Het zijn spannende tijden, misschien wel voor jouw bedrijf, of toch voor jouw sector. Als leider weet je dat het belangrijk is om daarover te communiceren met je medewerkers. Alleen hebben ook zij het mentaal vaak al zwaarder dan je denkt.
Dat blijkt onder meer uit cijfers van Trimbos, het kennisinstituut voor mentale gezondheid. 37 procent van de werkende Nederlanders geeft aan te verzuimen als gevolg van werkstress. 45 procent van de volwassen bevolking heeft milde tot ernstige angst- en depressieklachten.
Om nog meer stress en angst op de werkvloer te vermijden, is het belangrijk dat je je communicatie zeer zorgvuldig aanpakt. Nog meer onzekerheid weerhoudt je mensen ervan om op hun best te presteren. Maar zelfs de meest goedbedoelende leiders maken toch vrij vaak deze vier fouten.
#1 Je geeft geen updates meer, ook niet informeel
Grote stilte bij The Body Shop. De keten is al failliet gegaan in Groot-Brittannië, Duitsland, België, Luxemburg, de VS en Canada, maar bij eigenaar Aurelius is daar niets over te vinden. Op de website staat alleen het juichende persbericht over de aankoop van deze iconische beauty- en verzorgingsketen.
De 27 winkels zijn in Nederland nog altijd open, maar de website is uit de lucht gehaald. Gebrek aan leveringen van het Britse moederhuis, volgens de vakbladen. Gepland onderhoud volgens een mededeling op de website. ‘Binnenkort zijn we weer online’, klonk het drie weken geleden.
Veel spannender wordt het niet voor een leider. Dat je op zo’n moment liever geen updates wil geven, is begrijpelijk. Misschien ben je wel in gesprek met een overnemer of zoek je naar nieuwe funding, maar dat is allemaal nog veel te vertrouwelijk. Zelfs bij de informele momenten aan de koffieautomaat laat je niets meer los.
Stilte zorgt voor extra stress
Het is juist die stilte die voor extra stress zorgt op de werkvloer, geeft leiderschapsexpert en bestsellerauteur Liz Fosslien aan op HBR. Je medewerkers snappen heus wel dat je meer over de situatie weet dan zij. Ze zien dat gebrek aan communicatie als een voorteken dat er slecht nieuws op komst is. Je laat zo ruimte voor fantasie, voor allerhande worstcasescenario’s.
Zorg dat je mensen niet in zo’n negatieve angstspiraal terechtkomen. Probeer juist zo transparant mogelijk te zijn. Als je geen nieuws hebt, zeg dat dan ook, en voeg eraan toe dat je het belangrijk vindt om je mensen te laten weten waar je staat. Ook al sta je nog nergens, je werkt zo wel aan meer onderling vertrouwen.
De vuistregel: als je zelf vindt dat je voldoende communiceert met je team, dan communiceer je meestal niet genoeg. Vraag jezelf voortaan niet alleen af wat je hebt verteld, maar maak er ook een gewoonte van om te onderzoeken wat je juist niet gezegd hebt. Kijk vervolgens of je uit dat niet gezegde toch nog iets kunt delen met je team.
Lees ook: Waarom goed leiderschap zo lastig is om op orde te krijgen
#2 Je focust alleen maar op succes
De ceo van van Tata Steel, T.V. Narendrang, is regelmatig in Nederland op bezoek. Hij weet dus dondersgoed hoe zwaar de vestiging onder vuur ligt en dat er al honderden banen zijn geschrapt. Maar bij een interview vorige maand voor Tata Steel Nederland kiest hij voor een goed nieuws show.
De Europese markt is geavanceerd. Nederland is een bruggenhoofd. Het heeft een voorsprong om de omslag naar groen staal te maken. ‘Ons bedrijf in IJmuiden is er een waar we altijd trots op zijn geweest. Het is een fabriek die het doorgaans heel goed heeft gedaan, financieel en operationeel. Het is ook een fabriek met een toekomst.’
Meer leiders doen dat: focussen op succes in onzekere tijden. Je geeft je team alleen nog maar complimenten, je steekt de loftrompet over de prestaties van je medewerkers. Je denkt dat je je mensen daarmee een beter gevoel geeft.
Problemen zijn onvermijdelijk
Dat is niet zo, je zorgt eigenlijk voor meer angst en stress. Medewerkers zullen altijd op problemen stuiten, dat is nu eenmaal onvermijdelijk. Maar omdat je alleen maar aandacht hebt voor de successen, denken ze wel dat ze de enigen zijn met tegenslag. Ze zullen daardoor minder snel om hulp durven te vragen.
Wanneer je opnieuw een succesverhaal vertelt, breng het dan anders: als een bron van inspiratie. Laat zien welke uitdagingen op jullie pad kwamen en hoe je die hebt overwonnen. Welke oplossingen heb je geprobeerd? Wat werkte wel, en wat niet?
Zijn er lessen geleerd die je collega’s ook kunnen toepassen? Zo maak je van tegenslag een doodnormaal onderdeel van je business. Complexe projecten verlopen sowieso al nooit volgens plan. Het is aan je mensen om juist dan door te zetten. En dat wil je ook wanneer het spannend wordt.
#3 Je doet alsof er niets aan de hand is
Als topmensen vertrekken, dan wordt er vaak gedaan alsof er niets aan de hand is. Als er al over wordt gecommuniceerd, dan is het niet meer dan een voetnoot in een persbericht. Uitleg wordt al evenmin gegeven.
Dat is recent nog gebeurd bij Fabien Simon, de ceo van JDE Peets, bij ons beter bekend als het moederbedrijf van Douwe Egberts. En bij Steve Hill die bij Shell verantwoordelijk was voor de verkoop van LNG, gas en duurzame energie.
Allemaal voer voor speculatie, niet alleen in de media, maar ook op de werkvloer. Achter zo’n vertrek gaan bovendien heel wat emoties schuil, maar die worden genegeerd. Als leider denk je dat je je hoofd koel moet houden. De boodschap is juist: negeer die gevoelens niet. Daardoor voelen je mensen zich volkomen alleen staan met hun stress en hun angsten.
Lees ook: Het vertrek van ceo Fabien Simon is geen zuivere koffie
Leiders zijn geen open boek
Dat wil niet zeggen dat je nu een open boek moet worden en al je eigen shit voortdurend op tafel moet gooien. Reageer je vooral niet af op je medewerkers. Als je constant dezelfde problemen blijft herhalen zonder oplossingen, dan voel je jezelf alleen maar slechter. En datzelfde geldt voor je teamleden.
Je kunt gerust zeggen dat je het best moeilijk hebt met het vertrek van die collega, of dat je zelf ook stress krijgt van al die snelle veranderingen. Voeg er dan wel meteen aan toe dat je het volste vertrouwen hebt in de capaciteiten van je team. Dat je erin gelooft en dat jullie er samen doorheen zullen komen.
Herinner je team gerust aan complexe uitdagingen uit het verleden. Vertel over hoe nerveus iedereen was over dat project en hoe het toch uitermate geslaagd is afgerond. Als leider mag je ook best zeggen dat je daar nog altijd enorm trots op bent. Daardoor weet je dat ook de nieuwe uitdagingen met succes getackeld zullen worden.
#4 Je kijkt vooral naar de toekomst
De kroonjuwelen van de Nederlandse economie, zoals ASML en Boskalis, klagen steen en been over het verslechterende vestigingsklimaat. Dus breiden ze uit in het buitenland, of verplaatsen ze net zoals Shell, DSM en Unilever hun hoofdkantoor of dreigen ze zelfs helemaal uit Nederland te vertrekken.
Het is logisch dat bedrijven van dit formaat met hun toekomst bezig zijn, maar laat die focus niet te eenzijdig worden. Als leider mag je niet vergeten dat ook je werknemers met hun toekomst bezig zijn. Stevige uitspraken doen, zorgt juist voor meer onzekerheid en angst.
Om dat te counteren, is het belangrijk dat je als leider ook aandacht hebt voor vandaag. Zijn je mensen goed bezig, ben je tevreden over de prestaties? Sta hier dan ook uitgebreid bij stil. Geef je mensen voldoende erkenning voor hun werk.
Complimenten zijn nodig
Uit allerhande onderzoeken blijkt dat complimenten een krachtige tool zijn om mensen te motiveren. Voor je hersenen staat een compliment zelfs gelijk aan een financiële beloning. Maar leiders zijn niet zo scheutig met het geven van complimenten, 15 procent van de werknemers in Nederland krijgt zelfs nooit een compliment.
Om te zorgen dat je voldoende aandacht blijft houden voor de prestaties van vandaag, kun je daar tijd voor reserveren in je feedback gesprekken. Je kunt ook een maandelijks ritueel instellen aan het begin van een vergadering.
Bespreek daarin wat er geleerd is de afgelopen weken. Wat is er goed gegaan en wat je dus moet blijven doen. Hoeveel vooruitgang is er ondertussen geboekt? Zo worden je mensen eraan herinnerd dat ze wel degelijk capabel zijn en dat hun inspanningen niet voor niets zijn geweest.
Lees ook: Zo krijg je je zenuwen voor een belangrijke presentatie onder controle
