Veel IT-projecten mislukken. Podium-redacteur Hugo Messer legt uit wat de oorzaken zijn en wat u kunt doen om dit tegen te gaan.
Een recent onderzoek van PM Solutions, een Amerikaans project managementadvies-bureau, beschreef de top 5 oorzaken van het mislukken van een project. Het onderzoek bij 163 bedrijven geeft aan dat maar 47 procent van de projecten als ‘succesvol’ gezien wordt, terwijl de overige 53 procent als ‘mislukt’ wordt gezien (afgebroken, mislukt of hersteld). De top 5 oorzaken voor problemen bij projecten volgens het onderzoek:
- Eisen: Onduidelijk, geen overeenstemming, geen prioriteit, tegenstrijdig, dubbelzinnig, onnauwkeurig.
- Mensen: Niet genoeg mensen, conflicten tussen mensen, hoe lang mensen hun positie behouden is onduidelijk, slechte planning.
- Schema’s: Te strak, onrealistisch, en veel te optimistisch.
- Planning: Gebaseerd op te weinig data, ontbrekende items, niet genoeg detail, slechte schattingen.
- Risico’s: Niet geïdentificeerd of aangenomen, niet gemanaged.
Onvoldoende mensen
Binnen IT-afdelingen of software firma’s is nummer twee vaak het belangrijkste knelpunt. Omdat er niet genoeg vaardige mensen zijn (meestal door het tekort aan getalenteerde mensen op de IT-markt), kunnen producten niet op tijd klaar zijn, maatwerk projecten kunnen niet binnen de deadline geleverd worden, de druk op de IT afdeling groeit van dag tot dag. Hoewel er geen oplossing is die al deze problemen op kan lossen, kan offshoring een grote verbetering zijn. Het belangrijkste ingrediënt voor verbetering is ‘mensen’.
Eisen aan offshoring
In IT projecten is het altijd moeilijk om een duidelijk beeld van de eisen te krijgen. Mensen (vooral gebruikers) kunnen zich geen voorstelling maken van de uitkomst van een project en pas als de uitkomst er al is, worden de eisen duidelijker. Offshoring helpt hier omdat het mensen dwingt meer tijd te investeren in het ontwikkelen van een duidelijk eisenpakket en het dwingt mensen ook om na te denken over processen.
Frequente communicatie
Mensen missen de frequente communicatie die voorkomt als ze samen op kantoor zitten. Hoewel dit ook nadelen heeft begrijpen de meeste outsourcers één ding: als ik niet duidelijk opschrijf wat ik wil, zal mijn team in het buitenland het op hun eigen manier interpreteren en zal de uitkomst niet zijn wat ik voor ogen had. Een paar weken geleden sprak ik een klant die het zo zei: ‘omdat ik mijn programmeur precies moet vertellen wat ik nodig heb, moet ik nadenken over wat ik nou eigenlijk wil. Dit is een voordeel, omdat de oplossingen waar we mee komen veel sterker zijn en het bespaart ons tijd die we eerder nodig hadden om resultaten heen en weer te sturen’.
Agile of scrum
Een populair software development process is ‘agile’ of ‘scrum’. Wat voor proces er ook gebruikt wordt (het kan een strict proces volgens het Agile Manifesto zijn of een eigen ontwikkeld proces), omdat mensen een proces moeten ontwerpen, documenteren en implementeren, verandert er iets. Meer specifiek, behandelen Scrum en Agile het probleem in het opstellen van requirements: in plaats van te mikken op 100% requirements vooraf, worden projecten in kleinere stukjes gehakt en de uitkomst van die stukjes wordt iedere 2-4 weken getest, waardoor een project effectiever naar het einddoel wordt gestuurd.
Hier zit het grootste voordeel voor mensen die in zee gaan met offshoring. Het is makkelijker om hooggeschoolde mensen aan te trekken omdat er toegang is tot een grote arbeidsmarkt van het offshore land. De mensen zijn normaliter geen werknemers (tenzij het een dochteronderneming is), dit maakt het makkelijker voor de outsourcer om teamleden toe te voegen of te verwijderen wanneer dit nodig is. Als er een project release gepland staat en er moet sneller gewerkt worden, kunt u makkelijk wat meer mensen aannemen, hierdoor wordt het waarschijnlijker dat de deadline gehaald wordt.
Schema’s, planning and risico’s
Schema’s kunnen realistischer gemaakt worden door meer of minder mensen voor een team aan te nemen. Planning kan niet direct vereenvoudigd worden maar indirect wordt het vaak wel verbeterd door betere processen te creëren. In veel gevallen gaan bedrijven meer ‘agile’ ontwikkelen waardoor er automatisch kortere ontwikkelingscycli ontstaan en deze zijn makkelijker te plannen en te managen.
Sommigen zeggen misschien dat offshoring voor meer risico zorgt bij een project. Maar dat hoeft niet zo te zijn. Als het werk op een gestructureerde manier georganiseerd wordt door constant processen te verbeteren kunnen de risico’s zelfs verlaagd worden. Meestal gaat het niet om het risico zelf, maar om het besef dat het er is. Offshoring dwingt mensen na te denken en beter te plannen en zorgt ook voor meer mensen die mee kunnen denken (bijvoorbeeld een proces manager aan de offshore kant). Terwijl er nagedacht wordt over ‘hoe we gaan werken’ kunnen risico’s opgemerkt worden voordat er begonnen wordt met werken. En door frequente feedback (dagelijkse en wekelijkse meetings) worden verdere risico’s snel opgemerkt en kan er effectief gehandeld worden.
Over de auteur: Hugo Messer is eigenaar van Bridge-outsoursing.
Over het Podium: Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'.
