Ze bestaan. Ondernemers die in plaats van stappenplannen en formules om lean en efficiënt te worden, het liever simpel houden. Ze stopten met e-mail, stelden geen contracten meer op of voerden een vierdaagse werkweek in. Vertrouwen is voor hen het toverwoord: minder controle, meer vrijheid, creativiteit en samenwerking. Neem Kim Spinder (32), innovatie aanjager bij overheden en bedrijven, maar tot 2010 vooral e-mailer. “Ik besefte op een gegeven moment dat ik het grootste deel van mijn werkdag doorbracht in mijn inbox. Ik zag niet meer wat ik zelf nog toevoegde. Dat had ik nooit gewild.”
Opvoeden
Spinder probeerde eerst haar omgeving op te voeden met zelf opgestelde retour-afzender-mails. Maar dat bleek tevergeefs. Op oudejaarsavond 2010 verliet ze daarom definitief haar mailbox. “Een fantastisch gevoel.” Het was wel even wennen om niet meer elk uur op haar telefoon te kijken en ‘s ochtends zélf te bepalen wat ze die dag ging doen. Dat merken ook bedrijven die met behulp van Spinders organisatie We Quit Mail een weekje ‘etoxen’. “Medewerkers zijn zo druk met alle e-mails dat ze soms uit het oog zijn verloren voor welke functie ze eigenlijk zijn aangenomen. Soms vrezen ze zelfs voor hun baan als e-mail zou wegvallen, wat moeten ze dan doen de hele dag?”
Wantrouwend
Ondernemers en bedrijven benaderen Spinder nu via social media over het stoppen met mail. “Ze zijn nieuwsgierig, het is een herkenbaar probleem. E-mail is bijna nummer één van de werkfrustraties, werknemers kunnen daardoor moeilijk prioriteiten stellen en hebben te maken met e-mailbommen: zestig prima’s en oké’s.” Nog erger: e-mail heeft ons wantrouwend gemaakt. “We verwachten meteen antwoord van anderen en bouwen er bewijslast mee op: ‘je had het kunnen weten, het stond in de mail.’ En als het even spannend wordt, zet je je baas in de CC.”
E-mail is volgens haar nooit bedoeld om samen te werken, dat kun je beter doen in online groepen,als Google docs, Dropbox of Basecamp. “Dat is dynamischer en positiever. Ik spreek af dat ik elke vrijdagmiddag inlog en dingen toevoeg. Dan ga ik weer verder. Bij spoed krijg ik een smsje.”
Zo managet ze in plaats van vier nu veertig projecten tegelijk. Niet e-mailen scheelt haar zo’n drie uur per dag. Etoxen verandert de samenwerking, naar je collega toe lopen lijkt extra tijd te kosten, maar je krijgt vaak veel meer gedaan. “Sommige mensen spreken in een week etoxen meer mensen dan normaal in een heel jaar.”
Waarde toevoegen
Helemaal stoppen met e-mail gaat veel bedrijven te ver, maar over de mail na vijf uur ’s middags afsluiten, slechts één keer per dag je mail te checken – liefst niet ’s ochtends – of om maar drie mails per dag te sturen wordt steeds meer gepraat. “De gesprekken hierover zorgen al voor moderne werkafspraken, merkt Spinder. “Een spoedkanaal afspreken, ik doe dat bijvoorbeeld door middel van smsjes, scheelt veel voor de rust ‘s avonds. En wie het juist fijn vindt om ‘s avonds te mailen, prima, maar het moet niet de norm worden.”
Minder enthousiast wordt Spinder van Scrum en Lean methodes en slimme getting things done trucjes om nóg meer mails te kunnen versturen. “Het gaat om meer doen in minder tijd, terwijl we volgens mij beter minder kunnen doen en meer waarde toevoegen. Kies bewust waar je je tijd insteekt.”
Je moet mail dus niet gaan vervangen met andere kanalen, zoals whatsap. Ga het gesprek met elkaar aan.’
Zonder structuur
Patrick Donath (43) mailt nog wel, maar dat is een van de weinige dingen die hij traditioneel aanpakt. Bedrijven benaderen zijn team van Vrije Denkers vooral via Twitter, Facebook of zijn Youtube-kanaal, met video’s vol vernieuwende ideeën. Welke hulp Donath bedrijven biedt, valt volgens hem moeilijk samen te vatten. Op zijn kaartje staat niet voor niets: FBA, Functie Bepaling Achteraf. Hij somt wat activiteiten op: “we geven managementadvies, presentaties, inspiratiesessies en interveniëren in vergaderingen.” Dat doet hij zonder veel vast te leggen: zonder contracten dus. “We praten met een organisatie vrijblijvend over de waarde die wij kunnen toevoegen. Als we daar uitkomen, is er voldoende basis om te starten.”
Dat betekent: afspreken om niet te doen wat ze van tevoren bedacht hebben. “Je komt toch altijd tot de conclusie dat het anders loopt en dan moet je weer een nieuwe visie verzinnen.” Als enige zekerheid vraagt Donath dat de helft van de waarde – ofwel prijs – vooraf betaald wordt. Dat vinden zijn klanten geen probleem. Geen contract en geen functie past bij wat Donath promoot: het loslaten van structuren.
Flexibeler
Bedrijven en organisaties die de Vrije Denkers benaderen, willen weten hoe ze zich in alle turbulentie staande moeten houden. Donath heeft geen stappenplan of te kopiëren formule, het mag wat hem betreft vooral flexibeler. “Als we tegen managers zeggen dat we hun functie willen opheffen, beginnen ze schaapachtig te lachen. Maar zij zijn vaak de meest beperkende factor. Als je je manager voor alles om toestemming moet vragen, verandert er niets.”
De Vrije Denkers zijn nu een jaar bezig om de ambtenaren van de gemeente Den Bosch meer verantwoordelijkheid en ruimte te geven. “In workshops sporen we ze aan om breder te denken, stappen te zetten. Je kunt niet blijven analyseren en denken, je moet het doen.” Vaak wijzen mensen naar wat er allemaal anders moet voordat zij zelf kunnen veranderen. Of ze verschuilen zich achter hun functie. Een ballast, vindt Donath. “Ik heb liever iemand die doet wat nodig is dan iemand die doet wat gevraagd wordt.”
Zonder controle
Donath werkt op basis van vertrouwen, een eigenschap die advocaten niet van nature bezitten. “We zijn achterdochtig”, zegt Sjoerd van der Velden (44). Samen met Harm Bruggink (43) verliet hij in 2006 zijn traditionele werkplek om een eigen kantoor BVDV te beginnen. Iedereen is er ondernemer, ook de secretaresses. Toch baseerden ze hun kantoormodel op het boek van Ricardo Semler: veel vertrouwen, weinig regels en alles transparant. “Iedereen mag overal over meebeslissen.”
De advocaten schrapten direct de vijfde werkdag. Van der Velden: “Deels was dat eigenbelang, vanwege onze jonge kinderen. Maar we merkten ook dat je in het weekend of wandelend door de stad vaak tot een goed idee komt, terwijl je creativiteit inzakt als je regelmatig ’s avonds lang doorwerkt.” Bovenop een bescheiden basissalaris verdient iedereen daarom een flexibel loon met een maximum. “In plaats van een target, hanteren wij een urenplafond.”
In het weekend of wandelend door de stad kom je vaak tot een goed idee, terwijl je creativiteit inzakt als je regelmatig ’s avonds lang doorwerkt.”
Betrokkenheid
Sommige medewerkers gebruiken die extra vrije tijd om zich wetenschappelijk bij te scholen, anderen hebben een papadag of ondernemen er van alles bij. Dat ze toch evenveel verdienen als een fulltime draaiend kantoor, komt door de organisatiestructuur, denkt Sjoerd. “Bruggink en ik misten op ons oude kantoor de betrokkenheid van medewerkers. Er werd vooral gelet op omzet, niet op kosten. Onze advocaten regelen daarom hun eigen debiteuren. Zo zien ze meteen dat er steeds meer behoefte is aan andere vormen dan uurtje-factuurtje. Alle medewerkers voelen zich verantwoordelijk voor de kosten, omdat die uiteindelijk meewegen in hun eigen salaris.”
Minstens eens in de twee maanden houdt BVDV kantooroverleg waar iedereen punten kan inbrengen om te bespreken. “Mensen houden niet van vergaderen, dus dat wordt goed voorbereid. Bij de meeste beslissingen blijkt iedereen al vóór te zijn.” Zo niet, dan praat de groep door tot ze overeenstemming bereiken. Er kwam bijvoorbeeld een passende regeling voor ziekte en zwangerschap, waar Bruggink en Van der Velden nog niet aan hadden gedacht. Van der Velden: “Dat gaat eigenlijk heel simpel. Iedereen realiseert zich dat ze niet alleen mannen op kantoor willen en dat ze zelf ook ziek kunnen worden. Met wisdom of the crowd is uiteindelijk alles oplosbaar.”
Door te sturen op vertrouwen kregen Bruggink en Van der Velden als eerste Nederlandse advocaten-belastingadvieskantoor zelfs een Amerikaans Benefit Corporation certificaat. Van der Velden: “Controle is schijnzekerheid. Het is kostbaar en je wordt er minder slagvaardig door. Bij ons is de controle sociaal en horizontaal, we spreken elkaar aan als je je verantwoordelijkheid niet neemt.”
Ballast overdragen:
Wie: Ballast kun je ook overdragen, bijvoorbeeld aan Headroom Assistance. Dit bedrijf van voormalig secretaresse Kristel Kuit en jurist Céline Doornink biedt ondernemers flexibele abonnementen op een persoonlijke assistent. Ze beheren je agenda en telefoon zodat je alleen ja of nee hoeft te klikken bij afspraakverzoeken, regelen privézaken, zoals het juiste ziekenhuis vinden voor een specifieke kwaal of boeken een zakenlunch in een restaurant dat bij je past.
Kosten? Vijf basisuren voor 249 euro per maand, 32 vipuren 1199 euro per maand. “Je assistent kent je persoonlijk en pakt zaken op zodra je belt. Het is verleidelijk zelf alles te regelen met apps, maar dat kost dagelijks veel tijd en hoofdruimte.” Kristel en Céline hebben al aan zestig ondernemers hoofdruimte geboden, waaronder Oscar Kneppers van Rockstart, Willemijn Verloop van Warchild en Social Enterprise en Marqt-oprichter Quirijn Bolle.
Vier tips voor minder ballast:
- Kim Spinder: Begin ’s ochtends niet met je mail, maar bedenk eerst wat het belangrijkste is om te doen die dag. Zo wordt je werk leuker en krijg je een productiever gevoel.
- Patrick Donath: Wat zou je doen als je geen functie had en toch iets moest gaan doen? Doe het. Ook al is het maar heel klein.
- Sjoerd van der Velden: Stuur op vertrouwen. Dan word je slagvaardiger. Er kan altijd iets misgaan, maar dat is met controle net zo goed het geval.
- Kristel Kuit: Maak je To Do-list nooit langer dan drie punten. Als je tijd over hebt, kun je altijd nog meer doen.
Tekst: Katja Keuchenius
Lees meer:
- Over negen dagen veranderen je e-mail campagnes!
- 9x geoorloofd klanten spammen
- E-mail marketing of direct marketing?
