Werkdagen vanuit huis
Een surrealistische ervaring. Zo omschrijft Gert Kroon, CEO van Arcadis Nederland, zijn huidige werkdagen vanuit huis. ‘Je zit naar een lege ruimte te kijken en hebt contact via een heel smal lijntje.
Normaal gesproken heb je de hectiek van kantoor om je heen. Mensen die van alles aan het doen zijn. Je loopt naar het koffieapparaat en spreekt twee, drie mensen. Het is een bijenkorf waar je middenin zit.’
Maar nu zit hij dus thuis, met zijn vrouw. Zij werkt aan de keukentafel, hij in de woonkamer. Kroon probeerde het even in zijn studeerkamer op de eerste verdieping van zijn Arnhemse woning, maar daar houdt hij het een uur uit. Twee uurtjes hooguit.
‘Te weinig daglicht’, licht hij toe. Liever zit hij aan tafel in de woonkamer. Minder ergonomisch, dat wel. Maar mét uitzicht op de buitenwereld.
Thuiswerken is niet nieuw binnen de internationaal opererende advies- en ingenieursonderneming. ‘Alle faciliteiten zijn aanwezig, het netwerk is prima en iedereen heeft een laptop. Maar elke dag vanuit huis, van ‘s ochtends vroeg tot ‘s ‘avonds laat is een compleet nieuw fenomeen.’
Doet deze nieuwe virtuele situatie een groter beroep op zijn leiderschap? Dat niet zozeer, constateert de topman. ‘Ik ben omringd door mensen die enorm van wanten weten.’
Meer discipline
Wel neemt hij een andere rol aan tijdens de dagelijkse virtuele vergaderingen met zijn managementteam. Waar Kroon normaal gesproken onderlinge discussies tijdens vergaderingen zo nu en dan laat gaan, zit hij er nu bovenop.
‘Het heeft namelijk geen zin. Als twee mensen tegelijk praten gaat niemand iets meer verstaan.’ Een virtuele vergadering vraagt meer discipline van de deelnemers, is zijn conclusie. ‘Ik ben meer scheidsrechter en directiever dan normaal. “Stop. Jij eerst…”, en dan mensen vragen wat ze ervan vinden.’
Virtuele meetings
Tijdens virtuele meetings laat iedereen letterlijk zijn gezicht zien. ‘Dat hebben we met elkaar afgesproken. Het creëert ook echt verbondenheid. Bovendien krijg je ook een deel van de non-verbale communicatie mee.’ De laatste vergadering werkte zijn eigen cameraverbinding echter niet mee.
‘Dat is dan echt even vervelend. Het is fantastisch wat er digitaal allemaal kan en het is de reden waarom op dit moment heel veel afspraken doorgaan. Maar op enig moment gaan we natuurlijk dat menselijke contact echt wel missen. De nuance gaat soms toch wat verloren.’
Wat de gevolgen hiervan zijn durft hij niet te zeggen. ‘Dit is een nieuwe werkelijkheid waarvoor geen handboek bestaat. Die zijn we nu met zijn allen aan het schrijven. We gaan er ook achter komen met elkaar hoe vervelend dat is en hoe nadelig het kan zijn.’
De topman van de Nederlandse tak van de beursgenoteerde onderneming heeft zijn managementteam op het hart gedrukt om echt persoonlijk contact te hebben met hun teams, zodat ze ook echt weten wat er speelt.
‘Anders krijg je namelijk communicatie één kant op. Je zult maar een alleenstaande moeder zijn met drie kinderen thuis. Dan wordt het heel erg lastig om ook nog eens te moeten werken. Daarin moeten we elkaar ondersteunen.’
Persoonlijke contact
Hij deelt zelf ook zijn persoonlijke ervaringen. Afgelopen week nog met een blog op Arcadis’ intranet over wat thuiswerken voor hem betekent. ‘Daar heb ik veel reacties op gekregen. Mensen die bellen, mailen en appen en zichzelf herkennen en hun eigen ervaringen delen van hoe zij de wereld nu ervaren. Dat persoonlijke contact vind ik essentieel.’
Het internationale profiel van Arcadis draagt bij aan de steile leercurve waar Kroon zich nu in waant. Tijdens een call met Europese collega’s vertelde de directeur Azië over zijn eerste lessen tijdens de crisis. Arcadis heeft in China ruim duizend mensen werken, die weken van lockdown achter de rug hebben. Op verschillende plekken wordt er weer voorzichtig opgestart.
5 lessen van Arcadis uit China en Italië:
Arcadis is een internationale onderneming met wereldwijd kantoren. Gert Kroon deelt de belangrijkste lessen van zijn collega’s uit China en Italië, waar het coronavirus in een eerder stadium toesloeg:
- Stuur niet alles vanuit de top. Snelheid en diversiteit van handelen vraagt vaak decentrale actie. Vertrouwen geven is daarbij key.
- Mensen zitten met ongelooflijk veel (detail)vragen. Algemene communicatie kan een deel afvangen via Q&A overzichten. Stel ook ‘vragenuurtjes’ in waar mensen op kunnen inbellen. Maak specialisten van HR, IT en andere afdelingen telefonisch beschikbaar, zodat die een-op-een antwoord kunnen geven op vragen.
- Communiceer open en eerlijk, bijvoorbeeld in het geval van positief geteste collega. Wat is er aan de hand? Hoe gaat het met de collega? Wat gaat nu gebeuren om veiligheid en gezondheid van anderen te borgen? Geef duidelijkheid over wat mensen kunnen en moeten doen.
- Overweeg ook een digitale weekafsluiting. Mensen missen de sociale interactie en op deze manier kom je die behoefte gedeeltelijk tegemoet.
- Bewustwording komt nog wel eens traag op gang. Investeer daarom tijd in goed gebruik van digitale tools, zodat zaken door kunnen blijven lopen. Een eerste reactie is focussen op kritische dingen en de rest even stil leggen, maar als iets weken duurt worden uiteindelijk steeds meer zaken kritisch. Kijk snel wat wél kan in plaats van alles stilleggen.
Meer lezen? In CEO aan de Keukentafel delen topbestuurders uit het bedrijfsleven hun ervaring met leidinggeven vanuit huis, ze vertellen hoe zij omgaan met de coronacrisis en geven tips. Bekijk hier een overzicht van alle afleveringen.
