1. Kansen bepalen
De periode tussen productie en betaling zo kort mogelijk houden, dat staat voorop bij werkkapitaalmanagement. Daartegenover staat dat de betaling aan eigen leveranciers idealiter juist wat wordt opgerekt. Beperkte voorraden zijn de derde troef. Eerst maar eens het verbeterpotentieel bepalen. Achterhaal hoe concurrenten op deze aspecten scoren. Als hun jaarcijfers publiek zijn, is het makkelijk om aan deze informatie te komen. Blijft de eigen organisatie achter bij het gemiddelde – of afhankelijk van de ambitie: de koplopers – dan is het tijd voor actie.
2. Sneller incasseren
Traag binnendruppelende betalingen komen niet altijd op het conto van klanten die niet opschieten. Veelal ligt de oorzaak bij de organisatie zelf. Bij een dienstverlener worden urenbriefjes nogal eens met vertraging ingeleverd en blijven daarna nog een tijdje liggen bij de administratie. Bij een handelsorganisatie kan het slim zijn om salesmensen niet op gefactureerde, maar op betaalde omzet af te rekenen. Zo hebben zij zelf ook baat bij een rappe afhandeling en een foutloze factuur, ook belangrijk voor een soepele doorstroming. Zorg verder voor consequente afspraken over de betalingstermijn, idealiter dertig dagen. In de gaten houden of klanten wel betalen en herinneringen sturen, dat spreekt voor zich. Effectiever is om nog voor het verstrijken van de termijn te informeren wanneer de betaling mag worden verwacht. Overweeg kortingen op tarieven voor tijdige betalers.
3. Trager betalen
Ideaal is om facturen na al 30 dagen te innen, en leveranciers pas na 60 dagen te betalen. Die termijn nog verder oprekken is geen goed idee, dat zet al gauw kwaad bloed. Is 60 dagen niet haalbaar, dan zijn er nog wat trucjes. Betaal 30 dagen aan het eind van iedere maand of neem de ontvangstdatum in plaats van de factuurdatum als uitgangspunt. Een methode om de betalingsvoorwaarden te verbeteren is het centraliseren van de inkoop en het afsluiten van grotere contracten. Dat lukt door orders te verzamelen of door het aantal leveranciers te reduceren waarmee voor hetzelfde product, zeg kantoorbenodigdheden, zaken wordt gedaan. Wat ook wel gebeurt, is dat facturen te snel worden betaald. Na de paraaf van de verantwoordelijke volgt dan automatisch een betalingsopdracht. Heel simpel: zorg ervoor dat de administratie de betaling consequent tot het laatste moment uitstelt.
4. Voorraden reduceren
Maar al te vaak wordt een grotere voorraad aangehouden dan strikt noodzakelijk. Dat is kapitaal dat wegroest. Maak een goede inschatting van de veiligheidsvoorraad, dat is wat nodig is om aan de verwachte vraag te kunnen voldoen. Andere mogelijkheden om voorraad te verzilveren: beperk de variaties op producten en centraliseer de opslag. Met decentrale opslagruimtes kan weliswaar sneller geleverd worden, maar dan moet wel overal een veiligheidsvoorraad liggen. Centraliseren dus, tenzij snelle levering voor de klant een halszaak is.
5. Zelf doen of uitbesteden
Een scherper werkkapitaalmanagement is geen raketwetenschap en kan een best intern worden aangepakt. Wel ontbreekt vaak de mankracht en is het lastig om overzicht te hebben over het hele proces. Wie aanhikt tegen de klus kan externe hulp inroepen. Dat kan bij een aantal nicheplayers die gespecialiseerd zijn in werkkapitaalmanagement, bij de grote accountancy- en adviesbureaus en bij banken.
Met dank aan Danny Siemes, senior manager multinational clients bij Ernst & Young
