantoor intussen zo goed als leeg. ‘Heel zuur’, zegt Marlous den Bieman. ‘Ik ben er zelf nog amper geweest. Ik kijk er enorm naar uit om daar straks weer met zijn allen te werken. Het gebouw is prachtig.’ Of de investering zich uitbetaalt, zal volgens haar pas na de lockdown blijken.
En bij KPMG? Daar zijn ze aan het rekenen of dat thuiswerken en het vernieuwen van het kantoor uiteindelijk niet kostenneutraal is. Willem Bonekamp denkt van wel: ‘We gaan kleinere kantoorlocaties op termijn sluiten, al zullen er in de regio wel werkhubs blijven. En al die tevreden werknemers die niet ziek worden, ik denk dat dat toch ook een hoop bespaart.’
