Het is niet gemakkelijk om offshoring succesvol te maken. Om grensoverschrijdend, met verschillende culturen en talen te werken. Als u ervaring heeft met (het managen van) een offshore team, heeft u waarschijnlijk dagen gehad waarop u met uw handen in het haar zat.
Het goede nieuws is dat u uw leven gemakkelijker kunt maken als u zich op de juiste dingen richt, zo kunt u offshoring succesvol maken zonder met de handen in het haar te zitten. Er is een aantal veel voorkomende en voorspelbare problemen bij offshore samenwerkingen. Een combinatie van deze problemen leidt vaak tot de conclusie dat ‘offshoring niet werkt’ of dat ‘het niet de resultaten geeft die we verwachtten’. De meeste mensen geven één onderdeel de schuld: communicatie.
Als u ervaring heeft op dit gebied, dan heeft u waarschijnlijk momenten meegemaakt waarbij u te veel tijd besteedde aan het uitleggen van taken die u voor ogen had. U kon de deadline niet halen omdat het offshore team de eisen niet begreep maar u kwam hier pas na de deadline achter. De vraag is nu: waar moet u op letten zodat offshoring succesvol is? Mijn ervaring leert dat er twee paden zijn:
- Focus op het software ontwikkelingsproces
-
Focus op het communicatie proces
Beiden zijn belangrijk en moeten verbeterd worden. Bij het communicatie proces kan het meeste gewonnen worden. Als dat goed zit, zal het ontwikkelingsproces automatisch verbeteren. Als u echter de nadruk legt op het software ontwikkelingsproces, kan het zijn dat feedback ontbreekt die ervoor zorgt dat iedereen van het proces leert. In het communicatie proces is een aantal belangrijke gebieden waar u zich op kunt richten zodat uw offshore project een succes wordt:
1. Duidelijke feedback structuur
Vraag zowel de onshore als de offshore teams elkaar steeds feedback over hun prestaties te geven. Dit kan geschieden door een wekelijkse meeting die een vaste agenda heeft waarin onderwerpen zoals ‘wat er vorige week goed ging, wat er vorige week fout ging, wat zijn de 2-3 gebieden waar er verbetering mogelijk is’ behandeld worden. Daarnaast kunt u beide kanten vragen de individuen in het team of de samenwerking in zijn totaliteit een cijfer te geven. Als u dit cijfer elke dag,week en/of maand krijgt kunt u een patroon zien en daardoor worden dingen duidelijker.
2. Rollen voor tactische en proces gerelateerde verantwoordelijkheden
De persoon die verantwoordelijk is voor het dagelijks managen van de projecten krijgt vaak een tunnelvisie. Hij is erg betrokken bij de ‘wat’ (de taken, de deadlines, de eisen) en hij ziet de ‘hoe’ (het proces, de verantwoordelijkheden, de dagelijkse routine) niet meer zo duidelijk. Door deze rollen te scheiden en iemand aan te stellen die zich op het dagelijkse werk richt en iemand anders aan te stellen die als supervisor fungeert, creërt u de structuur die nodig is voor doorlopende verbetering.
3. Een leermoment
Organiseer een tweewekelijkse of maandelijkse meeting van twee uur waarin zowel de tactische mensen als de supervisors een gemeenschappelijk doel hebben: leren hoe de samenwerking verbeterd kan worden (en natuurlijk: actie ondernemen). Een voorbeeldagenda: a. goed nieuws/prestaties; b. Wat hebben we de laatste maand geleerd dat de samenwerking kan verbeteren (laat iedereen verplicht 2-3 suggesties geven?) c. Wat kunnen we morgen implementeren, wie doet het en wat is de deadline?
De centrale focus met deze instrumenten is: feedback en leren. De mensen die betrokken zijn bij de samenwerking zijn slim en ervaren genoeg om hun werk iedere dag te verbeteren. Maar ze moeten in staat gesteld en gestimuleerd worden om hun hersenen te gebruiken en de gebieden waar verbetering mogelijk is te vinden. Ze hebben ook structuur nodig om deze verbeteringen te kunnen implementeren en actie te ondernemen. De uitkomst van deze drie instrumenten is vaak drievoudig:
- De persoonlijke relaties worden sterker, waardoor alles wat het team doet beter wordt.
- Het softwareontwikkelingsproces verbetert elke dag, elke week.
-
De communicatie wordt soepeler. Het eindresultaat: een offshore samenwerking die creatieve output, gelukkige teamleden en groei voor uw bedrijf creëert.
Over de auteur: Hugo Messer is eigenaar van Bridge-outsoursing.
Over het Podium: Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'.
