Een thuiswerkdag kan lekker de week breken – al het werk dat je volledige concentratie eist, doe je vanaf je keukentafel. Geen afleiding van je collega’s of telefoontjes, slechts jij en je computer.
Hoe geef je leiding op afstand?
Dat gevoel van vrijheid en rust verandert echter al snel wanneer je gedwongen wordt om thuis te werken. Met het opkomende coronavirus nemen bedrijven geen halve maatregelen: Google laat alle werknemers in Noord-Amerika thuiswerken, Sony heeft al haar Europese kantoren gesloten en bij ABN Amro is het bedrijf in tweeën gesplitst: de ene helft werkt thuis, de andere op kantoor. Zo kan er in geval van corona, altijd nog iemand doorwerken.
Niet alleen voor bedrijven, maar ook voor leidinggevenden ligt daar een uitdaging. Hoe hou je alle neuzen dezelfde kant op, als die neuzen zich niet allemaal in dezelfde ruimte bevinden?
#1 Heb je de juiste middelen om kennis te delen?
Allereerst een positief punt: technologie maakt het makkelijker dan ooit om op afstand te werken. Bedrijven die hun bestanden in de cloud hebben staan, kunnen bij die documenten.
Maar hoe zorg je ervoor dat de kennis die je dagelijks uitwisselt ook voor iedereen toegankelijk is? Om goed samen te kunnen werken, is het noodzakelijk dat iedereen bij alle bedrijfsinformatie kan. Zorg er dus voor dat systemen openbaar zijn, zodat je kan zien waar collega’s mee bezig zijn. Extra tip: om te zien of iemand bezig is, kun je de agenda’s openzetten. Door die goed bij te houden, voorkom je telefoontjes of berichten op ongewenste momenten.
Bij alle tips is het vooral belangrijk om als leider het goede voorbeeld te geven, zegt het Gonny Vink, auteur van het boek Leidinggeven op afstand. ‘Communiceer zelf duidelijk, zorg dat je agenda openstaat. Op die manier nemen medewerkers, zeker in onzekere tijden, jouw gedrag over.’
#2 Kweek begrip
Een huilende baby thuis? Blaffende hond? Partner die soms ook op de achtergrond te horen is? Allemaal goed om te weten, kweek daarom begrip voor elkaars situatie. Doe aan het begin van het gedwongen thuiswerken een korte introductieronde – waar werken mensen, wie zijn er nog meer aanwezig en wat zijn eventuele obstakels waardoor ze soms wat minder goed bereikbaar zijn.
#3 Check vaker of je boodschap aankomt
Een team op afstand leiden valt of staat met goede communicatie. Nog niet aanwezig op zakelijke chatprogramma’s als Google Hangouts, Slack, Skype for Business of Microsoft Teams?
Dit is een goed moment om het op te starten. Een korte vraag is zo gesteld en de diensten zijn over het algemeen sneller dan mailen of bellen. Heb je een collega die niet zo handig is met deze middelen? Help hem even op weg.
Het is volgens Vink belangrijk om in de gaten te houden of je boodschap goed overkomt. ‘Vraag of mensen begrijpen wat je bedoelt en vat dingen samen die anderen zeggen. De vragen die je stelt zullen vaker over het proces dan over de inhoud gaan. Op die manier weet je zeker dat alle neuzen dezelfde kant op staan en er geen miscommunicatie ontstaat.’ Op afstand is dat immers een stuk lastiger op te lossen dan wanneer je naast elkaar zit.
#4 Wees eerst méér leider – om het vervolgens los te laten
Ben je meer of minder leider wanneer je een team vanuit huis aanstuurt? Voorop staat dat je alle teamleden bij elkaar moet proberen te houden, óók degenen waar je normaliter geen omkijken naar hebt. Niets is immers vervelender dan niet weten wat iemand aan het doen is, erop vertrouwen dat het wel goed komt, en na drie dagen erachter komen dat iemand iets verkeerd heeft uitgevoerd.
In die zin is het goed om aan het begin meer de touwtjes in de handen te nemen. Zet duidelijke lijnen uit over verwachtingen, om vervolgens mensen los te laten.
Voel je als leider toch nog de angst dat medewerkers thuis niet volledig aan het werk zijn, maar de was opvouwen of afgeleid worden door kinderen? Bedenk je dat je op kantoor ook niet altijd weet wat iemand aan het doen is. Fysieke aanwezigheid is geen garantie voor productiviteit.
#5 Help met het stellen van prioriteiten
Grote kans dat je teamleden aan verschillende projecten werken en verschillende belangen hebben. Hoewel het logisch lijkt om door te gaan op dezelfde weg, kan het zijn dat bepaalde projecten waar fysiek samenzijn bij genoodzaakt is, stil komen te liggen. Een brainstorm via Slack of de telefoon is immers niet heel praktisch.
Help als leider om met iedereen kort te overleggen waar ze tegenaan lopen en zorg ervoor dat je weet wat de meeste prioriteiten heeft. Op die manier help je medewerkers om vanuit huis optimaal te kunnen presteren.
#6 Hou de drempel laag voor vragen
Hoewel thuiswerken soms het imago heeft van ‘veel gedaan krijgen zonder dat collega’s je storen’, is dat hier niet helemaal het geval. Als leider zul je bereikbaar moeten zijn voor eventuele vragen.
De spreekwoordelijke drempel daarvoor is voor veel medewerkers een stuk hoger dan even langslopen of aankloppen bij je werkkamer. Doordat je niet kan zien of iemand druk is, zullen medewerkers minder snel geneigd zijn om even te bellen voor een simpele vraag.
Vink: ‘Het is belangrijk duidelijk te communiceren over deze situatie. Wil je dat medewerkers hun vragen opsparen en aan het eind van de dag even bellen? Of heb je liever dat ze een mailtje sturen? Maak daarover afspraken met elkaar.’ Wil je echt even niet gestoord worden? Communiceer dat dan ook of zet het in je agenda, mét de boodschap wanneer je wel weer bereikbaar bent.
#7 Vraag regelmatiger hoe het gaat
Ook op afstand willen medewerkers graag een koffieautomaat-momentje. Hoewel niet fysiek, kan het handig zijn om met het team een videocall te organiseren om te horen waar mensen mee bezig zijn. Wat zijn hun plannen, wie kan elkaar op afstand ondersteunen en hoe werk je samen? Bang dat de aandacht in zo’n virtuele meeting verslapt? HBR geeft tips.
Vergeet naast het zakelijke aspect van deze meeting ook niet te vragen hoe het met iedereen gaat. Dat is niet alleen goed voor de binding en geeft mensen het gevoel dat ze gezien worden, maar zorgt er ook voor dat eventuele corona-slachtoffers sneller herkend worden.
